Склад как часть бизнеса
Часто перед открытием бизнеса или уже после определённого времени, у владельцев встаёт вопрос о необходимости наличия складских помещений. Кому-то они нужны, потому что планируется открытие интернет-магазина и владелец нуждается в месте, где сможет хранить свои товары. Кому-то склад нужен, потому что площади на балконе, в гараже, в магазине уже не хватает и он думает расширяться.
Давайте же разберёмся, кому необходимы складские помещения и какие плюсы предприниматель получит, если у него будет склад.
Кому нужен склад
В первую очередь надо разобраться, что из себя представляет склад в принципе. Итак, склад — это помещение, место, где владельцы предприятий хранят или накапливают свои товары. Таким образом, складское помещение может понадобиться любому предпринимателю, который занимается продажей товаров.
Существуют несколько видов классификации складских помещений. Склады разделяют по виду назначения. Сюда входят такие складские помещения, как производственные, транзитно-перевалочные, розничные и т.д. Также их разделяют по условиям хранения. В данную категорию входят резервуары, сейфы, склады-хранилища и т.д. Тем не менее на рынке аренды складов зачастую можно встретить классификацию складов на категории A, B, C и D.
Чтобы получить каждую категорию, складские помещения должны соответствовать определённым условиям. К этим условиям относится высота потолков, площадь застройки, наличие системы вентиляции и регулируемого температурного режима, и т.д.
Функции склада для бизнеса
Но в чём же заключаются функции склада? Зачем он нужен? Вы могли бы подумать, что склад необходим для централизации своих товаров в одном месте или предлагает пространство для хранения продуктов. Данные факторы соответствуют действительности и уже могут быть решающими в вопросе о приобретении склада. Тем не менее это далеко не все функции, которые выполняет склад.
Функции складских помещений:
1. Хранение
Наверное, очевиднейшая функция складских помещений. На складах зачастую хранятся те товары, которые либо не пользуются большим спросом и ждут своего покупателя на складских полках или товары, которые предприниматель закупил перед сезонным пиком продаж. Например, искусственные ёлки.
2. Стабилизация цен
Благодаря тому, что на склад постоянно привозят новые партии продуктов и товаров, предпринимателю удаётся избежать скачки цен во время сезонных распродаж или, например, когда товар закуплен в большом количестве.
3. Минимизация рисков
Хранение товаров подвергается многим рискам в виде кражи, порчи, пожара и т.д. Когда товары хранятся на складе, всю ответственность за хранение берёт на себя арендодатель. Он крайне заинтересован в том, чтобы товары были в целости и сохранности, потому что в противном случае он не только понесёт убытки за утраченный товар, но и испортит свою деловую репутацию, из-за чего может лишиться потенциальных клиентов.
4. Обработка и упаковка товаров
Склады предоставляют средства для упаковки, обработки и сортировки товаров. Товар может быть упакован в удобные размеры согласно инструкциям владельца.
5. Инвентаризация
Благодаря наличию склада, у вас будет полное понимание, каких товаров у вас достаточно, какие надо докупить, а какие товары могли пропасть. Складские помещения, где будут находиться все ваши товары, значительно облегчает контроль над продуктами и их дальнейшую реализацию.
Это общеизвестные функции склада, которые понятны для большинства предпринимателей, но, тем не менее существуют и другие. Например, Гербен ван ден Берг в своей книге “Склад как конкурентное преимущество” выделил ещё 4 дополнительные функции склада:
1. Разукрупнение
Склад является консолидатором поступающих больших партий поставщиков и позволяет “разукрупнять” (разделять, разбивать) партии на более мелкие, подходящие под потребности клиентов.
2. Поддержка запаса
3. Консолидация
Хранение продукции, полученной от разных производителей, в одном месте, что позволяет клиентам получить различные товары с одних рук. Покупатель доволен тем, что получил множество товаров одной поставкой, а мы довольны этим, потому что меньше тратим денег на логистику.
4. Кастомизация товара
Довольно неочевидная функция, но о ней нельзя забывать. Бывают случаи, когда клиентам необходимо подправить товар, добавить этикетку и т.д. Хранение товара на складе позволяет это сделать.
Как можно понять, склад довольно важная и необходимая вещь для владельцев бизнеса. Более того, вариативность складских помещений позволяет удовлетворить потребности почти каждого покупателя.
Но что делает склад хорошим? Две вещи: скорость и качество. Клиенту нужен продукт, и чтобы клиент остался доволен вашим сервисом, нужно доставить товар быстро и именно тот, который он заказал.
ТОП компаний, использующих склады
Разобравшись с теоретической частью складов, давайте же рассмотрим примеры, где функционирование складских помещений — залог работоспособности компании.
Первый и, наверное, очевидный пример, где функционирование магазина напрямую зависит от склада — интернет-магазин. Крупнейший интернет-магазин в мире Amazon, который решил перестать использовать людей в работе на складах отойти от сотрудников склада к роботам. На данный момент число железных сотрудников интернет-гиганта составляет более 100 тысяч, а их производительность в разы выше человеческого ресурса.
Затем можно привести в пример шведскую компанию IKEA. Склад сыграл большую роль в развитии этой компании, потому что он напрямую участвует в процессе покупки товара, ведь клиент сам забирает понравившийся ему товар со склада самообслуживания. Поэтому для Икеи крайне важно, чтобы их склады оперировали на должном уровне, чтобы у покупателей не возникало трудностей в том, чтобы найти товар, достать его и отнести на кассу.
Похожую стратегию выбрал российский онлайн-ретейлер Ulmart. У него есть несколько больших складов, куда поставщики привозят все товары. Оттуда продукция развозятся либо в пункты выдачи товаров, либо остаётся храниться в складском помещении, чтобы клиент мог заказать товар в интернете и лично забрать его со склада.
Конечно, нельзя оставить без внимания и магазины одежды. Магазинам необходимо ежедневно завозить новые товары, чтобы их полки не были пустыми и не отпугивали этим покупателей. Наличие склада с одеждой помогает избежать этой проблемы.
Некоторые магазины одежды делают из своих складов дисконт-центры, где распродаются остатки старых коллекций. Так они экономят полки в магазинах, которые заполняют товары из новых коллекций, и реализуют остатки своей продукции.
Ну и конечно, нельзя забывать продуктовые магазины. Вы наверняка задумывались, как на полках магазинов лежат свежие бананы, манго или даже папайя. Весь секрет заключается в должном хранении этих продуктов. Мало того, что их перевозят в специальных морозильных контейнерах. Продовольственные магазины арендуют специальные холодильные склады, которые не дают продуктам испортиться.
Выводы
Складские помещения играют большую роль почти в любом предприятии вне зависимости от сферы его деятельности: продажа мебели или одежды, производство велосипедов или аудиотехники. Склад помогает не только сохранить ваши товары, но и улучшить логистические процессы компании, а также в некоторых случаях позволяет экономить и даже зарабатывать. Представленные примеры выше это подтверждают. Взять тот же Амазон, который экономит миллионы долларов на том, что сокращает количество сотрудников склада.
Складские помещения помогают предпринимателям в ведении бизнеса не только за счёт разнообразности выполняемых функций, но и за счёт вариативности классификаций. На рынке представлено значительное количество разнообразных складских помещений: для производства, для розничной торговли, есть даже те, к которым подходит железнодорожная платформа. Из всего этого разнообразия остаётся только выбрать то, что больше всего будет соответствовать вашему бизнесу.
Организация работы склада. Описание. BPMN схемы прилагаются
Штрихкод был изобретен в 1951 году и, казалось бы, уже прочно вошел в нашу жизнь, однако, как показывает моя практика, многие пользователи не знают, что это такое, даже многие IT-специалисты не знают, что такое сканер штрихкодов и терминал сбора данных. И кажется, что все это сложно для понимания и внедрения, но на самом деле это достаточно просто. И одна из целей данной статьи — показать, насколько проста работа при штрихкодировании, прояснить логику и последовательность операций на автоматизированном складе.
Данная статья не претендует на истину: на некоторых проектах вопрос автоматизации решается иначе, нежели приведенный в статье вариант. Таких проектов, где необходимо было привести работу склада в эффективное, рабочее состояние, у моей компании было порядка 30. И у меня выработалась схема работы, которая стала для меня стандартом автоматизации работы склада. С одной стороны она проста, с другой — она отвечает основным требованиям.
Приведенная в статье схема работы склада масштабируема, но суть в любом случае остается одна и та же. Такая схема работы подойдет как компаниям-реселлерам, так и компаниям-производителям, имеющим склад и ведущим учет товаров или материалов.
Мы поговорим о складском учете с применением специального оборудования, программных и аппаратных средств. Я расскажу, какие применяются устройства, в какой момент, как поступать в тех или иных ситуациях.
Данная статья предназначена прежде всего для IT-специалистов, для программистов и для тех, кто владеет хотя бы немного техническими навыками. Во-первых, в статье употребляются термины, которые часто не понятны простым пользователям. Во-вторых, здесь есть еще BPMN-нотации с описанием бизнес-процессов, которые будут понятны специалисту, но не пользователю. К тому же за последнее время ко мне три или четыре раза обращались именно IT-специалисты, которые открывали свои магазины, либо консультировали своих клиентов. Если вы собираетесь открывать свой бизнес, который предполагает наличие склада, либо оказываете консультирование по внедрению программ и оборудования — данная статья будет вам полезна.
Зачем нужна автоматизация склада?
Сейчас в мою компанию достаточно часто обращаются клиенты по вопросам внедрения CRM-системы, увеличения продаж, оптимизации процессов и т. д.
Но на этапе анализа я, как правило, смотрю еще и на то, как построена работа склада (обыкновенно в компаниях всегда присутствует склад). И если я вижу какие-то “провалы” в работе склада, то непременно ставлю в известность руководство компании.
Какой смысл внедрять CRM-систему и систему увеличения продаж, если учет товара ведется неправильно? Если клиент, с которым вы так тщательно работали, применяя нововведения, закажет у вас в итоге товар, который будет в недостаче или пересортице, и отсутствует на складе? Получается, вы проделали напрасную работу?
Поэтому я всегда рекомендую для начала наладить систему хранения и учета товара и автоматизировать работу склада.
Обыкновенно склад малых и средних предприятий находится на самом примитивном уровне. Ведение складского учета ведется вручную. Точность учета при этом оставляет желать лучшего. Исходя из своего опыта скажу, что ведение складского учета ручным методом обходится предприятию гораздо дороже, нежели его автоматизация. При ручном методе сбора и ввода данных та информация, которая необходима, часто оказывается недостоверной. А увеличение стоимости обслуживания товара ведет к увеличению стоимости самого товара.
Автоматизация работы склада — сравнительно простая технология, внедрение которой не требует дорогостоящего оборудования или программного обеспечения. Таким образом, автоматизация если не напрямую сказывается на увеличении прибыли и объемов продаж, то текущие расходы предприятия снижает точно.
Штрихкодирование товара
В системах учета обязательно вводить данные о штрихкодах номенклатуры. Иначе ваша учетная система не распознает товар, и вы не получите полноценного учета. При заполнении информации о новой позиции номенклатуры предусмотрены два варианта формирования штрихкода:
Оборудование для складского учета
1. Сканер штрихкодов
Сканер штрихкодов — это компактное устройство, главной функцией которого является считывание информации с этикетки товара и передача её в учетную систему. Сканер штрихкода используется при сборке товара, при поступлении товара и реализации товаров клиенту.
Сканеры бывают разные по своим техническим характеристикам: одноплоскостные, многоплоскостные и т.д. Они отличаются качеством, скоростью, дальностью считывания и другими показателями.
Сканеры штрихкодов бывают проводные и беспроводные. Я рекомендую использовать беспроводные для того, чтобы не ограничивать мобильность сотрудника и не быть привязанным к месту. Да, они стоят в разы дороже, но зато это очень удобно.
2. Терминал сбора данных
Терминалы сбора данных — это специализированное устройство, представляющие собой портативный компьютер со встроенным сканером штрихкода.
Терминал предназначен в первую очередь для быстрого сбора, обработки и передачи информации о товаре при проведении инвентаризации, но также может использоваться при поступлении товара и сборке товара для отгрузки клиенту.
Терминал сбора данных имеет луч для сканирования; монитор, на котором мы можем увидеть, какой товар просканирован; и кнопочную панель для введения информации о количестве товара и для выполнения различных команд.
С помощью ТСД вы можете как сканировать весь товар подряд, так и считать штрихкод отдельной позиции и вручную ввести количество этого товара.
Терминал в отличии от сканера не только считывает штрихкод, но и накапливает информацию о просканированных штрихкодах у себя в памяти. Естественно, есть более дорогие устройства, которые могут связываться с базой данных и выдавать информацию об остатке товара и т. п. Но мы рассматриваем простейший вариант ТСД, когда нам просто необходимо провести инвентаризацию.
ТСД бывают разные, их стоимость варьируется от 25 тысяч рублей до заоблачных цифр (я видел ТСД за 250 тысяч). Эффективность ТСД в данном случае не зависит от цены. Какой я рекомендую использовать ТСД? Я рекомендую самый простейший, выполняющий операции сканирования, хранения и передачи данных в систему учета. Все новомодные системы на андроиде, с цветным дисплеем и другим продвинутым функционалом требуют квалифицированных специалистов, продуманной работы с этим оборудованием и хорошего программного обеспечения. Да, такие функции и не нужны, так как на конечный результат они не влияют. Поэтому чем проще — тем лучше.
Также при покупке ТСД необходимы такие комплектующие, как подставка и запасной аккумулятор. ТСД — это такое оборудование, которое быстро снимают с производства. Вы его купили, а потом можете не найти на него комплектующие, и вам придется либо искать их, либо покупать новый. Поэтому рекомендую сразу запастись аккумуляторами.
Зачем нужна подставка? Она связана с самой системой учета, через нее происходит передача данных из ТСД в систему. Кроме того, в комплекте с оборудованием обычно нет кабеля USB для связи подставки с компьютером, его тоже необходимо приобрести.
Еще один важный нюанс, который необходимо учитывать при покупке ТСД: вы можете купить одну или две подставки на четыре-пять терминалов. Почему? Сам терминал во время инвентаризации постоянно используется, подставка же используется короткий промежуток времени для выгрузки и загрузки данных из вашей системы в терминал данных в вашу учетную систему. Можно и подождать, так как сама выгрузка происходит 10-15 секунд в зависимости от скорости работы терминала. Клиентам я рекомендую приобретать 2 подставки и 5 ТСД на один склад среднего размера для проведения быстрой инвентаризации.
Кроме того, ТСД можно использовать при поступлении или реализации. Вы можете просканировать весь поступивший товар терминалом, и загрузить данные в документ поступления в учетной системе.
3. Принтер этикеток
Принтер этикеток – это устройство, с помощью которого изображение штрихкода наносится на этикетку. В учетной системе формируется этикетка, которая затем распечатывается на принтере.
Этикетки со штрихкодами необходимо печатать, как я уже писал выше, на товар, который не имеет штрихкода. Это бывает в том случае, если вы являетесь производителем товара, либо вы получили от поставщика товар, не имеющий штрихкода.
Какой покупать принтер этикеток? Я рекомендую покупать не самый дорогой, но и не самый дешевый принтер этикеток.
| № п/п | Наименование | Цена | Кол-во | Сумма |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Термотрансферный принтер этикеток Citizen CL-S 621 (черный) | 33014 | 1 | 33014 |
| 2 | Самоклеющаяся этикет-лента 30х20 (2000 шт.) полуглянец | 76 | 2 | 152 |
| 3 | BlueTooth лазерный сканер штрих-кода Honeywell/Metrologic 1202g, Voyager, BT, USB, с подставкой (черный) | 27411 | 2 | 54822 |
| 4 | Кабель интерфейсный USB (A-B) | 242 | 1 | 242 |
| 5 | Терминал OPH-1005 (в сборе) 4Mb flash, 64Mb RAM | 38293 | 2 | 76586 |
| Итого: | 164816 | |||
Теперь, когда товар проштрихкодирован, в учетную систему внесены данные о соответствии номенклатуры и штрихкода, оборудование закуплено, мы можем вести автоматизированную работу склада. Рассмотрим подробно, как это происходит.
Автоматизация складских процессов
Условно работу склада можно разбить на три процесса:
Поступление товаров от поставщика.
Как происходит операция приема товаров от поставщика?
Мы уже об этом говорили выше, но сейчас подробно рассмотрим саму процедуру. Если товар пришел без штрихкода, то есть два варианта развития событий:
Если продукция дорогая — я не рекомендую использовать второй вариант приема товара. Все-таки в этом случае сначала нужно проштрихкодировать товар, принять его, а затем уже начать продавать.
Надо запомнить правило: если товар пришел без штрихкода, если у нас мало времени и товар не очень ценный — мы его сначала можем оприходовать по количеству, не проводя через сканер штрихкода, а потом уже штрихкодировать и наклеивать этикетки.
При наклейке на товар этикеток со штрихкодами есть один полезный прием. Он очень простой, но значительно облегчает работу:
Если вы сделали заказ поставщику, и знаете, какое количество товара придет, вы распечатываете этикетки заранее. Бывает так, что товар либо весь не заштрихкодирован, либо известно, какой товар не будет обладать штрихкодом — вы заранее генерируете штрихкоды на такой товар в учетной системе и распечатываете все этикетки на товар будущего поступления. Количество этикеток должно совпадать с количеством ожидаемого товара.
Затем при поступлении товара от поставщика, вы можете не считая его, просто наклеить этикетки. Если не осталось этикеток и необклеенного товара — значит, количество товара соответствует тому, что вы заказали. Если остались лишние этикетки (такое бывает), значит, товар не довезен. Если этикеток не хватило — значит, привезли излишек или налицо какая-то пересортица (возможно, наклеили штрихкод не на тот товар). В этом случае надо сразу выяснять, где вы ошиблись, или что не довез поставщик.
Итак, для оприходования товара от поставщика или любого другого оприходования необходим сканер штрихкодов и принтер этикеток. Также поступление можно делать терминалом сбора данных: считываем все штрихкоды терминалом, а затем всю информацию единовременно или частями загружаем в документ поступления товаров в учетную систему.
После того, как товар проэтикирован, вы его раскладываете. Про адресное хранение, когда ваш склад поделен на секции, и в определенную секцию вы кладете определенный товар и отмечаете это в системе — я здесь говорить не буду. Использовать или не использовать адресный склад — каждый решает сам. Но я не рекомендую его использовать на малых и средних предприятиях, так как сотрудники начинают ошибаться, они не могут рассчитать правильно площадь и объем своего склада и тому подобные вещи. Поэтому в данной статье не будет рассматриваться такой вариант, как адресное хранение, серийный учет и тому подобные вещи. Это масштабирование, усложнение системы, но на суть работы это не влияет.
После того, как мы товар приняли, он у нас хранится, мы должны контролировать товар, вести его учет, делать так называемую инвентаризацию и при необходимости оформлять перемещения товаров.
Хранение и учет товара на складе
Хранение и учет товара предполагает проведение инвентаризаций и перемещение товаров между складами и помещениями. Перемещение товаров происходит путем считывания штрихкодов — здесь я не буду углубляться в описании. Документ Перемещение представляет собой одновременную выдачу товара с одного склада-источника и поступление на склад-получатель. Вы открываете документ Перемещение товаров и сканируете в него необходимый товар.
Давайте остановимся подробнее на инвентаризации. Как она происходит? Какое оборудование для этого нужно?
Инвентаризация — это проверка наличия товаров на определённую дату путём сличения фактических данных с данными системы учёта.
Из моего опыта скажу, что неправильно делать инвентаризацию своими силами. Многие компании проводят инвентаризацию своими силами, аргументируя это тем, что их сотрудники очень хорошо знают товар, в отличие от сторонних специалистов. Но это неправильно, так как получается, что работник склада сам себя проверяет.
Идеально, если для проведения инвентаризации будут привлечены сторонние компании (аудиторы или 1с-ники), либо если такой возможности нет — привлечь сотрудников своей же компании, но из других отделов, не связанных с работой на складе. Почему это необходимо? Потому что, повторюсь, нельзя, чтобы человек проверял сам себя.
Бывали, такие случаи, когда инвентаризация (в особенности если это была первая инвентаризация) была поводом списать все свои огрехи, воровство и т.д. и т.п. Особенно если человек работает долго. Если по результатам инвентаризации — все сошлось, это должно вызвать у вас подозрение, скорее всего здесь дело не чисто, налицо обман системы сотрудником.
При мне был такой случай, что складовщик “находил” товар после выявления недостач в результате инвентаризации. Это выглядело крайне подозрительно.
Также напомню, что инвентаризация должна проводиться в выходные дни или в нерабочее время, чтобы не происходило движения товара. Многие компании этим пренебрегают, а после ищут, откуда взялась недостача.
Как происходит инвентаризация? Сотрудник или несколько сотрудников (если несколько сотрудников — склад разбивается на секции) считывают товар на стеллажах один за другим, используя терминал сбора данных. Каждый сотрудник идет и сканирует товар, который ему попадается в своей секции. Затем ТСД устанавливается на подставку и данные загружаются в учетную систему.
Информация из ТСД поступает в виде документа Инвентаризация товара или Пересчет товара с информацией, какой товар был просканирован во время этой работы. Затем необходимо удалить данные из терминала, после чего можно сканировать следующую порцию данных, пока не будет просканирован весь товар.
Какие нюансы необходимо учитывать при автоматизированной инвентаризации товаров? Если вы сканируете товар в несколько заходов существует такая проблема: при загрузке данных из терминала в учетную систему, предыдущие данные из документа Инвентаризации удаляются.
Как мы обычно поступаем в таких случаях? Создается несколько документов Инвентаризации данных, где записывается, кто сканировал, и какой стеллаж. Потом мы берем и объединяем данные из нескольких документов в один путем копирования.
Выдача товаров
Теперь рассмотрим вариант отгрузки товаров клиенту. Обычно схема реализации товаров клиенту выглядит так:
И при такой схеме работы складовщик сообщает менеджеру о недостаче товара постфактум.
Как это можно решить? Я рекомендую внедрить между оформлением заказа клиента и оформлением реализации процедуру сборки товара:
Если мы сосканировали больше необходимого количества, то система выдает список лишних позиций. Если мы сосканировали меньшее количество — мы не сможем закрыть работу по заказу, пока весь товар не будет собран. Если же в сборке количество собранного товара совпадает с количеством к сборке — на основании этой сборки создается реализация товаров и услуг.
Если товара недостаточно, об этом сообщается менеджеру, менеджер уже связывается с клиентом по поводу заказа, но это уже другой бизнес-процесс.
Зачем нужна сборка товара? Если мы создаем сразу реализацию, это неправильно, потому что тогда наступают наши финансовые обязательства перед клиентом. Но на самом деле, пока мы не видим в наличии весь товар по заказу клиента, пока мы его не собрали, мы не можем сказать покупателю, что товар действительно есть в наличии.
Вы можете оформлять сборку товара не только при помощи сканера, но и при помощи терминала сбора данных. При этом весь собранный товар единовременно сканируется, и данные загружаются в документ Сборка товара.
Часто на предприятиях возникает вопрос: Что делать с весовым товаром, который мы продаем поштучно?
Бывает такое, что товар оприходуется по весу, а продается поштучно. Например, болты. Болты приходят килограммами, а продаете вы их штучно. Как здесь быть? Очень просто. В системе заводится две единицы измерения номенклатуры — шт и кг, указывается коэффициент, какое количество штук содержится в килограмме. При продаже и сборке товара сотрудник сканирует штрихкод этого товара и вводит продаваемое количество товара. При этом этикетки со штрихкодами не нужно наклеивать на каждую единицу товара. У складовщика есть листок со штрихкодами товаров, на который нельзя наклеить штрих-код, он сканирует и вбивает количество болтов.
При списании списывается количество как в штуках, так и в килограммах. Потом инвентаризация проводится уже по килограммам, товар взвешивается, и фактический вес сверяется с учетным. Благодаря коэффициенту всегда можно знать, сколько штук содержится в килограмме, сколько весит одна штука. И если пришло 50 кг болтов, а продали 1000 шт по 50 гр — у нас должно остаться количество — 0. Если ничего не осталось, значит все в порядке: 50 кг болтов пришло, 50 кг ушло.
