Административный директор: должностные обязанности, функции и требования
О должности
Сфера деятельности должностного лица
Административный директо, в первую очередь занимается рабочими вопросами организационного характера. В отдельных случаях в сферу его полномочий и обязанностей входит и следующее:
Законодательное регулирование
Как правило, при составлении должностных инструкций специалисты кадровой службы организации руководствуются ЕКС (Единым квалификационным справочником должностей управляющий, специалистов и иных служащих). Акт был утвержден приказом Министерства труда №37 в 1998 году.
Но административного директора (должностной инструкции работника) в ЕКС нет. Из этого следует, что при составлении документа для этого сотрудника специалист кадровой службы может опираться на акты для схожих должностей:
План должностной инструкции
Какого-либо строго определенного лекала здесь не существует. Однако должностная инструкция заместителя директора по административной работе обязательно должна содержать в себе следующие разделы:
Предлагаем читателю на основе этого документа ознакомиться с аспектами деятельности руководителя по административной работе.
Общие положения должностной инструкции
Начинаем разбирать структуру данного раздела документа:
Квалификационные требования к претенденту на должность
Так как работа административным директором прямо не указана в ЕКС, то выделить квалификационные требования самостоятельно кадровику достаточно нелегко. Чаще всего указывают, что требуется сотрудник, имеющий высшее образование (по специализации, связанной с деятельностью компании-работодателя, в сфере управления персоналом), а также опыт работы на руководящих должностях.
Необходимые знания и руководство к деятельности
В данном разделе должностной инструкции указывается следующее:
Главные функции должностного лица
В данном разделе для директора административного департамента важно указать главные задачи специалиста на рабочем месте. Стандартно это следующее:
Функциональные обязанности должностного лица: версия № 1
Составляя инструкцию для административного директора (заместителя руководителя), кадровый работник должен в данном разделе лаконично, но детально и четко расписать должностные обязанности специалиста. Так как в ЕКС нет определенных рекомендаций, предлагаем вам несколько версий наполнения данного раздела.
Первая будет выглядеть так:
Функциональные обязанности должностного лица: версия № 2
Функциональные обязанности должностного лица: версия № 3
И последняя версия должностных обязанностей административного директора:
Права специалиста
Должностная инструкция обязана гарантировать специалисту исполнение его служебных полномочий. Стандартные права административного директора следующие:
По желанию нанимателя приведенный выше список прав должностного лица может быть расширен.
Ответственность должностного лица
В данном разделе должностной инструкции приводится информация о дисциплинарной, уголовной, административной ответственности директора по АХО. Стандартно тут заключено следующее:
Административный директор, как и любой иной сотрудник, должен неукоснительно следовать предписаниям своей должностной инструкции. Перед началом исполнения рабочих обязанностей сотрудник обязательно знакомится с содержанием данного документа, заверяет его своей подписью. Представленная выше должностная инструкция отражает в общем плане все аспекты деятельности заместителя директора по АХО в крупной фирме, на предприятии.
Административный директор, кто ты?
Оксана Силакова, проработавшая административным директором в нескольких крупных компаниях, член «Объединения АХП» осветила «темные пятна» этой весьма распространенной и нужной профессии. Над материалом также работала Ольга Лиходей, независимый консультант «Объединения АХП», доктор социологических наук, профессор, Санкт-Петербург.
Должность административного директора – «Terra Incognita» в массовом сознании россиян
В современном российском обществе существует информационный вакуум о статусе административного директора. Отсутствие необходимой информации приводит к тому, что люди не воспринимают эту профессию как весомую в топ менеджменте. По мнению некоторых, она сводится преимущественно к умению «махать тряпками». Работая в этой сфере полтора десятка лет, самостоятельно осваивая пространство администрирования, я прошла долгий путь от должности заведующей хозяйством, начальника административно-хозяйственного отдела, начальника управления делами, начальника административно-хозяйственного управления, до административного директора.
Мне хотелось бы поделиться с читателями своим видением содержания и специфики деятельности административного директора, развеять некоторые мифы и стереотипы о ней, а также посвятить коллег в существующие проблемы.
Прежде всего, следует обратить внимание на то, что в настоящее время в России отсутствуют учебные заведения, которые занимались бы подготовкой специалистов в области административно-хозяйственного управления. Соответственно отсутствуют факультеты и выпускающие кафедры, занятые подготовкой специалистов по указанному направлению. Как правило, кадры, занятые вопросами административно – хозяйственного управления, получают профессиональные знания на обучающих семинарах, конференциях, деловых мероприятиях, где происходит обмен опытом.
В свое время я получила высшее образование по специальности «Менеджмент организации» с присвоением квалификации «Менеджер». Во время обучения почерпнула очень много полезного для себя, в том числе и в сфере администрирования. Эти знания я успешно реализовала на практике. Об этом свидетельствует тот факт, что работая в одной из крупнейших организаций, я была награждена почетным знаком «За профессионализм».
Сложность работы административного директора, управляющего в крупной компании заключается в том, что в его подчинении находится множество отделов, работающих по различным направлениям. Это секретариат, канцелярия, архив, пищеблок, отдел материально-технического обеспечения, отдел рекламы, IT-отдел, курьерская служба, клининговая фирма, транспортный отдел, корпоративный отдел, офис-менеджеры в регионах или дочерних компаниях. Я не встречалась с подобной калейдоскопичностью в работе других управлений. Помимо вышеназванного, часть времени отводится на решение оперативных вопросов, координацию работы отделов и служб, изучение документов, проведение совещаний, переговоров, встреч.
Сфера деятельности административных управляющих специалистов может быть представлена следующим образом:
Административные услуги (организация приёма лиц, прибывших в служебные командировки; аренда квартир для сотрудников,организация и управление делопроизводством и архивным хранением; организация деловых командировок (визы, проезд, проживание); организация корпоративных и клиентских мероприятий, конференций, тренингов; управление корреспонденцией; управление курьерской службой; управление автопарком; проведение инвентаризации; поиск помещений для переезда). Составление бюджета, управление бюджетом на административно-хозяйственные нужды и оптимизации расходов. Организация аттестации рабочих мест, сертификация предприятия.
Материально-техническое обеспечение (организация и оснащение рабочих мест; обеспечение сотрудников необходимым оборудованием, оргтехникой, мебелью, хозяйственными товарами, канцелярскими принадлежностями).
Организация работ по эксплуатации и обслуживанию зданий (содержание зданий и помещений в надлежащем состоянии в соответствии с действующем санитарно-гигиеническими, противопожарным и корпоративными нормами); проведение ППР и контроль исправности инженерного оборудования (систем электроснабжения, вентиляции, кондиционирования, отопления, водоснабжения); обеспечение пожарной безопасности, контроль эксплуатации лифтов; проведение текущего и капитального ремонтов, участие в разработке интерьеров помещений, зонирование помещений, контроль проектно-сметной документации; организация работ по благоустройству и уборке офисных помещений и прилегающих территорией,вывоза мусора,оформление к праздникам фасада и офисов.
Организация социально-бытового обслуживания сотрудников ( организация питания, корпоративные, праздничные, культурные, физкультурно-оздоровительные мероприятия, парковка).
Взаимодействие с надзорными организациями (по вопросамохраны труда, пожарной и электробезопасности, СЭС). Оказание доврачебной помощи.
Сложность работы руководителя административного управления заключается в том, что он должен владеть основными вопросами работы управления, принимать активное участие в жизни коллектива управления, на совещаниях у высшего руководства отчитываться за его работу.
В действительности приходится сталкиваться с тем, что во многих крупных организациях структура управления работает неэффективно. Об этом убедительно свидетельствует распространенная практика личных обращений сотрудников различных отделов (транспортного, административно- хозяйственного, секретариата, архива и т. д) к президенту компании или вице-президенту с проблемами, счетами и предложениями. Я полагаю, что практика личных обращений с одной стороны, игнорирует субординацию, а с другой стороны, препятствует оптимизации затрат, рационализации управленческого учёта, прозрачности отчётности. Кроме того, приобретая требуемое, сотрудники, как правило, ни за что не отвечают.
На мой взгляд, подобное положение вещей говорит о том, что либо руководителя устраивает существующее положение дел, либо он недостаточно ориентируется в операционно-хозяйственной деятельности. Приходится констатировать, что компания престижная, работает на рынке много лет, а внутри – полный хаос.
Если руководитель высшего уровня берёт в штат административного управляющего и наделяет его соответствующими полномочиями, то тем самым он освобождается от массы проблем и ненужной информации. Он справедливо полагает, что все это ложится на плечи административного управляющего. Руководитель рассчитывает, что во всех подчинённых ему отделах начнется оптимизация затрат бюджета. Будет аккумулироваться информация о том, где берём, в каком объеме, по каким ценам, проводится ли маркетинг, тендеры проводятся открытые или закрытые, какова репутация фирм-поставщиков на рынке, какие предоставляются первичные документы, необходимость закупок и т д.
Вряд ли кому-то понравится, если в компанию придет такой специалист. Думаю, что только здравое высшее руководство крайне нуждается в нем, так как этот человек – связующее звено во всех направлениях, относящихся к административно-хозяйственному управлению. Это некий «паровоз», несущий в себе специфический груз – огромный объём информации. Этот груз не приносит прямой прибыли, но без этого паровоза ни одна уважающая себя компания не сможет эффективно и качественно развиваться и выходить на новый уровень с оптимизацией затрат.
Приведу пример из своей практики. По просьбе друзей я проводила аудит в одной крупной российской компании. Мне удалось установить следующее: в компании отсутствует руководитель в административном блоке, штат раздут, отсутствует утвержденный бюджет, значительно завышены статьи расходов (вплоть до того, что сотрудники каждый день домой ездят на такси за счёт организации), зарплаты высокие, сотрудники ежемесячно в размере оклада получают премии, не принося никакой прибыли. В ходе бесед с сотрудниками различных отделов я поняла, что никто ни за что не отвечает. В компании отсутствуют элементарные вещи: должностные инструкции, положения об отделах, не подписана ни с кем материальная ответственность и т д. Итог плачевный: хозяин в миллиардных убытках, а фирма – банкрот. В значительной степени это произошло потому, что в компании не было человека, который бы замыкал на себе указанные вопросы и осуществлял контролирующие функции.
Вместе с тем, принимая на работу руководителя административно-хозяйственного управления, в отделе кадров нередко считают, что человек будет занят сугубо закупками канцелярских товаров и бытовой химии, руководить уборщицами. Тем самым кадровая служба демонстрирует узко-примитивное представление о спектре должностных обязанностей указанного сотрудника и не вникает, что кроется за каждой строчкой его функциональных обязанностей. По этой причине предлагаемая заработная плата руководителя административно-хозяйственного управления в ряде организаций дается наобум и не соответствует реальному объему выполняемой им работы. Таким образом, издержки работы кадровой службы не сумевшей описать в полном объеме функциональные обязанности руководителя административно-хозяйственного управления, зачастую не позволяют повысить ему зарплату. Считаю, что на должность административного управляющего может претендовать сотрудник знающий специфику работы предприятия (учреждения или организации), который не только находится в курсе их проблем, но и способен предложить пути и способы их решения. Кроме того, руководитель административно-хозяйственного управления, должен обладать такими профессиональными качествами как способность самостоятельно разрабатывать документацию в рамках своей компетенции, грамотно вести отчётность, умело руководить сотрудниками.
Мне часто задают вопрос: «Как быть, если организация небольшая?» Я считаю, что для того, чтобы структура работала, следует взять сотрудника на должность начальника административно-хозяйственного управления. Этот сотрудник не должен занимать должность начальника административно-хозяйственного отдела, потому что статус начальника конкретного отдела (в рассматриваемом случае – начальник АХО) подразумевает под собой узкую специализацию – руководство хозяйственным блоком. По этой причине начальник административно-хозяйственного отдела не может быть руководителем у других отделов, в то время как начальнику административно-хозяйственного управления подчинены разные отделы. Тем не менее, на практике встречаются случаи, когда начальнику административно-хозяйственного отдела подчинены разные отделы.
Часто слышу, что в фирме сотрудники не понимают, чем именно занимается административный директор, поэтому я хочу рассказать о некоторых его функциональных обязанностях.
Создать с нуля административно-хозяйственное управление намного проще, чем сделать это в действующей фирме. Вроде бы всё необходимое есть, но сложившаяся структура не работает. Когда начинаешь изучать должностные инструкции, то обнаруживаешь, что функциональные обязанности дублируются. Как только начинаешь их перераспределять, сталкиваешься с негативной реакцией. Начинаешь объяснять, что дело не в том, что «пришла тут деловая», а в том, что в фирме низкая производительность труда. Кто-то уходит, потому что работать с полной отдачей он не будет. Кто-то внешне принимает правила игры, но в действительности играет по своему, то есть начинает строить козни и жаловаться. Думаю, что это всё поправимо.
Хорошо, когда в организации есть электронный документооборот. Ты запускаешь счёт на оплату или договор на согласование и забываешь про них. Документы проходят согласование, счет на оплату попадает в бухгалтерию, а договор возвращается обратно ко мне, остается только распечатать его с листком согласования и отнести на подпись. Здесь все понятно и прозрачно. Если в организации согласование документов происходит иначе (сканирование документа, набор текста вручную, отсутствие рычагов отслеживания прохождения документа), то приходится тратить много сил и времени в бесполезной переписке. Как правило, виновного не найти, а время, силы и деньги упущены. Контрагент может только через месяц позвонить и спросить, где их экземпляр договора или когда будет оплачен счёт. Приходиться проводить расследование.
В чём проблема заказать канцтовары? Прежде всего, необходимо определить периодичность и надобность закупок, прежде чем ежемесячно тратить деньги на то, чем завален склад. Для этого необходимо провести ряд мероприятий в этом направлении, чтобы закупать то, что нужно, но не чаще одного раза в квартал. При этом необходимо вести разговор с поставщиками о снижении цены либо на сумму счёта, либо по отдельным позициям. Это тоже нужно уметь делать вовремя.
Большого труда стоит согласование счетов на покупку расходных материалов в регионы или дочерние компании. Сначала нужно договориться, а потом подписать договор с 20 городами, которые входят в наш холдинг о том, что они должны закупить товары (это может быть вода, канцтовары, бумага, бытовая химия) по одинаковой отпускной цене. При проверке счетов может оказаться, что цены не соответствуют подписанным договорам. Приходится звонить, выяснять, перевыставлять счета. Это требует значительного времени.
Достаточно трудоемким является процесс заключения договоров по аренде. Это связано с тем, что договоры не стандартные, с разными условиями и обеспечительными платежами,про ведение переговоров с обслуживающей компанией по тарифным ставкам.
Масса проблем возникает при работе со счетами за мобильную связь. Попробуйте созвониться со всеми, кто превысил лимит и потребовать объяснительную записку, когда у тебя только международного роуминга на заоблачную сумму. Это целая история, в финале которой ты становишься для сотрудника врагом…
Проведение совместно с бухгалтерией инвентаризации. Это кропотливая работа, занимающая много времени. Требуется определить, кому принадлежит материальная ценность, выявить излишки или недостачу, результаты запротоколировать. У меня есть опыт проведения инвентаризации 90.000 наименований материальных ценностей.
В случае переезда из одного офиса в другой, обязан найти компанию по переездам и организовать переезд за выходные, чтобы люди вышли на новую рабочую неделю в новый офис.
Обеспечивает документальное согласование, а также необходимые условия для проведения семинаров, тренингов, круглых столов, а также корпоративных мероприятий к праздникам (с периодичностью раз в квартал). Если планируется корпоративное мероприятие с выездом за границу, работа начинается за год, так как необходимо собрать все данные по сотрудникам,приобрести билеты по доступной цене, расселить всех в гостинице, обсудить программу корпоративного вечера.
В его компетенцию входит организация и участие в проверках и ревизиях в регионах, дочерних компаниях и подготовка консолидированных данных по ее итогам.
Перемещение материальных ценностей в офисах и за его пределами. Сотрудники вносят, выносят ценности, даже и не подозревая, что они этого делать не имеют право. Только по выписанному пропуску административным управляющим, могут что то внести в организацию и что то вынести, некоторые сотрудники начинают спорить. А это тоже время..
Не теряет актуальности такое направление работы как обеспечение противопожарной безопасности. Вместе с тем, существуют структуры, в которых отсутствует элементарный план эвакуации, все запасные выходы закрыты, отсутствует система оповещения и огнетушители, десятилетиями не проводятся учения. Когда начинаешь говорить об этом, отвечают, что это не столь важно.
В некоторых фирмах есть архив. Ежеквартально архивариус сдает отчет, в котором зафиксировано, кто из ответственных сотрудников в установленные по регламенту сроки не предоставил в архив документы. Это серьезно, поэтому приходится разбираться. Требовательность не всегда воспринимается адекватно, по этой причине можно нажить недоброжелателей.
Административный директор занимается составлением бюджета на год. Сложность заключается в том, что суммы, которые закладываются в документ, обязательно должны быть подтверждены ссылками на договоры.
Особого внимания требует обеспечение функционирования парка машин. Это страхование, техническое обслуживание, пробег, отслеживание топливных карт, правильное заполнение путевых листов для налоговой службы.
Прорабатывает перечень закупки продуктов с поварами, контролирует закупку продуктов и отслеживает их количество и качество, контролирует составление меню.
Занимается, организацией подписки, оказывать помощь детским домам и инвалидам.
Пространство жизнедеятельности офиса велико, поэтому все направления работы описать невозможно. Для принятия взвешенного управленческого решения всегда необходимы сбор и обработка информации. Для этого нужно время, иногда выяснение позиций сторон длится несколько дней. Иногда я отказываюсь подписать согласование, так как из опыта знаю, что никто не будет разбираться, почему мы это купили, или согласовали. Виновен будет административный управляющий.
На данный момент я вхожу в НП «Объединение административно-хозяйственных профессионалов». Очень рада, что люди моей профессии благодаря этой организационной структуре смогут обмениваться актуальной информацией и опытом, будут получать необходимые профессиональные знания информационного, познавательного, обучающего формата, а также совершенствовать профессиональные умения и навыки. В перспективе это позволит поднять в целом престиж и качество специалистов в сфере административно-хозяйственного управления. Наше объединение выступило с инициативой внести изменения в федеральное законодательство и изучить вопрос о возможности создания специального учебного заведения, либо открыть в высших учебных заведениях факультеты и специализированные кафедры, занятые подготовкой административных управленцев совместно с Министерством образования.
Должностные обязанности административного директора
Должностная инструкция сотрудника нужна для того, чтобы определять его функциональные обязанности, закреплять его служебные полномочия, устанавливать необходимые требования к соискателю на эту вакансию, знакомит его с правами на рабочем месте, определяет ответственность за свои решения и действия/бездействия.
Прочитав эту статью, вы узнаете подробнее про должность административный директор — должностные обязанности этого сотрудника.
Директор по административным вопросам является штатной единицей, чаще всего имеющаяся в больших компаниях, имеющих разветвленную систему управления.
Общие сведения
Вводная
Обычно этот человек является заместителем директора по административно-хозяйственной работе. Но довольно часто к его сфере действия относятся и следующее:
Область работы административного директора
В первую очередь это должностное лицо занимается организационными вопросами. Также возможно отнесение к его обязанностям следующих пунктов:
— вопросы дисциплины труда.
Административный директор относится к руководителям довольно высокого уровня. К его должностным обязанностям относится общее руководство деятельности подведомственных ему отделов. Это говорит о том, что сотрудники этих подразделений должны подчиняться этому должностному лицу.
ВАЖНО! Из вышесказанного становится ясно, что к соискателям на эту вакансию предъявляют достаточно высокие требования.
Подробности составления документа
С чего начать?
План должностной инструкции
Строго определенного образца должностной инструкции просто не существует. Но, как и все другие, должностная инструкция административного директора в обязательном порядке должна включать в себя такие разделы, как:
— основные рабочие задачи;
— функциональные обязанности сотрудника;
— ответственность должностного лица.
Общие положения
Структура первого раздела должностной инструкции должна включать в себя:
— полное название должности, то есть административный директор;
— описание должности и определение подчинённости. Административный директор подчиняется генеральному, а в подчинении у него могут быть более мелкие отделы и их начальники;
— условия приема и увольнения сотрудника, соответствующие действующему законодательству. Обычно прием и увольнение административного директора совершаются согласно приказу генерального директора предприятия;
— указание лица, замещающего административного директора во время его отсутствия на рабочем месте.
Обзор скиллов
Требования к соискателю на данную должность
Отделу кадров довольно трудно самостоятельно выделить квалификационные требования к административному директору, так как такая должность отсутствует в ЕКС. Обычно обозначают, что необходим человек, обладающим высшим образованием по специализации в области управления персоналом или связанным с деятельностью предприятия, а также опытом работы руководителя.
Необходимые знания и умения должностного лица
Этот раздел должностной инструкции включает в себя следующие пункты:
Основные функции административного директора
Этот раздел должностной инструкции включает в себя основные задачи сотрудника на рабочем месте. Обычно сюда включается следующее:
Функциональные обязанности административного директора — первая версия
Занимаясь формированием инструкции для административного директора, представитель отдела кадров должен четко и детально обозначить в ней его должностные обязанности кратко.
СПРАВКА! Из-за того, что в ЕКС нет никаких рекомендаций относительно этой должности, варианты наполнения этого раздела могут выглядеть так.
Первый вариант:
Вторая версия
Третья версия
Права административного директора
В должностной инструкции специалиста должна быть гарантия исполнения его служебных полномочий. Обычно к правам этого специалиста относят:
— принятие нужных действий для недопущения или устранения конфликтов;
— написание распоряжений для подчиняемых ему сотрудников;
— предлагать руководству принимать новых работников, накладывать на сотрудников дисциплинарные взыскания, освобождать их от рабочих обязанностей;
— заключение договоров с контрагентами и партнёрами на закупку необходимых материалов и оборудования, проведение для этого банковских операций;
— ведение переговоров в рамках своих полномочий от лица всей фирмы.
СПРАВКА! Соответственно, по желанию вышестоящего руководства, нанимающего данного сотрудника, список его прав может быть увеличен.
Ответственность административного директора
Этот раздел должностной инструкции описывает привлечение директора к административной ответственности должностного лица, а также уголовной и дисциплинарной. Чаще всего в этом разделе приводится следующая информация:
Как и все остальные сотрудники, административный директор должен следовать своей должностной инструкции. Перед тем, как начать исполнять свои рабочие обязанности, сотрудник должен в обязательном порядке ознакомиться с содержанием этого документа и заверить его своей подписью.
