Контекстное планирование
Контекстное планирование – планирование дел в соответствии с возникающими «контекстами» (то есть обстоятельствами), формирование исходя из этого блоков дел, которые можно делать «заодно». Контекстное планирование является важной частью гибкого планирования.
Содержание
Актуальность
Одним из методов оптимизации затрат времени является контекстное планирование. Контекст в данном случае – это сопутствующие обстоятельства, которые позволяют выполнить дело «заодно», не тратя на него время дополнительно.
Например, вам нужно заехать по работе в одну организацию, а как раз напротив нее находится химчистка, куда вы давно собирались сдать полупальто. Так вот необходимости заехать в эту организацию – это и есть контекст, который позволяет вам заодно сдать в химчистку вещь, не тратя дополнительное время на еще одну поездку.
Как использовать контекстное планирование
Место. Допустим, у вас много разных дел в разных районах города. Отведите на каждый район по странице и вписывайте туда дела списком. Будете в центре – переделаете дела в центре (забежать в универмаг, купить билеты в театр, отдать книгу подруге, которая живет напротив театра и т.д.). Можно планировать по конкретным местам «в автосервисе», «в библиотеке», «в магазине тканей», «в швейном ателье» и т.д.
Люди. Бывает, что к одному человеку копится много вопросов. Например, вы хотели у подруги узнать про ее маникюршу, про ее поездку в Грецию и попросить платье для вечеринке. Могут копиться вопросы к руководителю, а задать их все никак не удается и т.д. Записывайте и эти вопросы списком, чтобы при случае задать их человеку.
Параллельные дела. Это значит, что при наступлении одного дела параллельно выполняется второе. Например, можно планировать дела во время просмотра сериала – например, сделать педикюр, повязать, подклеить пару книг, зашить порванные джинсы и т.д.
Настроение. Как известно, большую роль в продуктивности имеет настроение, внутренний настрой, вдохновение. Можно написать список для разных состояний. Например, в список «когда все лень» можно написать простые дела, которые можно выполнить за 2 минуты каждое.
Внешние обстоятельства. Сюда могут относиться список «Если зайдет соседка», «Если шеф будет в хорошем настроении», «Если ребенок будет капризничать, то…».
Для каких дел подходит контекстное планирование
Когда время терпит. Разумеется, если дело срочное, то ждать подходящего момента не приходится. Нужно действовать быстро. Однако если время терпит, то можно подождать подходящего момента для его выполнения, к примеру, чтобы не тратить несколько часов на поездку в другую часть города.
Для оптимального использования внутреннего состояния. Иногда кажется, что настроение такое, что решительно ничего не хочется. Остается лишь лежать на диване и щелкать кнопки пульта. Однако на деле оказывается, что в это время можно переделать множество простых дел, чисто механических, не требующих особых внутренних и физических сил.
«Кайрос» – основа контекстного планирования
Начав работу по составлению плана, мы сразу сталкиваемся с тем, что большинство задач очень трудно привязать к какому-то конкретному времени.
• Если буду в магазине, нужно не забыть оплатить мобильный.
• Встречу преподавателя – узнаю о времени консультации по диплому.
• Буду на кафедре – уточню время и место проведения научной конференции.
На который час записать эти задачи в ежедневник, на какое время установить «напоминалку» в мобильном телефоне или Outlook? Как вспомнить о нужных делах в нужное время? Каким образом определить наиболее благоприятное время для решения задачи, не привязанной к определенному дню и часу? Остается одно – надеяться на свою память, а этого делать не стоит: мозг наверняка будет тревожно и изматывающе напоминать о задаче весь день, кроме того единственного момента, когда задачу можно было бы решить. И потом еще долго память будет изнурять вас чувством вины за упущенный шанс. Не поможет и стикер, наклеенный на монитор: он не только затеряется в ворохе аналогичных стикеров, призванных напомнить о важном и неотложном, но еще и «похоронит» под собой запись о реферате, который преподаватель ждет от вас «к позавчера».
Возможно даже, что существуют два времени: то, за которым следим, и то, которое нас преобразует.
Разобраться с этой проблемой нам помогут древние греки, которые использовали два совершенно разных понятия для обозначения времени.
Первое – «хронос», привычное нам линейное, измеримое, механическое время. Именно для его упорядочения приспособлены обычные ежедневники и органайзеры, содержащие, как правило, жесткие задачи.
Жесткие задачи – задачи, привязанные к определенному времени.
Второе обозначение времени – «кайрос», удобный момент; время, подходящее для осуществления конкретного замысла. Именно с понятием «кайрос» связано большинство дел и задач, которые называются гибкими.
Гибкие задачи – задачи, не привязанные жестко к определенному времени, а зависящие от контекста (условий, обстоятельств).
«Кайросы», или удобные моменты, создают то, что условно можно назвать неоднородностью времени. И речь идет не о конкретном времени (день, час, минуты), а об определенных обстоятельствах, благоприятных для совершения того или иного дела. Эти обстоятельства мы будем называть контекстами.
Контекст – это условие или совокупность условий, обстоятельств, наиболее подходящих для совершения определенного дела или решения конкретной задачи.
Каждому контексту соответствуют дела, которые наиболее уместно совершать именно в этот момент, в этих обстоятельствах. Все контексты условно можно разделить на четыре группы.
1. Место. Решение задачи связано с определенным местом. Примеры: «если буду в банке», «когда появлюсь в институте», «когда зайду в магазин, не забыть купить», «когда окажусь в офисе, дома».
2. Человек, группа людей. Решение задачи связано с человеком или группой людей. Примеры: «если увижу преподавателя», «когда зайдет приятель».
3. Внешние обстоятельства. Принять решение возможно, учитывая не зависящие от человека обстоятельства. Примеры: «если примут закон», «когда изменятся правила», «если установится хорошая погода», «если у шефа будет хорошее расположение духа».
Использование контекста «внешние обстоятельства»
Некоторое время назад, в период обострения борьбы с международным терроризмом, на многих авиалиниях были введены новые правила – «никаких жидкостей и гелей».
Борьба с террором – вещь хорошая, но для многих часто путешествующих людей это стало вызовом – отказаться от привычных шампуней и дезодорантов. Сложившейся ситуацией сумел воспользоваться предприниматель Майкл Миллер.
Созданная им компания с успехом воплотила в жизнь его идею: доставлять туалетные принадлежности путешественникам прямо в номер отеля, где они останавливаются. Заказ можно было оформить на сайте компании – и небольшие флакончики любимого шампуня или дезодоранта уже дожидались в забронированном номере. Путешественники избавлялись от необходимости тратить время в поисках необходимых товаров в чужом городе, а Миллер не только раскрутил свой сайт, но и получил хорошую прибыль, сумев воспользоваться сложившейся ситуацией.
Д. Пинк. Нация свободных агентов
4. Внутренние обстоятельства. Решение задачи, проблемы зависит от внутреннего состояния человека. Примеры: «если будет прилив творческого вдохновения», «когда я ощущаю себя больным/здоровым», «если будет настроение», «когда почувствую в себе силы».
Использование контекста «внутренние обстоятельства»
Рассказывают, что, когда Александр Сергеевич Пушкин читал разгромную рецензию на какое-нибудь из своих произведений, он выписывал имя автора и название рецензии на бумажку, которую клал в специальную хрустальную вазу. Когда наступал «кайрос» под названием «ехидное настроение», Пушкин доставал из вазы одну из таких бумажек и писал на автора рецензии эпиграмму.
Г. Архангельский. Тайм-драйв: Как успевать жить и работать
Работая над собственным планом, важно выделить наиболее актуальные именно для вас контексты и научиться эффективно пользоваться теми возможностями, которые они открывают.
В последнее время понятие «контекст» становится одним из главных в области тайм-менеджмента и самоорганизации. Обилие возможностей, имеющихся в распоряжении современного человека, существенно повышает требования к системам самоорганизации. Одна из таких систем, позволяющая использовать различные контексты для повышения эффективности самоменеджмента, обеспечивающая гибкость реагирования и помогающая более полно реализовать имеющиеся возможности, может быть организована с помощью карточек контекстов. Автор данной системы, активный участник ТМ-сообщества Лембиту Кыйв, так описывает предложенную технологию.
Сложность планирования в современном обществе во многом возникает из-за того, что мы пытаемся втиснуть многомерный мир в одномерный список. Карточки контекста позволяют устранить это несовершенство.
Как это использовать
Количество используемых каждым из нас контекстов может быть индивидуальным. Тут нет ограничений. Лишь бы процесс их применения был понятным и удобным.
Рассмотрим это на всем понятном примере – «офис». Так как в реальной жизни ему соответствует конкретное место, то и модель контекста должна отражать его полезные свойства.
Первая мысль, которая рождается: раз это место, значит, рядом с ним должно быть что-то или кто-то. Таким образом, контекст «офис» обретает первую грань – «то, что рядом», или список связанных контекстов.
Идем дальше: если ваш офис в субботу и воскресенье не работает, то он в эти дни не является контекстом. В результате мы получаем еще одну составляющую – «условия».
Третья и четвертая составляющие возникают из тривиальной мысли: физически можно быть либо в месте контекста, либо вне его. Значит, нужно иметь еще два списка: первый – то, что нужно сделать или взять с собой до попадания в это место, второй – то, что нужно сделать на месте. Обобщим эти рассуждения в таблице 3.2.
Принцип работы с карточками контекста предельно прост.
По пунктирной линии нужно вырезать ярлычок и вписать в него название контекста (рис. 3.1). Оборотную сторону тоже необходимо разделить на две части по горизонтали. Верхнюю половину подписать «Условия», нижнюю – «Рядом» (рис. 3.2).
Таблица 3.2. Карточка контекста
Таким образом, применяя понятие контекста и создавая более гибкую систему планирования, мы можем реагировать на любые изменения ситуации, использовать их для решения стоящих перед нами задач.
Контекстное планирование – способность решить задачу без затрат лишних усилий в наиболее подходящее для этого время, не всегда предварительно заданное.
Контекстное планирование: новый взгляд на планы
Планирование нужно всем. Это аксиома, которую стоит принять. Почему? Увы, это не тема сегодняшней статьи, поэтому просто осознаем факт как данность. Планировать нужно, но не у всех получается. Слишком много задач, целей, идей, чтобы можно было вместить их в формат одного плана. Поэтому был найден альтернативный вариант, получивший название контекстное планирование.
Планирование в контексте
Честно слово, я уже была сама готова «придумать» этот метод, когда наткнулась на его описание. Причиной моего бы «изобретения» послужило полное непонимание того, как вместить в один план кучу несовместимых идей.
Не знаю, поймут ли меня мужчины, но женщины точно сталкиваются с такими проблемами.
Вот что бывает в моем плане:
То есть очень большой пласт важных и нужных дел привязывается не к какому-то времени, а реализовывается тематически. В контексте каких-то событий.
Записать подобные события в точный временной план дня практически невозможно.
Думала меня спасет метод Оригами – удобно, просто и то же как бы с контекстами, но он оказался с привязкой к одному дню. Опять не то…
Попытка найти лучший способ фиксации разнообразных задач привела меня к уже существующей в тайм-менеджменте системе. Это оказалась техника контекстного планирования.
Жесткие и гибкие задачи, виды контекста
Контекстное планирование в тайм менеджменте подразумевает разделение всех задач на:
В качестве контекста может быть выбрано:
Шаги контекстного планирования
Хотя общий принцип структурирования дел понятен сразу, контекстное планирование в тайм менеджменте имеет свою систему организации. Чтобы правильно составить план на контексте, достаточно выполнить три простых действия. Три шага.
Шаги техники контекстного планирования в правильном порядке:
Контекстное планирование пример.
На самом деле это очень просто. Собираясь в администрацию по рабочим делам, открываем контекст с пометкой «Администрация» и смотрим, какие задачи и вопросы нужно решить в рамках данного блока.
Аналогично поступаем с другими блоками – «Покупки», «Офис», «Семья», «Дети школа» и т.д.
Все просто, доступно. Под рукой.
Контекстное планирование и инструменты контекстного планирования
Инструменты контекстного планирования могут быть практически любыми. Выбор ограничивает только фантазия. Наиболее распространенные средства для фиксации и отслеживания контекстов:
Наверное, больше не нужно пояснять, в чем заключается контекстное планирование. И так все понятно.
Есть, конечно, много специфических и доработанных решений. Различные таблицы, разлинованные ежедневники, доски контекстного планирования для командной работы. Но использовать данные готовые варианты не рекомендую. Почему? Потому что они созданы под конкретные задачи, нередко даже фирмы и несут в себе отголосок специализированных проектов.
Лучше начать контекстное планирование с простого ежедневника или нескольких бумажных блоков и уже постепенно адаптировать систему под себя. Это поможет понять, какой шаг и когда включается в технику контекстного планирования; сколько этих шагов действительно бывает и какой эффект дает этот оригинальный подход.
Тайм-менеджмент. Полный курс (17 стр.)
Возможно даже, что существуют два времени: то, за которым следим, и то, которое нас преобразует.
Разобраться с этой проблемой нам помогут древние греки, которые использовали два совершенно разных понятия для обозначения времени.
Первое – «хронос», привычное нам линейное, измеримое, механическое время. Именно для его упорядочения приспособлены обычные ежедневники и органайзеры, содержащие, как правило, жесткие задачи.
Жесткие задачи – задачи, привязанные к определенному времени.
Второе обозначение времени – «кайрос», удобный момент; время, подходящее для осуществления конкретного замысла. Именно с понятием «кайрос» связано большинство дел и задач, которые называются гибкими.
Гибкие задачи – задачи, не привязанные жестко к определенному времени, а зависящие от контекста (условий, обстоятельств).
«Кайросы», или удобные моменты, создают то, что условно можно назвать неоднородностью времени. И речь идет не о конкретном времени (день, час, минуты), а об определенных обстоятельствах, благоприятных для совершения того или иного дела. Эти обстоятельства мы будем называть контекстами.
Контекст – это условие или совокупность условий, обстоятельств, наиболее подходящих для совершения определенного дела или решения конкретной задачи.
Каждому контексту соответствуют дела, которые наиболее уместно совершать именно в этот момент, в этих обстоятельствах. Все контексты условно можно разделить на четыре группы.
1. Место. Решение задачи связано с определенным местом. Примеры: «если буду в банке», «когда появлюсь в институте», «когда зайду в магазин, не забыть купить», «когда окажусь в офисе, дома».
2. Человек, группа людей. Решение задачи связано с человеком или группой людей. Примеры: «если увижу преподавателя», «когда зайдет приятель».
3. Внешние обстоятельства. Принять решение возможно, учитывая не зависящие от человека обстоятельства. Примеры: «если примут закон», «когда изменятся правила», «если установится хорошая погода», «если у шефа будет хорошее расположение духа».
Использование контекста «внешние обстоятельства»
Некоторое время назад, в период обострения борьбы с международным терроризмом, на многих авиалиниях были введены новые правила – «никаких жидкостей и гелей».
Борьба с террором – вещь хорошая, но для многих часто путешествующих людей это стало вызовом – отказаться от привычных шампуней и дезодорантов. Сложившейся ситуацией сумел воспользоваться предприниматель Майкл Миллер.
Созданная им компания с успехом воплотила в жизнь его идею: доставлять туалетные принадлежности путешественникам прямо в номер отеля, где они останавливаются. Заказ можно было оформить на сайте компании – и небольшие флакончики любимого шампуня или дезодоранта уже дожидались в забронированном номере. Путешественники избавлялись от необходимости тратить время в поисках необходимых товаров в чужом городе, а Миллер не только раскрутил свой сайт, но и получил хорошую прибыль, сумев воспользоваться сложившейся ситуацией.
Д. Пинк. Нация свободных агентов
4. Внутренние обстоятельства. Решение задачи, проблемы зависит от внутреннего состояния человека. Примеры: «если будет прилив творческого вдохновения», «когда я ощущаю себя больным/здоровым», «если будет настроение», «когда почувствую в себе силы».
Использование контекста «внутренние обстоятельства»
Рассказывают, что, когда Александр Сергеевич Пушкин читал разгромную рецензию на какое-нибудь из своих произведений, он выписывал имя автора и название рецензии на бумажку, которую клал в специальную хрустальную вазу. Когда наступал «кайрос» под названием «ехидное настроение», Пушкин доставал из вазы одну из таких бумажек и писал на автора рецензии эпиграмму.
Г. Архангельский. Тайм-драйв: Как успевать жить и работать
Работая над собственным планом, важно выделить наиболее актуальные именно для вас контексты и научиться эффективно пользоваться теми возможностями, которые они открывают.
В последнее время понятие «контекст» становится одним из главных в области тайм-менеджмента и самоорганизации. Обилие возможностей, имеющихся в распоряжении современного человека, существенно повышает требования к системам самоорганизации. Одна из таких систем, позволяющая использовать различные контексты для повышения эффективности самоменеджмента, обеспечивающая гибкость реагирования и помогающая более полно реализовать имеющиеся возможности, может быть организована с помощью карточек контекстов. Автор данной системы, активный участник ТМ-сообщества Лембиту Кыйв, так описывает предложенную технологию.
Сложность планирования в современном обществе во многом возникает из-за того, что мы пытаемся втиснуть многомерный мир в одномерный список. Карточки контекста позволяют устранить это несовершенство.
Как это использовать
Количество используемых каждым из нас контекстов может быть индивидуальным. Тут нет ограничений. Лишь бы процесс их применения был понятным и удобным.
Рассмотрим это на всем понятном примере – «офис». Так как в реальной жизни ему соответствует конкретное место, то и модель контекста должна отражать его полезные свойства.
Первая мысль, которая рождается: раз это место, значит, рядом с ним должно быть что-то или кто-то. Таким образом, контекст «офис» обретает первую грань – «то, что рядом», или список связанных контекстов.
Идем дальше: если ваш офис в субботу и воскресенье не работает, то он в эти дни не является контекстом. В результате мы получаем еще одну составляющую – «условия».
Третья и четвертая составляющие возникают из тривиальной мысли: физически можно быть либо в месте контекста, либо вне его. Значит, нужно иметь еще два списка: первый – то, что нужно сделать или взять с собой до попадания в это место, второй – то, что нужно сделать на месте. Обобщим эти рассуждения в таблице 3.2.
Принцип работы с карточками контекста предельно прост.
По пунктирной линии нужно вырезать ярлычок и вписать в него название контекста (рис. 3.1). Оборотную сторону тоже необходимо разделить на две части по горизонтали. Верхнюю половину подписать «Условия», нижнюю – «Рядом» (рис. 3.2).
Сами карточки небольшие (125 × 85 мм), выполнены из плотной линованной бумаги с пунктирной разметкой для вырезания ярлычка с правой стороны. Размер карточки выбран таким образом, чтобы можно было хранить ее подшитой в органайзере или брать с собой, так как она легко помещается в обложке паспорта. Карточку легко заполнять и проверять в походных условиях. Цветные ярлычки помогают быстро находить нужную карточку, а универсальная внутренняя структура позволяет сразу, по горячим следам вносить необходимые корректировки. Среднее время на подготовку одной карточки – полторы-две минуты, а хватает ее обычно на две-три недели[30].
Таблица 3.2. Карточка контекста
Таким образом, применяя понятие контекста и создавая более гибкую систему планирования, мы можем реагировать на любые изменения ситуации, использовать их для решения стоящих перед нами задач.
Контекстное планирование – способность решить задачу без затрат лишних усилий в наиболее подходящее для этого время, не всегда предварительно заданное.
Система контекстного планирования
Наладить систему контекстного планирования достаточно просто. Для этого следует придерживаться следующей техники, состоящей из трех основных шагов.
Шаг 1. Выделить типовые личные контексты (как правило, их бывает достаточно от пяти до девяти), наиболее актуальные для вашей повседневной жизни или рабочей деятельности.
Шаг 2. Составить список задач под каждый контекст.
Шаг 3. При приближении контекста просмотреть список соответствующих ему задач.
Выполнение алгоритма планирования «кайросовых» задач
• Имеете раздел, соответствующий контексту «Институт».
• Приехав на занятия, открываете соответствующий раздел ежедневника и просматриваете список задач, дел и вопросов, связанных с учебным процессом. Видите задачу: «Буду в институте – зайти в деканат, взять список группы».
• Перед началом лекции или на перемене идете в деканат и берете список.
Точно так же можно поступать с любыми другими «кайросами», характерными именно для вас: «Курсы», «Офис», «Друзья», «Дом», «Семья» и др. Регулярное ведение контекстного планирования способствует выработке внутреннего чувства приближения нужного контекста и обеспечивает просмотр нужного раздела в подходящий момент, быстро входит в привычку.
Вопрос 4. Основные типы контекстов.
! Все контексты условно можно разделить на четыре типа:
1. Место. Решение задачи связано с определенным местом. Примеры: «если я буду в банке», «когда я буду в институте», «не забыть купить в магазине», «когда окажусь в офисе», «дома» и т.д.
2. Человек, группа людей. Решение задачи связано с человеком, группой людей. Примеры: «если я увижу преподавателя», «когда зайдет приятель».
3. Внешние обстоятельства. Принять решение возможно, учитывая независящие от меня обстоятельства Примеры: «если примут закон», «когдаизменятся правила», «если будет хорошая погода», «если у начальника будет хорошее настроение».
4. Внутренние обстоятельства. Решение задачи, проблемы зависит от моего состояния. Примеры: «если будет прилив творческого вдохновения», «когда я чувствую себя больным / здоровым», «если будет настроение», «когда я почувствую в себе силы» и т.д.
!Выполните задание, скопировав условия в документ Word. Определите, к какому типу контекстов можно отнести условия следующих гибких задач?
1. Если на выходные будет солнце, будем полоть морковку; если – дождь, устроим уборку в доме.
2. Если совет директоров будет в полном составе, принять решение по бюджету нового проекта. Надо будет купить новый аудиокурс по риторике по дороге с работы.
3. Если наш партнер приедет на выставку, обсудить с ним новые условия.
4. Когда будет прилив вдохновения, надо сделать новые слайды для презентации.
5. Примут изменения в таможенное законодательство –внести поправки в условия контракта.
6. Когда буду в командировке в Санкт-Петербурге, сходить в Эрмитаж.
7. Когда трудно настроиться на творческую работу –почищу папку «Входящие».
М – контекст места;
Вн – внутренние обстоятельства;
В – внешние обстоятельтва;
Ч – человек / группа людей.
Работая над собственным планом, важно выделять наиболее актуальные именно для вас контексты и научиться эффективно использовать те возможности, которые они открывают.
Таким образом, применяя понятие контекста и создавая более гибкую систему планирования, мы можем реагировать на любые изменения ситуации и использовать их для решения стоящих перед нами задач. Решить эту задачу помогает контекстное планирование.
Вопрос 5. Определение и задачи понятия «контекстное планирование».
| ! Контекстное планирование в тайм-менеджменте – это способность решить задачу без затрат лишних усилий в наиболее подходящее для этого время, не всегда заранее заданное. |
Контекстное планирование учитывает не столько временные рамки, сколько наличие определенных условий, благоприятных для решения конкретной задачи. Использование техники контекстного планирования способно увеличить гибкость реагирования, что чрезвычайно важно в ситуациях неопределенности, так как повышает эффективность деятельности человека (максимум результата при минимуме усилий). При этом сохраняется возможность быстро корректировать планы в случае необходимости. Важно, что это происходит без потери информации о делах и задачах, о которых можно забыть и с удивлением вспомнить об их существовании в самый последний момент, когда предпринимать меры уже поздно. Контекстное планирование дает представление обо всей совокупности дел и задач, жестко не привязанных к конкретному времени, позволяет выстраивать общую картину необходимых действий по их реализации, приучает мыслить эффективно, видеть и использовать возможности для решения задач, выполнения дел, а в конечном итоге – для достижения своих целей.
Вопрос 6. Техника контекстного планирования.
Техника контекстного планирования состоит из трех шагов:
1. Выделение типовых личных контекстов, наиболее актуальных для вашей повседневной жизни или рабочей деятельности (как правило, достаточно 5–9).
2. Составление списка задач под каждый контекст.
3. При приближении контекста просмотр списка соответствующих этому контексту задач.
Шаг 1. Определите для себя те контексты, которые чаще всего повторяются, наиболее характерны для вашей жизни в настоящий момент. Например, для менеджера отдела продаж, обучающегося на вечернем отделении, могут быть характерны такие контексты, как: «Офис», «Руководитель», «Клиенты», «Институт» и др. Конечно, не стоит забывать о том, что менеджер в первую очередь человек: у него есть «Дом», «Семья», «Друзья», периодически случается «Отпуск», какое-то количество времени он проводит в «Дороге». И этим условиям тоже соответствуют определенные задачи, которые уместно решать при наступлении подходящего контекста.
Шаг 2. Выполняется в два этапа: сначала составляется список всех гибких задач, а затем задачи разбиваются на тематические группы и записываются в нужный раздел (контекст). Таким образом происходит систематизация общего списка по разделам (контекстам).
Шаг 3. При наступлении или приближении того или иного контекста просматриваются задачи соответствующего раздела. Так можно минимизировать затраты усилий и времени на поиск нужной задачи: если выделено 5 контекстов, в каждом из которых записано по 4–7 различных гибких задач, просмотреть список из четырех или семи задач легче, чем лихорадочно искать нужную запись в неструктурированном списке из 20–30 пунктов. При этом значительно снижается риск потери нужной информации о предстоящих делах и задачах, что существенно увеличивает эффективность самоорганизации.
Регулярное ведение контекстного планирования способствует выработке внутреннего чувства приближения нужного контекста и обеспечивает просмотр необходимого раздела в подходящий момент, что быстро входит в привычку.
Вопрос 7. Инструменты контекстного планирования.
К основным инструментам, с помощью которых мы можем создать свою систему контекстного планирования, относятся:
· стикеры, закладки для гибких задач;
· доски контекстного планирования.
Система контекстного планирования может быть налажена в любом обычном ежедневнике. Для этого следует выявить основные контексты так, как это делается в первом шаге контекстного планирования. В ежедневнике создаются разделы, соответствующие этим контекстам, в которые записываются соответствующие необходимые дела и задачи. При приближении какого-либо контекста («кайроса») достаточно заглянуть в нужный раздел ежедневника или органайзера и просмотреть список дел.
Другой способ управления кайросовыми задачами осуществляется с помощью стикеров. Гибкие задачи выписываются на стикеры, которые приклеиваются либо на соответствующую страницу ежедневника, либо на специальную закладку для кайросовых задач. Такая система позволяет определять приоритетность той или иной задачи, используя стикеры разных цветов. При этом не нужно постоянно переписывать задачи, переходящие изо дня в день в связи с отсутствием «кайроса» и вычеркивать выполненные задания. Если задача переносится на другой день, достаточно переклеить стикер на нужную страницу или просто переложить закладку.
Доски для контекстного планирования.
Это наиболее наглядный инструмент планирования, который особенно удобен для командной работы. Материалом для доски может служить белая магнитная доска, лист ватмана и др. Важно помнить, что доска планирования отлично подходит и для организации личного планирования. Участок стены, увешанный стикерами, пробковая доска над рабочим местом, дверца холодильника – это тоже доски планирования. Использование данного инструмента планирования позволяет связать несколько контекстов.
В качестве инструмента планирования также довольно часто используется Outlook, ставший инструментом корпоративного планирования во многих компаниях. [5] Смартфоны, КПК и другие средства автоматизации планирования также могут быть выбраны в качестве инструментов. Важен не носитель, которым мы пользуемся, а применение техники эффективного планирования, методика использования контекстов. Инструмент же каждый выбирает для себя, исходя из своих привычек и предпочтений.
