Автоматизация бизнес-процессов: цели и этапы внедрения
С помощью специальных сервисов или программ бизнес может автоматизировать рутинные задачи. Это полезно для управляемых процессов, которые критически важны для достижения результата. Благодаря автоматизации у бизнеса высвобождается время для более качественного обслуживания клиентов или другой сложной работы, которую нельзя переложить на технологии.
Автоматизация бизнес-процессов экономит время и деньги, но на этом выгода от инвестиций в нее не заканчивается. Она также помогает сократить количество персонала для выполнения ключевых задач. Например, когда вы автоматизируете процессы обработки счетов к оплате или внедряете чаты для обслуживания клиентов, у сотрудников высвобождается время на дела, требующие личного общения.
Другое преимущество автоматизации — в предотвращении дорогостоящих ошибок, вызванных человеческим фактором. Например, при обработке документов и вводе данных.
Автоматизация бизнес-процессов — это механизм, который позволяет установить новые правила стандартизации в повседневные рабочие процессы. В результате у сотрудников появляются понятные алгоритмы действий.
Зачем нужна автоматизация бизнес-процессов
Чтобы понять, как работает автоматизация, нужно для начала разобраться, что такое бизнес-процесс. Это может быть любая последовательность действий, которые помогают бизнесу достичь определенной цели. В совокупности с автоматизацией это повторяющаяся транзакция, состоящая из серии этапов, в которых участвуют IT-системы, сервисы, программы.
Например, бизнес-процессы могут включать выполнение заказа, подтверждение заявки, обработку отчета или прием на работу нового сотрудника. При выстроенной системе управления бизнес-процессами эти задачи обычно реализуются посредством цепочки электронных писем, работы с документами, созвонов и других действий. Но когда за эти задачи берется человек, то даже незначительная ошибка приводит к сбоям и срыву сроков.
Задача автоматизации — предотвратить проблемы. У нее есть несколько преимуществ:
Цели и преимущества автоматизации бизнеса
Рост и трансформация — цель любого бизнеса. Автоматизация бизнес-процессов — одна из стратегий, которая помогает достичь этих целей и выводит различные направления бизнеса на новый уровень.
Управление клиентами. Небольшим компаниям часто бывает трудно управлять базами клиентов, но специальные сервисы и программы помогают поддерживать их в актуальном состоянии и напоминают о текущих задачах. Доступ к необходимой информации можно получить буквально нажатием одной кнопки.
Маркетинг и поддержка клиентов. Компании создают экосистемы, которые упрощают и реструктурируют бизнес-операции. Часто для этого используются различные сервисы, нередко одно решение интегрируется в другое.
Автоматизация бизнес-процессов в маркетинге затрагивает различные направления. Например, она может обеспечивать регулярную публикацию статей или сообщений в корпоративных блогах в соцсетях.
Кроме того, инструменты автоматизации снимают множество проблем, связанных с поддержкой клиентов: любой запрос отслеживается и не теряется. Компании могут добавлять потенциальных и уже существующих клиентов в сервис или программу, чтобы затем управлять коммуникациями через сообщения, уведомления.
Сокращение количества задач. Автоматизация бизнес-процессов сводит к минимуму ручную работу. Она полезна, например, для рассылки сообщений, благодарственных писем, напоминаний, планирования, управления клиентами и других задач.
Оптимизированное управление сайтом. Автоматизация помогает клиентам максимально удобно взаимодействовать с сайтом. Есть различные инструменты для выявления и устранения проблем с веб-ресурсами.
Управление проектами. Благодаря автоматизации компании могут отслеживать задачи и этапы реализации. Удобно, когда можно легко получить доступ к проекту и проконтролировать, как идет работа.
Быстрое согласование текущих вопросов. Внедрение инструментов автоматизации сокращает цепочку согласований и в итоге ускоряет этот процесс.
Инструмент анализа для отдела продаж. У менеджеров по продажам появляется уникальная информация (движение лида по воронке, план-фактный анализ в реальном времени и др.). Данные помогают выявлять и устранять сложности в воронке и больше продавать.
Контур.CRM — интуитивно понятная CRM. Попробуйте сейчас!
Работайте с любого браузера и устройства! Контролируйте и автоматизируйте продажи!
Более эффективные коммуникации. Автоматизация бизнес-процессов помогает бизнесу повысить общую эффективность. Все процессы унифицируются, а в коммуникациях перестают происходить сбои.
Уменьшение количества ошибок. Автоматизированные инструменты обычно более точны, чем люди. Они помогают избежать дорогостоящих затрат, связанных с неэффективностью и ошибками человека. Использование таких инструментов позволяет экономить на управленческих трудозатратах в долгосрочной перспективе.
Автоматизировать можно почти любой бизнес-процесс. Чаще всего эти процессы касаются продаж, закупок, управления персоналом, разработки продуктов, отслеживания запасов, логистики и доставки, обучения, IT, управления производительностью, анализа данных и оценки рисков.
Какие бизнес-процессы не следует автоматизировать
Иногда бизнес впадает в безумие автоматизации. Несмотря на то, что внедрение технологических инструментов может быть очень полезным, есть процессы, которые лучше не доверять сервисам и программам.
Процессы, требующие комплексного принятия решений и критического мышления. Люди лучше принимают сложные решения. Но это не значит, что автоматизация хотя бы частично не может быть полезной. Как минимум она дает подробную отчетность или аналитику, на основе которой можно принимать решения.
Процессы, требующие человеческого вмешательства. К ним относятся процессы, которые невозможны без эмоциональной составляющей: управление изменениями, предоставление сложной обратной связи, некоторые этапы процесса увольнения сотрудника и т.д.
Процессы, которые не имеют структуры или подвержены частым изменениям. Если вам сложно определить и применить к процессу конкретные правила или условия, вероятно, лучше не автоматизировать его.
Как внедрить автоматизацию бизнес-процессов
Системный подход к автоматизации бизнес-процессов включает четыре этапа: анализ, внедрение, интеграцию, сопровождение и техподдержку.
Анализ
Прежде чем внедрять автоматизацию, важно понять, для чего она нужна именно вашей компании. Постарайтесь получить полное представление о том, как работает конкретный процесс, разберитесь в существующей инфраструктуре и возможностях бизнеса.
Переход к автоматизации без полной оценки последствий, которые она окажет на процессы и бизнес в целом, часто приводит к снижению производительности и эффективности.
Практически каждый повторяющийся бизнес-процесс можно и нужно автоматизировать с помощью удобных инструментов:
После анализа процесса можно перейти к выбору технологии, которая соответствует целям бизнеса.
Тип автоматизации, который вы выбираете, должен учитывать потребности конечных пользователей. Все заинтересованные стороны должны быть довольны изменениями. Нет смысла применять метод, который полностью изменит способ работы только потому, что вы хотите что-то автоматизировать. Скорее он должен усовершенствовать уже используемые инструменты.
Внедрение
На этапе внедрения происходит настройка технологии. При этом нужно выполнить ряд задач, в числе которых создание подробного списка функций, обучение пользователей и предоставление доступа.
Интеграция
На этом этапе происходит интеграция технологии с корпоративными системами и сторонними решениями. Обычно это осуществляется с помощью API. Технология проходит всестороннее тестирование.
Сопровождение и техподдержка
Важно иметь доступ к техподдержке. Заключительный этап направлен на поиск «узких мест» и всего, что мешает процессу. Далее предпринимаются необходимые шаги для исправления недостатков.
Необходимо быть в курсе изменений в сервисах, программах.
Инструменты автоматизации бизнес-процессов для малого бизнеса
Каждая отрасль уникальна, и идеальное решение по автоматизации должно быть достаточно гибким, чтобы закрывать конкретные потребности.
Например, перед малым бизнесом может стоять задача по автоматизации процесса продаж. Важно, чтобы выбранный инструмент имел удобный и простой для работы интерфейс.
Интерфейс Контур.CRM
Функции сервиса должны позволять не только назначать задачи, но и отслеживать их выполнение, анализировать конверсию, хранить историю общения с клиентами, прослушивать звонки и вести базу.
История общения с клиентами в Контур.CRM
С помощью программы у руководителя должна быть возможность готовить отчеты о работе каждого менеджера и отслеживать эффективность сотрудников в реальном времени. Например, Контур.CRM отражает движение лида по воронке — таким образом легко отслеживаются этапы сделки.
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Автоматизация производства: что это такое в промышленности — средства, системы, уровни, принципы и способы механизации производственных процессов
Современное общество, в частности, производственные компании постоянно стремятся улучшить и повысить показатели качества предлагаемых товаров и услуг. Если раньше активно привлекался человеческий труд, то сегодня на большинство компаний отдают предпочтение робототехнике. Такой подход во многом более привлекателен для руководства и на это есть множество причин. Поэтому рассмотрим определение и понятие автоматизации процессов производства: что это такое, для чего нужно, какие средства и системы используются, а также популярные примеры программ и технологий, которые применяют на промышленных предприятиях.
Внедрение в работу организации специального технического оборудования, а также обеспечение обслуживания влечет за собой финансовые и трудовые затраты. Однако именно благодаря установке такого оснащения удается добиться следующих результатов:
В итоге предприятие сможет достичь своей главной цели — увеличение прибыли. Однако даже при таком подходе важно выделить недостатки:
Несмотря на строгие требования, необходимо отметить, что плюсы оказываются гораздо весомее минусов.
Функции, структура
В результате исследования технологических и рабочих этапов выявлена необходимость дополнительной сети обмена информацией, которая выстраивается по иерархичности. Таким образом, можно выделить несколько уровней автоматизации производства:
Процесс комплексной автоматизации предполагает прохождение всех уровней, от самого начального. Такая особенность объясняется сложным техническим оснащением и необходимостью внесения капитала. При этом обновление будет эффективно только при условии разработки объемной программы выпуска товаров.
Что можно автоматизировать: ТОП-15 бизнес-процессов
Может показаться, что автоматизация нужна только большим компаниям, а вот малому бизнесу для этого сначала нужно вырасти. На деле именно автоматизация помогает любой компании масштабироваться и увеличивать прибыль. Рассказываем, какие процессы стоит автоматизировать и что для этого нужно.
Материал подготовлен экспертами сервиса S2 (SalesapCRM)
Для чего нужно автоматизировать бизнес-процессы
Автоматизация нужна для роста компании. Чем меньше операций придется проводить вручную, тем больше клиентов удастся обслужить.
С помощью автоматизации можно:
Для примера возьмем интернет-магазин. Сначала он работал без автоматизации, а потом руководитель решил автоматизировать основные процессы. Вот как выглядело взаимодействие с клиентом до автоматизации и после нее:
| Работа без автоматизации бизнес-процессов | Работа с автоматизацией процессов |
|---|---|
| Клиент оставляет заявку на покупку товара или сразу звонит менеджеру. | Клиент отправляет товар в корзину, оформляет его самостоятельно: заполняет поля с адресом доставки, оплачивает с помощью онлайн-банкинга. |
| Менеджер отправляет клиенту письмо с реквизитами и вручную рассчитанным счетом для оплаты. | Менеджер получает уведомление об оформленном и оплаченном заказе. Товар отправляется со склада по адресу доставки. |
| Ждет, пока клиент оплатит счет, лично уточняя в бухгалтерии или в банке, пришли ли средства. | |
| Еще раз уточняет у клиента правильность всех данных для отправки и отправляет товар со склада по адресу доставки. |
Без автоматизации оформление заказа может растянуться еще на несколько пунктов. Все зависит от особенностей бизнеса. Например, для компании автоперевозок оператору приходится еще и делать сложный расчет, учитывая множество факторов, которые влияют на общую сумму услуги.
Чем больше операций нужно делать вручную, тем выше вероятность ошибки и меньше оперативность.
Какие процессы можно автоматизировать
Мы собрали 15 основных процессов.
Управление продажами
Для управления отделом продаж используются CRM-системы (amoCRM, Битрикс24, S2, Мегаплан). С их помощью можно создавать карточки для каждого клиента, закреплять за ними менеджеров, ставить дедлайны, записывать разговоры и прослушивать их, формировать сценарии для общения с клиентами и отслеживать результаты работы.
CRM-система автоматически открывает заявку при добавлении нового контакта, назначает менеджера, ориентируясь на параметры заявки: регион, источник, сумма, тип услуги или товара.
CRM самостоятельно меняет статус сделки, когда совершаются какие-то действия. Когда подходит срок выполнения задачи, она обязательно напоминает об этом сотруднику внутри системы, по почте или в мессенджере. Забыть о клиенте невозможно.
Системы управления продажами не только сами захватывают заявки, но и обновляют по ним статусы и вносят изменения в карточки клиента. Менеджерам не нужно каждый раз записывать все детали по новому заказу — об этом заботится CRM. Сотрудник не держит в голове никаких деталей по сделке, а просто смотрит в карточку и сразу понимает ситуацию.
Менеджерам не нужно каждый раз перезванивать клиентам, чтобы сообщить о состоянии заказа, о дате мероприятия и т.п. CRM автоматически отправит sms или email-сообщение.
Руководитель может посмотреть статистику по работе каждого менеджера: сколько было звонков, встреч, писем, завершенных сделок. Легко вычислять лентяев и тех, кто старается.
CRM-система S2. Фото: salesap.ru
Рассылка sms, email и цепочек писем
Отправить 100-1000 сообщений вручную — очень долго и дорого. Автоматизировать этот процесс помогают ESP-системы (GetResponse, UniSender, Mailchimp).
С помощью системы для отправки массовых рассылок можно создать макет письма в блочном редакторе, загрузить базу клиентов и в один клик отправить email-сообщение по всем контактам.
Серии писем — это sms или email, которые отправляются в зависимости от того, как пользователь отреагировал на предыдущее письмо. Вы составляете сценарий, а система сама ему следует.
Сервис email-рассылки UniSender. Фото: www.unisender.com
Работа с сайтом
Осуществляется с помощью CMS-систем (WordPress, Tilda). Чтобы ими пользоваться и вносить любые изменения в структуру сайта, не нужно быть программистом. Все действия выполняются через админ-панель CMS-системы и доступны любому пользователю.
Конструктор сайтов Tilda. Фото: tilda.cc/ru
Управление рабочим временем персонала
Автоматизировать этот процесс можно с помощью HRIS/HRM-систем (Hurma, Bamboohr). В таких сервисах можно следить за рабочим временем персонала, количеством рабочих и выходных дней, принимать заявки на отпуск, автоматически составлять и отправлять отчеты в бухгалтерию в конце месяца.
HRIS/HRM-система HURMA. Фото: hurma.work
Бухгалтерия
Для автоматического управления финансами используются продукты 1C и различные бухгалтерские сервисы (Delovod, Моё дело, Контур, Небо, Мои финансы).
Бухгалтера не будут заниматься всем этим вручную. Вся база данных автоматически ведется и обновляется в программе. Все, что нужно делать бухгалтеру — это нажимать кнопки, чтобы сделать расчет зарплаты в конце отчетного периода, подготовить отчет и уплатить налоги на нужные банковские счета. Договора со счетами для клиентов вообще не требуют участия бухгалтера.
Интернет-бухгалтерия «Моё дело»
Документооборот
С помощью автоматизации (1C: Документооборот, Контур.Диадок) можно освободить значительную часть времени, которое тратится на заполнение документов, выставление счетов и составление коммерческих предложений.
Система будет автоматически заполнять документацию по составленному сценарию. Она возьмет все данные из карточки клиента и сделки.
Как только клиент готов заплатить, система автоматически выставит и отправит ему счет.
Если заранее настроить несколько формул КП под разные ситуации, менеджер сможет составить коммерческое еще во время телефонного разговора и сразу отправить его клиенту.
Программа для документооборота Контур.Диадок. Фото: wiki.diadoc.ru
Работа склада
Для автоматизации используются системы товароучёта (Мой Склад, Контур, Большая птица, LiteBox). Они помогают анализировать расходы и доходы, видеть, на какие позиции есть спрос, а на какие нет, избегать недостатка или избытка товара.
Руководителю не нужно будет ориентироваться на «чутьё». Он сможет сам регулировать наполнение склада, закупать то, что нужно и отказываться от невостребованных позиций, а еще следить за продуктивностью работы персонала, ростом выручки прибыльными часами работы.
Программа для управления торговлей и складского учета «Мой Склад». Фото: allcrm.ru
Подготовка персонала к работе
С помощью систем автоматизации можно легко и не затрачивая времени обучать новичков или улучшать навыки опытных сотрудников. Для этого используются вебинарные платформы, чат-боты и конструкторы тестов (iSpring, GetCourse).
Автоматизация поможет настроить сценарий обучения и применять их к каждому новому сотруднику. Когда на работу приходит стажер — он сразу начинает пользоваться программой, в которой уже прописан онлайн-курс. Он его проходит, постигает все тонкости своей работы и сдает тест на профпригодность. И все это без участия других коллег.
Платформа для обучения GetCourse. Фото: getcourse.ru
Вывод: как понять, когда нужно автоматизировать бизнес-процессы
Вот ряд признаков, по которым вы сможете определить, что вам нужна автоматизация:
Автоматизировать можно любой процесс. Чем больше операций будет выполнять программа, тем больше времени освободится на то, чтобы уделять внимание клиентам, повышать качество сервиса, а со временем расширить свой бизнес — продавать больше товаров и оказывать больше услуг.
Автоматизация 3.0: какие процессы придется перестроить из-за глобального перехода на удаленку
Во время пандемии коронавируса весь мир перешел на «удаленку». Пока люди остаются в своих домах, многие рабочие процессы за них начинают выполнять роботы.
Роботизированные call-центры, интернет вещей в промышленности, система обработки заявлений на возврат авиабилетов и электронная подпись — все эти решения помогают бизнесу не терять эффективности в новых условиях.
Мы поговорили с руководителями российских технологических компаний о том, какие процессы приходится автоматизировать в период глобального карантина.
Алексей Авдеев, CEO и партнер Calltouch
В первую очередь с необходимостью автоматизации столкнутся бизнесы, тесно связанные с офлайном: промышленность, ритейл, общепит и другие. Так, в Китае в период карантина роботы занимались дезинфекцией улиц и больниц, а гигант онлайн-торговли jd.com использовал беспилотный транспорт для доставки товаров жителям Уханя.
Тем компаниям, которые могут функционировать в онлайне, тоже придется пересмотреть многие процессы. В первую очередь это коснется задач, требующих личного участия — например, визирования документов: личная подпись уступит место электронной (ЭЦП).
Тотальный переход всех активностей в онлайн, безусловно, вызовет большой спрос на IT-специалистов: компании уже начали в ускоренном темпе создавать интернет-магазины, мобильные приложения, разрабатывать новые диджитал-продукты и трансформировать существующие. Для этого нужны программисты, верстальщики, дизайнеры, онлайн-маркетологи и аналитики.
Но далеко не все компании в кризис смогут позволить себе дополнительные расходы на труд специалистов — а это значит, им придется прибегать к помощи более дешевых автоматизированных сервисов: конструкторов сайтов, инструментов для оптимизации контекстной рекламы, платформ сквозной аналитики.
Те бизнесы, которые во время карантина, наоборот, столкнулись с повышенным спросом на свои услуги, тоже вынуждены автоматизировать процессы, чтобы справиться с нагрузкой. Так, в связи с переводом школ и вузов на дистанционное обучение количество пользователей образовательных платформ подскочило в десятки раз. Мониторить эту активность вручную невозможно, поэтому такие компании подключаются к сервисам сквозной аналитики.
Кроме того, в период эпидемии многократно вырастет роль доставки: вся торговля перейдет в интернет, а кафе и рестораны перестроятся на заказ продуктов на дом. Чтобы отслеживать всю логистику заказов, бизнесу придется обратиться к инструментам автоматизации службы доставки.
Расскажи, как цифровая трансформация изменила твой бизнес
Светлана Анисимова, генеральный директор UiPath в России и СНГ
Аналитики Gartner еще в октябре прогнозировали, что главным трендом 2020 станет гиперавтоматизация. По всей видимости, прогноз сбудется. Сейчас из-за пандемии большинство компаний переводят сотрудников на удаленку и стараются максимально автоматизировать часть задач.
Например, YouTube и Facebook стали активней использовать автоматическую модерацию контента, а банки и телеком-операторы запустили роботизированные колл-центры.
Полностью заменить специалиста роботом пока нельзя, а вот дать ему набор инструментов для более эффективной работы — можно. В первую очередь это различные системы автоматизации бизнес-процессов (RPA): роботы для ускоренной обработки заявок, создания документов, заполнения бланков, формирования чеков и проведения базовых подсчетов.
В Китае, к примеру, произошел бум RPA-компаний в начале года — как раз когда началась эпидемия. Стартапы в этой отрасли разом привлекли десятки миллионов долларов, при том что объем венчурных инвестиций в целом снизился. Китайские RPA-решения использовали не только для удаленной работы, но и для контроля за перемещениями жителей в период карантина.
Такие сервисы работают быстро, экономят время, что особенно важно, когда нагрузка растет и персонал не справляется. Например, наши роботы позволяют производителю санитайзеров быстрее принимать и обрабатывать заказы, число которых выросло в 10 раз.
Еще RPA-системы помогают авиакомпаниям оперативно разбирать заявления на возврат билетов — система автоматически считывает данные и вносит информацию в базу. Клиентам не приходится ждать несколько суток, пока оператор рассмотрит заявку.
В сложившейся ситуации автоматизация нужна как раз тем компаниям, которые столкнулись с повышенным спросом на услуги. Например, больницам в связи с нехваткой персонала или службам доставки, которым нужно увеличивать штат курьеров и быстрее рассматривать отклики на вакансии. Или страховым компаниям, которые столкнулись с наплывом новых заявок.
Но остальным компаниям, которые просто хотят стабильно работать в штатном режиме, без автоматизации тоже не обойтись. Та же «Почта России» недавно начала использовать RPA-системы, чтобы повысить производительность в пиковые периоды.
Сейчас многие с нуля начинают осваивать видеосвязь, CRM-системы с удаленным доступом, сервисы обмена файлами. А менеджменту еще нужно всю эту работу грамотно организовать.
Те же RPA-системы помогают налаживать рабочие процессы. Скажем, мониторить, кто какую задачу взял в работу, когда сотрудник начал или закончил ее выполнение. Более продвинутые сервисы уже могут сами распределять задачи.
Очевидно, что в 2020 году сервисы для удаленной работы, в том числе на те, где используется искусственный интеллект, наконец станут массовыми. Перестройка началась давно, а коронавирус стал своеобразным катализатором ускорения процесса. Будем наблюдать, как изменится ситуация к концу года.
Илья Паршин, генеральный директор образовательной онлайн-платформы «Учи.ру»
Поскольку переход на удаленку произошел внезапно, многие компании оказались к этому не готовы, и на первый план выходят проблемы, которые давно пора было решать. У некоторых компаний просто нет инструментов для дистанционной работы или не настроен удаленный доступ к внутренним системам. Нет организации удаленной связи, в том числе видеоконференций.
Но, пожалуй, прежде всего многим стало очевидно, что в автоматизации нуждаются системы документооборота и кадрового делопроизводства. Нужно вводить электронные подписи, удаленную систему согласования заявлений, документов. Приходится все это быстро подключать, оперативно перестраивать привычные процессы.
Если говорить про работу бизнеса в удаленном формате, то сейчас будут пользоваться особенно большим спросом сервисы для автоматизации потока задач (workflow). Их используют крупные предприятия, но малому бизнесу такие инструменты тоже нужны.
Кроме того, на удаленке бизнес начинает активнее использовать таск-менеджеры. Если раньше их использовали преимущественно для записей, то сейчас приходится подробно расписывать задачи и использовать функциональность по максимуму, с указанием статуса и ответственных по задачам, выставлением сроков и напоминаний.
Павел Крещишин, CEO корпоративного мессенджера tada.team
Сейчас очень непростое время для всех: вирус способствует изоляции людей и остановке процессов. В таких условиях компаниям приходится либо сворачивать всю работу, что грозит разорением и банкротством, либо переводить сотрудников на удаленку. А это непросто сделать быстро и без ошибок даже в прошитом коммуникациями мире.
Переход в онлайн требует особой подготовки, прежде всего в области автоматизации бизнес-процессов. Основная сложность — это сохранение продуктивности в момент перехода и дальнейшая адаптация. С чего начать?
Один из основных процессов в любой компании — движение финансовых потоков. Несмотря на то что до сих пор финансисты и бухгалтеры зарываются в ворох бумаг, вся их деятельность может быть безболезненно переведена в «цифру».
На рынке есть много решений для автоматизации. Облачные сервисы имеют те же функции, что и десктопные программы, то есть компания по-прежнему сможет начислять заработную плату, оплачивать налоги и взносы, проводить оплаты по сделкам, получать приходы и сдавать отчетность. Если компания до сих пор не перешла на онлайн-бухгалтерию, то эпидемия может дать отличный стимул.
То же касается и электронного документооборота. Пересылка бумаг между отделами и сотрудниками, хранение их в папках — это архаизм. Облачные сервисы позволяют легко настраивать все цепочки прохождения согласований по каждому созданному документу.
При переводе сотрудников на дистанционную работу очень важно организовать эффективную коммуникацию. Для этого вряд ли подойдут обычные Telegram и WhatsApp, хотя бы потому что в ворохе чатов и групп легко потерять поручения. На помощь придут корпоративные решения — такие, как наш мессенджер.
Словом, если бизнес давно откладывал оцифровку, сегодня самое время. Тем более, что многие поставщики решений в нынешней сложной ситуации идут навстречу новым клиентам и дают льготные условия. Например, мы отложили введение платных аккаунтов минимум до июля.
Дэвид Холден, коммерческий директор Orange Business Services Россия и СНГ
Любой кризис — это, согласно расхожему мнению, также время новых возможностей. Текущие события могут привести к изменению подхода, когда считается, что удаленная работа менее эффективна, чем личное присутствие в офисе. Вполне возможно, что этот режим работы станет полноценной альтернативой строгому присутствию в рабочие часы на территории работодателя.
При этом следует различать удаленную работу офисных сотрудников и «удаленку» на производствах. В последнем случае надо понимать, что еще нет целиком автоматизированных производств. Несмотря на внедрение решений промышленного интернета вещей, мы пока только на пути к цифровому будущему.
Даже на самом автоматизированном предприятии как минимум будет присутствовать команда технического обслуживания и реагирования на чрезвычайные ситуации.
В реальности при производстве и транспортировке продукции все еще задействовано множество людей, без которых нельзя обойтись. И все же внедрение IoT для промышленных предприятий позволит автоматизировать рутинные процессы или контролировать их удаленно.
Что же касается офисных функций, здесь в первую очередь нужна автоматизация документооборота и финансовых систем. HR-отделу могут помочь программы, автоматизирующие первичный массовый отбор претендентов на открытые вакансии, а первую линию обслуживания клиентов можно передать чат-ботам и системам IVR.
Есть еще одна проблема: дома не всегда можно повторить рабочее место некоторых специалистов. Например, в ситуационных центрах перед одним сотрудником на столе может быть сразу три или четыре монитора — они необходимы, чтобы держать перед глазами всю информацию.
Поэтому в телеком-индустрии, где работает наша компания, также используется программное обеспечение для автоматизации мониторинга инфраструктуры и управления сетью.
Александр Горник, CEO платформы автоматизации маркетинга Mindbox
В современном цифровом мире при наличии таких инструментов, как Zoom, Slack, Trello, Google docs, Miro и других, многие процессы в компаниях стали автоматизированными и доступными в онлайн.
Но хуже всего автоматизации поддается сфера отношений между людьми. Она же больше всего страдает от перехода на удаленку. Например, процессы найма, обучения, принятия решения по испытательному сроку.
Трудно удаленно и автоматически собрать достаточно взаимодействий, чтобы успешно принимать решения, требующие невербальной информации. Для быстрого роста компании, работающей удаленно, придется создать внутреннюю эффективную систему онлайн-обучения и экзаменов. А эта проблема не сказать чтобы решена даже в массовом образовании.
Автоматизация HR — процесс, к которому бизнесу придется прийти в период глобального перехода на удаленку. Но он же и самый сложный.
На чем можно заработать в кризис? Опыт 100+ компаний, которые используют технологии в бизнесе, в проекте Dig(IT)al.
Изображение на обложке: Shutterstock / NicoElNino
