10 причин, которые мешают работать продуктивно
Что мешает работать продуктивно?
Что мешает работать продуктивно?Обычный рабочий день… Мы тратим на работу много времени, расходуем внутренние силы и энергию – и верим в то, что работа делается. Мы так много уделяем этому внимания и ресурсов, но результаты оставляют желать лучшего. Подводя итоги дня, мы удивляемся, почему работали так много, а сделали так мало…
В такие моменты самое время вспомнить, что на количество результатов влияет не только количество потраченной энергии и времени, но и продуктивность труда.
Трудиться продуктивно – это означает плодотворно, с высокой производительностью и замечательными результатами. Важно разграничить два понятия: трудоголизм (большое количество труда) и продуктивный труд (большое количество результатов). Только продуктивный труд позволяет человеку реализовать идеи и добиваться целей. Прежде чем прекратить терять время и начать работать более продуктивно, нужно понять, что нам мешает.
10 причин, которые мешают работать продуктивно
1. Отвлечение
Большая часть рабочего времени обычного человека уходит на дела, не относящиеся к работе. По статистике, из 8-часового рабочего дня непосредственно на работу уходит не более 2 часов. Куда же уходит еще 6 часов, ведь мы весь день работали?!
Время уходит на общение с коллегами, утренний кофе, чтобы «проснуться», и несколько дневных, чтобы «не заснуть», на проверку почты, общение в Skype, подготовку к собранию/звонку/разговору с клиентом/работе, на вспоминание «что же нужно было сделать?» и еще сотню разных «важных» дел, которые возникают каждые 5-7 минут.
Уделите немного времени, чтобы изучить свои «отвлечения», и вы сможете найти еще 4-6 часов, чтобы получать больше результатов.
2. Упорство
Часто проявлять это качество просто необходимо. Некоторые люди продолжают двигаться к поставленной цели даже в случае, когда это уже давно не актуально. Как-то один клиент обратился ко мне за помощью. Выяснилось, что его компания уже 10 лет занимается сбором компьютеров. Первые 3 года компания процветала, после чего пошел спад, и последние 3 года компания работала в минус. Мне понадобилось 40 минут, чтобы показать клиенту, что рынок изменился, и так, как было вначале, уже не будет никогда. Поняв это, он принял решение сменить направление деятельности компании на более перспективное направление.
Чтобы не идти по безнадежному пути (читай: бесполезно тратить свое время и силы), важно время от времени пересматривать свои цели и задачи, чтобы задавать себе вопрос, по-прежнему ли они актуальны.
3. Выполнение дела два раза
Если выполнять одно и то же дело два раза – это займет в два раза больше времени. Логично, не правда ли? По этой причине рекомендую выполнять дело только один раз.
Например: вам пришло письмо, на которое необходимо ответить. Вы прочитали его, немного обдумали и решили вернуться к нему чуть позже. Когда вы вернулись к этому письму, то снова (повторно) прочли его. Снова обдумали и написали необходимый ответ. Фактически вы два раза делали один и тот же труд: читали его и вникали в проблематику. Уберите повторы и ваша продуктивность поднимется.
4. Сомнения
Если вы не уверены в правильность направления работы или процесса выполнения задачи, то могут возникать сомнения. Они неминуемо будут «перетягивать» на себя ваше внимание, а вместе с ним: время и силы. Сомнения, словно якорь удерживающий лодку на одном месте, сдерживает вашу продуктивность на крайне низком уровне.
5. Самосаботаж
Возможно, вы замечали, что иногда нас заваливает множеством мелких задач Их так много, что не хватает времени для чего-то действительно важного. Менеджер может заниматься написанием ответов мелким клиентам и не успеть сделать вовремя отправку товара VIP-клиентам. Руководитель может увязнуть в оперативной деятельности и запустить стратегическое планирование. Так проявляется самосаботаж.
Саботажник есть у многих. Его проявления различны и непредсказуемы. Можно написать полноценную книгу про самосаботаж и его последствия. Поэтому будьте внимательны. Если вы планируете одно, а делаете другое – самое время спросить себя: а не ухожу ли я от действительно важных задач. Научиться выявлять и прорабатывать самосаботаж, можно здесь.
6. Амплификация
Амплификация – это повторение одних и тех же действий много раз, чтобы убедиться, что все сделано правильно. Сомнения, неуверенность в своих силах и мнительность заставляют человека снова и снова перепроверять свои действия и результаты. Это уже не просто выполнение дел два раза – это настоящее зацикливание на одном и том же.
Чтобы преодолеть это препятствие, необходимо установить для себя критерии оценки получаемого результата. Другими словами: четко понимать, что необходимо получить в конце своей работы. Возможно, вам в этом поможет предварительно составленный чек-лист.
7. Фиксация
Сделать свою работу продуктивно мешает и фиксация, когда продвижение к цели блокируется. Вместо действий человек погружается в состояние ожидания – вдохновения, телефонного звонка, разрешения, следующего месяца, отпуска и пр. Фиксация является абсолютно неприемлемой для продуктивного труда, другими словами – это сжигание времени.
8. Реверсия
Возвращение к прошлому, проигрывание жизненного сценария, сожаление о нереализованных возможностях, бесконечные размышления о том, как надо было поступить, чтобы не произошло то, что уже произошло.
Реверсия часто проявляется в бизнесе. Предприниматель может сомневаться в правильности своих решений в прошлом. И вместо того, чтобы направить свои усилия и время на достижение цели или на решение проблем, вызванных неверным решением, тратит их на раздумья о прошлом и самобичевание за ошибки. Когда мы вкладываемся в работу не на 100%, а на 40% или 50% – то и результаты будут соответствующие.
Освободиться от реверсии можно, научившись принимать свои решения как идеальные на тот момент, когда они принимались. Мне лично иногда помогает шуточный афоризм: «Кто много размышляет о прошлом – тот живет в «давне».
9. Откладывание «на потом»
Наверное, каждому приходилось ловить себя на обещаниях: я займусь этим в понедельник, после Нового года, после обеда, завтра, сразу после отдыха и т.д. и т.п. Даже существует особенный термин «прокрастинация» — склонность к постоянному откладыванию «на потом» неприятных мыслей и дел.
Для меня как психолога прокрастинация и самосаботаж – это схожие процессы. Методы нейтрализации прокрастинации идентичны методам применимым к самосаботажу.
10. Ментальная перегрузка
Последняя в этом списке, но первая по уровню распространенности причина. Из практики работы с предпринимателями и собственниками бизнеса могу ответственно заявить: вы слишком много работаете и думаете. Я не шучу.
Традиционно хороший предприниматель озабочен своим делом 24 часа в сутки. Но ресурсы мозга сильно ограничены, и чем больше задач мы пытаемся решить – тем ниже наша концентрация и продуктивность. Также слишком большое количество дел и задач вызывает замешательство и настоящий ступор в делах.
В таких ситуациях, необходимо не учиться работать быстрее и больше, а стараться не делать лишнего и концентрировать свое внимание только на самых важных делах. Также, здесь поможет грамотный тайм менеджмент и управление своим метальным состоянием (настроением, направлением внимания, расслаблением).
Желаю вам успехов и мудрых решений.
С любовью и уважением, Евгений Дейнеко
Брюс Дейсли — о том, что мешает работать эффективно и с удовольствием
Брюс Дейсли — вице-президент Twitter, реализующий бизнес компании в Европе, Африке и на Ближнем Востоке. Написал книгу «Радость труда», ведет популярный подкаст «Ешь, спи, работай, повторяй» (также есть одноименная книга). Летом 2019 года на форуме SAP Success Connect в Лондоне он рассказал о том, как бороться с выгоранием на работе.
Мы должны справляться с объемом работы более творчески.
В ситуации, когда половина рабочего дня уходит на бесполезные почтовые переписки на множество веток и переговоры, длящиеся часами, на действительно важные дела зачастую остается не так много времени. При этом продуктивность исчисляется не проведенными в офисе часами, а достигнутым прогрессом.
«Один мой сотрудник сказал: «У нас нет твердой политики относительно работы из дома. Если я ничего не успеваю сделать на работе, могу я пойти домой в три часа, чтобы все закончить?». Я подумал: «Какой стыд, мы создали среду, в которой взрослых людей превращаем в младенцев!» — рассказывает Дейсли.
Нас заставляют всегда быть на связи.
Современные гаджеты позволяют с их помощью выполнять большой объем задач абсолютно из любой точки — в парке, по дороге в офис, по пути домой. Обычно об этом явлении говорят, как о чем-то положительном: да, это дает нам некоторую мобильность и свободу. Однако есть и значительные негативные эффекты: рабочий день существенно растягивается, а постоянная проверка мобильных устройств вызывает стресс и тревожность.
Как следствие — подавляется наша оригинальность и изобретательность, которые так важны в условиях, когда машины начинают потихоньку красть часть нашей работы. Кроме этого, постоянный стресс ведет к профессиональному выгоранию.
Необходимо развивать позитивную рабочую среду и атмосферу психологической безопасности.
Под психологической безопасностью подразумевается некая презумпция невиновности. «Представьте, что вы работаете в загруженном отделении больницы и случайно одному пациенту дали лекарство, предназначенное другому. В психологически безопасной атмосфере вы тут же пойдете к коллегам и признаетесь. А если боитесь последствий и опасаетесь потерять работу, то скроете правду», — отмечает Дейсли.
На наши действия и решения сильно влияет настроение.
Профессор Корнелльского университета Алиса Айсен провела ряд экспериментов, которые показали сильную зависимость между настроением и принимаемыми решениями. В рамках одного из них она приходила в медучреждения и раздавала врачам пакетики со сладостями, после чего показывала им историю болезни пациента и просила оценить его состояние. Обнаружилось, что специалисты, которые были в хорошем настроении, были более внимательными, задавали больше вопросов и ставили более точный диагноз. Однако в офисах такой трюк не пройдет: нельзя просто раздать всем смузи, надеясь, что это улучшит настроение сотрудников. Поэтому создание позитивной атмосферы среди работников — серьезная задача для работодателей.
Мы — не сверхлюди.
Наша производительность при чрезмерном увеличении времени работы будет только ухудшаться. Так, Джон Пенкавел из Стэндфордского университета изучил, когда достигается максимальная производительность при занятиях физическим трудом на примере рубки дров. Оказалось, нужно работать 56 часов в неделю. Если проработать 57 часов, результат будет меньше, чем через 56 часов, а спустя еще время рост производительности уже минимален. «А если речь идет о труде умственном, мозг может выдержать больше работы, чем тело? Данные показывают, что меньше», — указывает вице-президент Twitter.
Наш мозг нуждается в подзарядке как батарея телефона.
Ресурсы мозга не бесконечны. Если к концу дня вы истощены, то физические упражнения, прогулка и прочее несильно помогут — они лишь добавят пару процентов зарядки. Таким образом, наша производительность в 10 часов вечера все равно не будет такой же, как утром, поэтому всегда нужно помнить об отдыхе.
20 вещей, которые тормозят вашу продуктивность
Так много дел, но так мало времени. В мире, где все движется в быстром темпе, люди не хотят ждать больше 5 секунд. Почему жизнь современного человека выглядит так, будто у него миллион дел? Нужно срочно ответить на email, проект, который нужно закончить, провести время с друзьями и семьей (если осталось время).
Чем больше у нас работы, тем легче попасть в бешеное состояние. Занятые люди часто работают над задачами, которые, по их мнению, должны быть сделаны, но на самом деле они являются контрпродуктивными. Нужно точно определить эти привычки в моей собственной жизни. Вот несколько вещей, которые следует прекратить делать, если хотите успевать больше.
1. Пытаться делать все сразу
Вы когда-нибудь видели людей, которые полностью измотаны? Они тянут свои волосы, бегают с места на место, и едва хватает времени, чтобы дышать. Они пытаются сделать все и паникуют. Раньше я думал: как такие люди могут много делать. Пока не увидел их результаты. Тогда я понял, что пытаться сделать все сразу мешает получить хороший результат. Попытка сделать все является показателем отсутствия решительности, а не амбиций. Так что, если вы хотите стать экспертом в чем-то, это значит сказать нет другим возможностям — по крайней мере сейчас. Например, теннисистка Серена Уильямс имеет высокий рейтинг среди теннисисток и свою собственную линию одежды. Но сначала она сосредоточила всю свою энергию на том, чтобы стать лучшей теннисисткой. В сферу модного бизнеса она пришла позже.
Становитесь лучшим в одной области, а затем в другой.
2. Контролировать всё до мелочей
Микроменеджмент является проблемой для перфекционистов, которым нужно все сделать по-своему. Они, как правило, стоят над душой, когда человек работает, и пытаются делать вещи, которые другой человек сделал бы легко. Худшая сторона контроля до мелочей — это то,что другие чувствуют себя задушенными и недовольны тем, что их не уважают.
Вместо того, чтобы смотреть поверх каждой детали, попытайтесь сосредоточиться больше на общей картине. Ослабьте контроль, дайте другим полномочия принимать решения (в некоторой степени). Это будет лучше для вашего здоровья и хорошего самочувствия. Когда вы научитесь отпускать некоторые вещи, то обнаружите, что можете осуществить больше ваших целей.
3. Импровизировать на ходу
Я помню еще в школе, когда мы должны были подготовить презентации для класса, всегда был кто-то, кто бы сказал: «Я просто буду импровизировать!«Скорее всего, этот человек не на первых ролях в классе. Даже если был, он не способен подгонять других. Целеустремленные люди добиваются высоких показателей чаще, чем неактивные. Они постоянно готовятся и практикуются, так что, когда придет время, их выступление будет безупречным.Мне нравится готовиться к следующему дню, используя технику переворачивания страниц. Это помогает быть организованным и спокойным, даже когда все становятся беспокойными.
Если вы хотите преуспеть, не импровизируйте. Практикуйте.
4. Не давать себе отдохнуть
Распространенным заблуждением является то, что успешные люди работают и днем и ночью нон-стоп. У них нет времени для развлечения или игры. Ничто не может быть таким далеким от истины.Творческим людям и новаторам необходимо свободное время для исследований. Находя время для отдыха, они могут задуматься о препятствиях, с которыми сталкиваются, и увидеть их с другой точки зрения. Арианна Хаффингтон говорит, что сон — секрет успеха. Мы часто думаем, что не иметь времени на отдых — это знак чести, который мы с гордостью носим. Вместо этого, мы должны думать о том, что больше сна помогает активизироваться, стать счастливее и сделать больше. Если вы хотите чувствовать себя свежим и почувствовать творческий прилив, попробуйте сделать перерыв в работе. Самые производительные люди работают не в режиме 24/7, а придерживаются формулы 52/17. Это значит, что на каждые 52 минуты напряженной, сосредоточенной работы должен приходиться 17-минутный перерыв.
Эта рекомендация учитывает время, в течение которого человек способен концентрироваться и добиться результатов. Потом внимательность снижается, что провоцирует ошибки, невнимательность и прокрастинацию. Да-да, чаще всего она возникает только для того, чтобы дать тебе возможность отдохнуть.
5. Пропускать обед
Знакомая хвасталась мне однажды, что работала по 18 часов в сутки, нон-стоп. Она сказала, что часто забывает поесть, потому что занята. С другой стороны, другой знакомый много спит и готовит сам себе кушать. У него больше свободного времени и энергии для хобби. Угадайте, кто перегорел? Пропуская прием пищи, понижается энергия и концентрация, и вы проделываете меньше работы. Это увеличивает тягу к еде, которую мы заедаем нездоровой едой и сладостями. Я считаю, что готовить себе обед заранее помогает организовать день, я не ищу нездоровую пищу, чтобы быстро утолить голод. И я больше не беспокоюсь о том, что мне поесть.
6. Вставать раньше
Авторы книг по личной эффективности часто дают такой совет: если начать свой день хотя бы на час раньше, можно успеть гораздо больше! Если ты «жаворонок», то наверняка и так просыпаешься рано, не испытываешь от такого режима никакого дискомфорта. А вот амбициозные «совы» могут и пострадать.Ведь в любом случае, вне зависимости от того, в какое время суток ты особенно продуктивна, неблагоразумно компенсировать работу сном. Хотя бы потому, что любители личностного роста всегда настроены на то, как бы выжать из себя побольше сока (то есть — продуктивности), и, увы, совсем не заботятся о восполнении потраченных на достижения ресурсов: физических, эмоциональных, временных. А ресурсы, увы, исчерпаемы.
Даже если сейчас ты чувствуешь себя очень работоспособной, годы жизни в режиме недосыпа, отсутствия грамотного отдыха и восстановления приведут к истощению. Велика вероятность, что уже в 35 лет ты обнаружишь себя лежащей на диване, желающей только одного — чтобы все отстали. Навсегда.
7. Есть «лягушек»
Многим известен метод Брайана Трейси под названием «съесть лягушку». Все самые сложные или неприятные дела люди склонны откладывать до последнего. Так вот он советует делать в первую очередь именно их — чтобы не тратить время зря, быстрее решить задачу и заняться чем-то более приятным.
И вроде неплохой совет. Но загвоздка в том, что иногда прокрастинация — способ хорошенько обдумать проблему, найти недостающие сведения и подготовить более изящное решение. Поторопившись, можно совершить ошибку, на исправление которой уйдет куда больше времени.
Вообще, бизнес-литература предлагает множество лайфхаков, помогающих быть быстрее, выше и сильнее. Прежде чем начать их практиковать, все же стоит оценивать, насколько они подходят именно тебе, именно в этой работе.
8. Не затягивать до последнего
Есть мнение, что эффективному сотруднику полагается планировать свою работу так, чтобы задача была выполнена до дедлайна или хотя бы строго к нему.
Тут сразу хочется сказать, что руководители и подрядчики могут изначально ставить нереалистичные сроки, потому что «очень надо!» и «надо вчера!» Но даже при самых идеальных условиях далеко не всем постепенность и размеренность помогают достичь прекрасных результатов. Например, согласно типологии Майерс — Бриггс, по способу подготовки решений люди в основном делятся на два типа: тех, кто предпочитает спокойно планировать, заранее изучать обстановку и систематизировать информацию. И тех, кто больше склонен действовать спонтанно, ориентируясь по обстоятельствам. Именно они и делают все в последний момент, но блестяще справляются со своими задачами. Так что если ты принадлежишь к этому типу, бесполезно заставлять себя планировать, пытаться изображать из себя примерного сотрудника — на это уйдет больше сил, а результат может стать даже хуже.
9. Использовать слишком много приложений
Появление гаджетов и всевозможных приложений, казалось бы, должно облегчить жизнь. Наверняка в твоем телефоне можно обнаружить программы для правильного засыпания, планирования встреч, изучения иностранных языков, составления расписаний, ведения домашней бухгалтерии и оценки собственной эффективности… Но, скорее всего, ты просто тратишь больше времени впустую: чтобы изучить зачастую «кривой» и неудобный интерфейс, а затем, чтобы загружать обновления и вносить данные.
Правда в том, что любое приложение может быть полезным только в одном случае: если у тебя есть системность. И когда это приложение эту систему дополняет, а не заменяет ее.
Никакая программа не поможет эффективнее планировать время, если ты не умеешь расставлять приоритеты и пытаешься успеть все. Не поможет она и заговорить на иностранном языке, если помогает всего лишь изучать грамматику. Как будильник не поможет проснуться раньше, если ты легла поздно и сильно устала.
10. Откладывать домашние дела на потом
Какой вообще смысл в напряжённой работе, если из-за неё не остаётся времени на жизнь? В самый адский аврал убедитесь, что решён хотя бы минимум бытовых вопросов: счета оплачены, посуда помыта, а бельё постирано. Короче говоря, ваш дом не должен превращаться в наглядную демонстрацию того, как тяжко живётся его владельцу.
11. Отвлекаться на всё подряд
От посторонних раздражителей никуда не деться, но кто вообще сказал, что мы должны обращать на них внимание? Если вам звонят, пишут или стучат в дверь, это вовсе не означает, что нужно тут же бросить всё, чем вы в этот момент занимались. Для всего, что не связано с рабочими задачами, есть перерывы.
12. Не иметь цели
Превратите ваши мечты в предельно конкретные и чётко сформулированные задачи. Пока вы этого не сделаете, они так и останутся грёзами, о несбыточности которых можно время от времени неплохо повздыхать.
13. Иметь слишком много целей
С другой стороны, не нужно планировать больше, чем вы реально сможете выполнить. Всё равно не получится уделять каждой задаче достаточно внимания, так что велик риск, что эта затея пойдёт прахом. И потом, нам ведь важно не количество, а качество, правда?
14. Прокрастинировать
Чем дольше мы что-то откладываем, тем меньше шансов, что вообще когда-нибудь с этим разберёмся. Просто поверьте: лучше наконец сделать и радоваться, чем в очередной раз закинуть дело в долгий ящик и предаваться по этому поводу страданиям.
15. Не следить за расходами
У людей, чьи финансовые дела в беспорядке, шансов на нормальную жизнь нет абсолютно никаких. Контроль доходов и расходов по степени значимости сравним с заботой о здоровье, так что не пренебрегайте всей этой бухгалтерией.
16. Тратить время на чужие проблемы
Единственный человек, который целиком и полностью контролирует вашу жизнь, — это вы сами. Ваше время — это самая большая ценность, поэтому стоит относиться к нему с уважением.
17. Бросать что-то на полпути
Делите каждую задачу на несколько небольших этапов. Такой подход поможет справиться даже с самыми, казалось бы, невыполнимыми делами. Железное правило: последние 10% работы всегда отнимают 90% сил, так что учитывайте это при планировании.
18. Не признавать ошибки
Отрицание своей вины или тем более перекладывание её на кого-то никоим образом не улучшит нашу жизнь, равно как и не поможет в достижении целей. Ошибка — это всегда урок. Усвойте его и идите дальше.
19. Стремиться к совершенству
О да, пресловутое, мифическое совершенство. И ведь знаем мы, что его попросту не существует в природе, но почему-то снова и снова стремимся всё и всегда сделать идеально. Прекрасный способ занять время, которое можно потратить на более полезные вещи.
20. Отказываться от принятия решений
Сложные решения не просто так называются сложными. Но если вы не сделаете выбор, его обязательно сделают за вас, причём не факт, что результат вам понравится.
