Примерная форма должностной инструкции директора агентства недвижимости (подготовлено экспертами компании «Гарант»)
[ организационно-правовая форма,
наименование организации, предприятия ]
[ должность, подпись, Ф. И. О. руководителя или иного
должностного лица, уполномоченного утверждать
должностную инструкцию ]
Должностная инструкция
директора агентства недвижимости
[ наименование организации, предприятия и т. п. ]
ГАРАНТ:
См. Справку по теме: «Должностные инструкции руководителей, специалистов, работников и порядок их составления» и Список должностных инструкций по подразделениям предприятия и отраслям деятельности
Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативно-правовых актов, регулирующих трудовые правоотношения.
1.1. Директор агентства недвижимости относится к категории руководителей, назначается на должность и увольняется с нее решением [ вписать нужное ].
1.2. Директор агентства недвижимости непосредственно подчиняется [ вписать нужное ].
1.3. На должность директора агентства недвижимости принимается лицо, имеющее [ вписать нужное ] образование и стаж работы [ вписать нужное ].
1.4. Директор агентства недвижимости должен знать:
— законы и подзаконные нормативные акты, положения, инструкции и другие документы, регулирующие операции с недвижимостью;
— основы рыночной экономики;
— основы психологии, правила установления деловых контактов и ведения переговоров, этику делового общения;
— конъюнктуру рынка недвижимости и методы исследования рынка, порядок сбора и обработки информации о рынке недвижимости;
— организацию осуществления операций с недвижимостью;
— документооборот на всех этапах купли-продажи объектов недвижимости;
— основные требования, предъявляемые к объектам недвижимости, технические, качественные и другие характеристики объектов недвижимости;
— порядок систематизации, учета и содержания в контрольном состоянии документации с использованием современных информационных технологий;
— принципы и методы управления персоналом;
— порядок составления и согласования бизнес-планов деятельности агентства;
— рыночные методы хозяйствования и управления агентством;
— правила внутреннего трудового распорядка;
— правила по охране труда, технике безопасности и пожарной безопасности.
1.5. В период временного отсутствия директора агентства недвижимости его обязанности возлагаются на заместителя директора агентства недвижимости, который несет полную ответственность за их качественное и своевременное исполнение.
2. Должностные обязанности
Директор агентства недвижимости:
2.1. Осуществляет руководство производственно-хозяйственной и финансово-экономической деятельностью агентства.
2.2. Обеспечивает выполнение всех принимаемых агентством обязательств.
2.3. Обеспечивает четкую и бесперебойную работу всех отделов агентства, их качественное взаимодействие.
2.4. Осуществляет подбор, обучение и организацию деятельности агентов по недвижимости.
2.5. Осуществляет мониторинг и анализ рынка недвижимости, разрабатывает на их основе бизнес-план агентства по различным видам недвижимости.
2.6. Организует работу по разработке и внедрению технологий и методов повышения продаж недвижимости.
2.7. Проводит деловые переговоры, осуществляет взаимодействие с ключевыми клиентами и партнерами агентства.
2.8. Осуществляет взаимодействие с органами и должностными лицами, участвующими в оформлении сделок с недвижимостью и сопутствующих процедур.
2.9. Организует расширение внешних связей агентства в целях совершенствования рекламной деятельности.
2.10. Решает организационные вопросы в агентстве.
2.11. Осуществляет контроль за соблюдением всеми сотрудниками агентства действующего законодательства Российской Федерации.
2.12. Защищает имущественные интересы агентства в суде, органах государственной власти.
2.13. Составляет установленную отчетность о проделанной работе.
2.14. [ Указать другие должностные обязанности ].
Директор агентства недвижимости имеет право:
3.1. На все предусмотренные законодательством Российской Федерации социальные гарантии.
3.2. На оплату дополнительных расходов на медицинскую, социальную и профессиональную реабилитацию в случаях повреждения здоровья вследствие несчастного случая на производстве и получения профессионального заболевания.
3.3. Требовать создания условий для выполнения профессиональных обязанностей, в том числе предоставления необходимого оборудования, инвентаря, рабочего места, соответствующего санитарно-гигиеническим правилам и нормам, и т. д.
3.4. Самостоятельно принимать решения в рамках своей компетенции и организовывать их выполнение подчиненными сотрудниками.
3.5. Требовать от руководства оказания содействия в исполнении своих профессиональных обязанностей и осуществлении прав.
3.6. Получать информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
3.7. Знакомиться с проектами решений руководства, касающимися его деятельности.
3.8. Повышать свою профессиональную квалификацию.
3.9. Контролировать работу подчиненных сотрудников, отдавать им распоряжения в рамках их служебных обязанностей и требовать их четкого исполнения, вносить предложения руководству по их поощрению или наложению взысканий.
3.10. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
3.11. [ Иные права, предусмотренные трудовым законодательством Российской Федерации ].
Директор агентства недвижимости несет ответственность:
Должностная инструкция разработана в соответствии с [ наименование, номер и дата документа ]
Как выбрать руководителя отдела продаж в недвижимости
Ключевым человеком в любой современной компании, является руководитель отдела продаж. Ведь именно от качества выполнения его работы и профессиональных навыков это специалиста, будет напрямую зависеть отдача от системы продаж, ее совершенствование и дальнейшая устойчивость. Поэтому к вопросу, как выбрать руководителя отдела продаж в недвижимости, требуется подойти очень тщательно.
Любая работа в Воронеже на рынке недвижимости считается самой прибыльной и при этом требует определенных навыков и знаний в продажах от специалистов. Именно поэтому многие агентства недвижимости стараются максимально тщательно подойти к подбору работников.
Основные этапы выбора руководителя отдела продаж в недвижимости
Продажи в недвижимости — это направление, в котором все риски должны быть сведены к минимуму. Особенно это важно на первых этапах развития агентства. Именно поэтому, требуется внимательно подойти к выбору сотрудника на место руководителя отдела продаж. Обычно для подбора такого рода персонала, выбираются более квалифицированные специалисты, имеющие большой опыт в этой сфере. Давайте же рассмотрим важные критерии, которыми должен обладать руководитель отдела продаж недвижимости.
Для руководителя отдела продаж квартир по недвижимости основной задачей является то, что он обязан тщательно скоординировать работу всего отдела и снизить риски затрат или потерь в продажах до минимума.
Всвязи с этим, каждый высококвалифицированный руководитель отдела продаж в недвижимости обязан выполнять следующие задачи:
Не мешает отметить и то, что на рынке недвижимости, когда работа находится в Волгограде, все также актуальна способность переманивать клиентов из других фирм, схожих по сфере деятельности. Если у людей, претендующих на должность, имеется такой навык, то в роли руководящих сотрудников они могут быть незаменимы.
Личностные характеристики руководителя отдела продажами в недвижимости
Рассматривая требования к кандидатам на должность, рекомендуем обращать внимание не только на опыт работы и образование, но и дополнительно на личностные характеристики. Это весьма важный пункт при выборе управляющего. Давайте познакомим вас с некоторыми характеристиками, которыми должен обладать человек на руководящей должности.
Во время собеседования многие качества и способность даже высококвалифицированных специалистов, очень сложно рассмотреть. Поэтому обязательно рекомендуем брать подходящего по вашим критериям человека на испытательный срок. Это позволит избежать неприятных ситуаций и критического снижения продаж в недвижимости.
Схема структуры агентства недвижимости
Создавая риэлтерскую компанию владелец надеется на успешный бизнес и высокую прибыль. Он продумывает все до мелочей : где будет находиться офис, кто будет у него работать, и сколько он будет платить сотрудникам, какие обязанности будут возложены на каждого члена коллектива, и многое другое.
Стоит ли говорить о том, что именно на начальном этапе закладывается фундамент эффективной компании? Полагаем, это понятно каждому. Конечно, от ошибок никто не застрахован, и уже в процессе работы приходится налаживать те или иные процессы и регулировать деятельность подчиненных. Но для того, чтобы минимизировать возможные проблемы и трудности, необходимо создать правильную модель агентства недвижимости.
Также стоит помнить, что профессионализм сотрудников – залог успеха агентства и для того, чтобы с первых дней работы Ваши дела пошли вверх, необходимо привлечь в свою команду опытных агентов, которые знают все тонкости данной сферы и имеют свою, хоть и небольшую, клиентскую базу. Без них запустить бизнес будет трудно, и этот процесс может растянуться на несколько месяцев.
Нужна ли четкая структура в агентстве недвижимости?
Для некоторых вопрос наличия четкой структуры в агентстве остается спорным. Как правило, это касается небольших агентств с малым количеством клиентов и успешных сделок, которые работают на себя. Конечно, один человек может заниматься и размещением объявлений, и искать клиентов, запускать рекламу и заниматься подготовкой документов для сделки. Будет ли такая работа эффективной?
Будет, если кроме этой сделки агент не ведет других клиентов и может все свои силы и ресурсы направить на одного заказчика. Если одновременно заниматься сразу двумя и более объектами и при этом проводить консультации с новыми клиентами, то существует риск упустить важные моменты, что может повлечь за собой снижение эффективности работы, уменьшение зарплаты, и даже полный срыв сделки. Кому это нужно? Никому!
Отличия в структуре риэлтерских компаний
Все ли агентства имеют одинаковую структуру? Нет, во многих она отличается, и это зависит от ряда факторов. Главным фактором, влияющим на штат и структуру организации, является объем работы, то есть количество клиентов. Например, в маленьком агентстве роль бухгалтера выполняет руководитель, и все финансовые операции проводятся через него. Оформлением документов, чаще всего, занимается один юрист, приходящий по необходимости. Агентам приходится самим давать рекламу, вести переговоры с заказчиками, осматривать объекты недвижимости и проводить показы. В общем, у каждого обязанностей много, и контролирует их всех руководитель.
В риэлтерской компании со средним объемом работы и большим количеством клиентов штат будет немного шире. Чаще всего в офисе появляется секретарь, происходит разделение на отделы – отдел коммерческой недвижимости, отдел жилой недвижимости, отдел аренды с несколькими работниками в каждом из них. Здесь проявляется более четкая, приближенная к стандартам, структура агентства недвижимости, благодаря которой происходит процесс организации труда, повышение эффективности и доверия со стороны клиентов, а значит, и увеличение доходов.
С чего начать, создавая агентство недвижимости?
Мы уже упоминали выше о том, что учитывают руководители при организации своего агентства. Хотим подробнее остановиться на этом вопросе. Итак, нужно:
Руководителю как главному организатору в коллективе стоит позаботиться о создании командного духа и комфортной атмосферы в коллективе, поощрять своих работников.
Виды организационных структур агентств недвижимости
На сегодняшний день существует несколько видов структуры агентства недвижимости, схема которых доказала свою эффективность и применимость в нашей стране. Это:
Линейная
Характеризуется четким разделением труда и прямым подчинением вышестоящим лицам. К примеру, руководители отделов лично контролируют своих работников и несут за них ответственность перед директором. Такой вид организации будет эффективен в небольших агентствах, где численность работников не превышает 10-15 человек.
Функциональная
Такому виду свойственно прямое подчинение главному руководителю всех работников, где каждый отвечает за свой участок работы и свои действия.
Линейно-функциональная
Здесь действует принцип единоначалия, но при этом руководители функциональных отделов могут принимать решения с последующим согласованием с главным руководителем.
Каждое агентство недвижимости условно делится на два отдела: технический и юридический. Первый из них занимается объектами, а второй – подготовкой всех необходимых документов для проведения сделок. От того, насколько эффективно и продуктивно эти отделы взаимодействуют между собой, зависит в целом работа, доход и репутация компании.
Структура риэлтерского агентства
Продуктивная работа агентства недвижимости требует четкой организационной структуры, качественного контроля со стороны руководства, и, конечно, профессионализма агентов и их желания работать.
Идеальной, по мнению экспертов, будет структура агентства недвижимости, пример которой представлен ниже. Но хотим сразу отметить, что предложенный вариант структуры ориентирован на крупное агентство, с большими объемами работы и постоянно растущим количеством клиентов. Итак, в компании присутствуют следующие должности:
Сюда может быть добавлен учебно-кадровый отдел, менеджер по первичной работе с клиентами, фотограф и рекламщик, а также другие должности.
При этом, для каждого прописываются должностные инструкции, с перечнем прав и обязанностей, что позволяет человеку, который устраивается работать в агентство, заранее знать, с чем ему придется столкнуться и какие функции он будет выполнять.
Изменение в структуре агентства недвижимости
В процессе работы организационная структура агентства недвижимости, схема которой была утверждена еще при создании компании, может меняться. Причиной этому может служить следующее:
Как увеличение, так и снижение количества клиентов и успешных сделок может влиять на структуру риэлтерской компании. Например, с наступлением кризиса многие компании столкнулись с уменьшением заказов и снижением прибыли. Это вынудило их отказаться от услуг некоторых специалистов, а значит, произошло изменение структуры и перераспределение обязанностей между оставшимися работниками.
Обязанности сотрудников
Конечно, каждая должность в агентстве недвижимости предполагает определенный перечень обязанностей. При изменении структуры предприятия агентство недвижимости должно контролировать выполнение всех этапов осуществления риэлтерской деятельности. Основными из них являются такие:
Перекладывая на работников обязанности других должностей, руководителю стоит убедиться в компетентности сотрудника в новых для него вопросах. Ведь если, к примеру, ранее агент занимался только арендой жилой недвижимости, а теперь ему предстоит работать с ипотечным кредитованием, то, скорее всего, у него могут возникнуть определенные трудности.
Поэтому, чтобы агентство недвижимости работало эффективно, оказывало качественные услуги населению и при этом имело хороший заработок, важно четко определить подходящую для каждой компании структуру и модель работы и контролировать их.
Хотите получать ещё больше дохода от риэлторства?
Попробуйте HomeCRM и Вы сразу же почувствуете, как свободное время и заработок увеличиваются, а недовольных клиентов становится меньше и меньше!
Как не надо управлять компанией по работе с недвижимостью: Топ-7 непростительных ошибок
Согласно РБК, в 2016 году в России закрылось более 4 тысяч агентств недвижимости. Одновременно в стране замедлился темп регистрации новых риэлторских агентств. Мы составили список фатальных ошибок руководителей агентств недвижимости и советы экспертов, как правильно управлять компанией, чтобы их избежать или исправить.
Нет выстроенной бизнес-модели
Бизнес-модель – это структурный документ, который описывает, как и за счет чего компания собирается конкурировать на рынке, чтобы получать прибыль. Если ее нет, то это означает, что вы живете «от сделки до сделки» и не знаете, что будет завтра.
Александр Кузин, руководитель консалт-агентства «Рокеткон», для ЦИАН:
— Ключевые ошибки при построении бизнес-модели агентства – отсутствие списка главных партнеров (банки, застройщики, страховщики), списка ресурсов компании и методик взаимодействия с клиентами. Эти три компонента – основа любого бизнеса. Если они не прописаны, то компания погружается в хаос.
Проанализируйте свое агентство и ответьте на главные вопросы, необходимые для построения его бизнес-модели. Эти вопросы составили эксперты в разработке бизнес-стратегий Ив Пинье и Александр Остервальдер в книге «Построение бизнес-моделей. Настольная книга стратега и новатора» :
Внимательно проанализируйте: если какой-то из ответов носит общий характер или в нем нет конкретики — это слабое место вашего агентства. Доработайте его.
Например. Если вы не смогли точно, с указанием конкретных компаний, сотрудников и партнеров, ответить на последний вопрос, значит вы не контролируете свои расходы. А если нет четкого представления, как компания налаживает отношения с клиентами, значит агенты работают «как придется».
Нет разделения функций
Бизнес-тренер Наталья Кузьминова в своем блоге указывает на два главных минуса агента-«мастера на все руки».
Отсутствие разделения труда в агентствах недвижимости — массовая проблема российских агентств. Во многом это обусловлено относительной молодостью отрасли в нашей стране.
Николай Девятов, глава Devyatov Consulting Group, на своем сайте:
— Продавец должен продавать. Проблема российского риэлтерского бизнеса в том, что он работает по модели 90-х годов. Здесь агент «тащит» на себе все: и рекламу размещает, и созванивается, и сделку проводит. Такой подход давно изжил себя.
Если агентство небольшое и затраты на организацию штатной структуры для вас непосильны, то отдавайте задачи на аутсорсинг или фрилансерам. Например, для съемки объектов можно нанять фотографов, для обзвона клиентов — телемаркетологов, для оформления бумаг — юристов.
В агентстве не выстроены бизнес-процессы
Бизнес-тренер по недвижимости Николай Девятов уверен: если во внедрении бизнес-процессов не заинтересован сам руководитель, то у агентства нет шансов на успех.
Если сотрудники действуют не по конкретным инструкциям, а по наитию, то это сказывается на всей цепочке продаж: от увеличения сроков на каждый этап сделки до падения уровня сервиса. В итоге компания проигрывает конкурентам и уходит с рынка.
Александр Кузин, руководитель консалт-агентства «Рокеткон», для ЦИАН:
— 4 из 5 руководителей агентств недвижимости на вопрос «Как в вашей компании выстроены бизнес-процессы?» пожимают плечами. В таких компаниях нет четкой структуры, не расписаны должностные обязанности и функции отделов. Необходимо сесть и прописать все бизнес-процессы до единого. Это будет первым шагом к тому, что бизнес начнет работать на вас, а не вы на бизнес».
Чтобы понять, как эффективно управлять компанией, пропишите все бизнес-процессы. Чтобы ни одного из них не упустить, портал rzbpm.ru советует последовательно записать ответы на ключевые вопросы:
Допустим, в агентстве разделены обязанности между сотрудниками. Для примера возьмем типичную сделку по покупке квартиры и ответим на эти вопросы. У нас получится список из основных бизнес-процессов, которые совершают сотрудники на первых этапах сделки.
Для удобства можно расположить ответы в виде схемы, как в источнике. Но главное — они лягут в основу бизнес-процессов вашей компании и помогут составить должностные инструкции для сотрудников.
Не используются современные технологии
Слабое использование CRM-систем в российском риэлторском бизнесе отмечается в исследовании Tadviser. Согласно ему, на долю агентств недвижимости приходится всего 4% от всех внедренных CRM-проектов.
А зря, ведь при помощи такой системы можно решить многие проблемы руководителя. Например, облачная система SalesapCRM помогает эффективно управлять агентством недвижимости:
Вы риэлтор, и вам надоело тратить время на рутину?
Автоматическая выгрузка объявлений, парсинг объектов, создание документов по шаблону, запись звонков и отправка sms.
Неэффективно используется маркетинговый бюджет
По данным Calltouch, 60% звонков риэлторы получают благодаря контекстной рекламе Яндекс и Google. Данные исследования говорят, что в среднем по индустрии один такой звонок обходится агентствам недвижимости в 4500-6000 рублей. Учитывая довольно большую конверсию, на первый взгляд это недорого.
Так выглядит в поисковой выдаче контекстная реклама недвижимости
Но фишка в другом: контекстная реклама должна вести потенциального клиента на страницу сайта агентства с детальной рекламой того объекта, который фигурировал в рекламе.
Александр Кузин, руководитель консалт-агентства «Рокеткон», для ЦИАН:
— Многие компании ведут весь свой трафик с контекстной рекламы не на лендинг с конкретным предложением по запросу, а на порталы со всем списком своих объектов. Клиент, попадая на такой сайт, не знает, куда звонить и что ему в этой компании могут предложить, и быстро уходит. Это просто спуск бюджета через решето.
Нет борьбы с «текучкой»
«Коммерсант» пишет, что текучка в риэлтерской сфере составляет более 80% в год. Такие же цифры приводит и риэлтор Анетта Шершевская в своем блоге: к концу года «выживших» остается 10-20% от числа пришедших в его начале.
Виктор Крючков, директор агентства недвижимости «Наш Крым»:
— В том, что риэлтор быстро увольняется, виноват сам руководитель: еще на собеседовании надо выяснить, чего он хочет достичь в карьере, достаточна ли его мотивация, коммуникабельность, обучаемость, мышление. Нужно обучать, мотивировать, давать ориентиры для движения вперед. Если условия были созданы, но человек уходит — нет смысла его удерживать.
На риэлторов не учат в ВУЗах, значит вы должны учить их сами. Вкладывайте в человеческий капитал, в обучение на тренингах, курсах, программах повышения квалификациикак стажеров и опытных агентов.
При приеме новичков введите первоначальный фильтр. Например, наличие экономического образования. Ведь даже базовые знания облегчат адаптацию. А еще эксперты советуют подключать научный подход, чтобы при первой же встрече определить мотивацию и способности соискателя.
Вы лично занимаетесь продажами
Бизнес-тренер Борис Жалило в своей «Книге директора по сбыту» утверждает, что руководитель не должен продавать сам. Его задача — определить цели, дать подчиненным все, что нужно для их достижения, и проконтролировать результат.
Как руководить компанией, если личные продажи руководителя агентства недвижимости не дают ему сфокусироваться на управлении бизнесом? Занятый клиентами и продажами, он теряет навык стратегического мышления. Это рано или поздно приводит к деградации компании.
Константин Назаров, управляющий партнер Art Estate для Magenta.today:
— Когда руководитель продает лично — это уже не бизнес, а самозанятость. Чтобы ваша компания была конкурентоспособной, нужно собрать и удержать команду сильных специалистов. Они должны руководствоваться имеющимися в компании бизнес-процессами и давать стабильно высокие результаты.
Если у вас есть функции, связанные с личными продажами, то делегируйте их агентам, а сами сосредоточьтесь на развитии компании и управлении командой.
Создание и четкое соблюдение инструкций лежат в основе грамотного управления агентством. Но что делать, если имеющиеся инструкции не работают? Просить помощи у специалистов. Компания SalesapCRM проводит бесплатный аудит по заявкам. Вы просто заполняете форму ниже и ждете обратного звонка. Опытный бизнес-аналитик проверит ваше агентство по 50-ти показателям, распознает слабые места и подскажет, что нужно изменить для того, чтобы наладить грамотное руководство.
Автор: Юрий Токмин
Закажите бесплатный аудит бизнеса
Оцените статью по пятибалльной шкале
Средняя оценка 3.8 / 5. Количество оценок: 4
