Какие чеки приложить к авансовому отчету
Чек и товарный чек для авансового отчета — это документы, подтверждающие расходы подотчетного лица. Принять к учету допускается только те формы, которые отвечают новым законодательным требованиям.
Почему бухгалтерия требует подтверждающие документы
В п. 6.3 указания ЦБ РФ №3210-У от 11.03.2014 сказано, что подотчетные лица обязаны сдавать авансовые отчеты вместе с подтверждающей документацией, но какой чек нужен для отчета в бухгалтерию, в указаниях Центробанка не сказано. По сути, это любой финансовый формуляр, подтверждающий расходы и содержащий обязательные реквизиты бухгалтерской первички. В противном случае бланк нельзя принять к бухучету.
Повсеместный переход на онлайн-кассы внес существенные изменения в порядок ведения расчетов с подотчетными лицами. Практически все продавцы товара, работ или услуг обязаны проводить покупку через онлайн-ККМ. Покупателю выдается фискальный кассовый чек (далее ФКЧ) или БСО нового образца. Закон №54-ФЗ четко определил, какой чек можно принять к авансовому отчету, и принятие к учету формуляров, не соответствующих новому регламенту по применению онлайн-касс, несет для компании налоговые риски.
Есть всего три дня, чтобы отчитаться! Сделать это помогут образцы и инструкции КонсультантПлюс. Получите бесплатно доступ на 2 дня, чтобы воспользоваться.
Требования к документам, подтверждающим расходы
В пункте 6.1 ст. 4.7 Федерального закона №54-ФЗ регламентированы единые требования к чекам для авансового отчета 2021 года. Норматив устанавливает более 20 реквизитов, к ним относятся:
Законодатели предусмотрели некоторые особенности, характерные для каждого вида фискальной документации.
Кассовый чек
Еще в 2019 году с введением Федерального закона №129-ФЗ от 06.06.2019 стали действовать новые правила, какие чеки принимаются к авансовому отчету в 2021 году, поэтому проверьте, чтобы фискальный бланк содержал дополнительные реквизиты:
Какие реквизиты допустимо не указывать в бумажном ФКЧ, определяет ФНС (п. 1.1 ст. 4.7 закона №54-ФЗ). Например, в нем могут отсутствовать номер смены и номер ФКЧ за смену.
Товарный чек
Подотчетные лица, отчитывающиеся в бухгалтерию, обычно прикладывают кассовый и товарный чеки для авансового отчета, хотя при наличии фискального (кассового) товарный необязателен. А разрешено ли принять авансовый отчет, если работник предоставил только товарный?
Да, организация вправе учесть расходы по авансовому отчету, к которому приложен только ТЧ (письмо Минфина №03-01-15/52653 от 16.08.2017). Работодатель не несет ответственности за то, что продавец не соблюдает кассовое законодательство.
К тому же подотчетное лицо или его руководитель не уполномочены проверять, обязан ли продавец применять онлайн-ККТ. Следовательно, признайте расходы, даже если работник сдал товарный чек без кассового для авансового отчета в 2021 году, но обратите внимание, что такие документы могут повлечь налоговые риски в части признания расходов при налогообложении.
Чек, полученный в электронной форме
Если подотчетнику выдали электронный ФКЧ, то он тоже является фискальным документом, подтверждающим расходы. Достаточно ли чека для авансового отчета? Да, достаточно, но документ необходимо распечатать.
Для этого скачайте онлайн-чек по ссылке из сообщения, направленного продавцом на электронную почту или в СМС. Затем электронный документ распечатайте и приложите к АО. Цифровой бланк должен содержать все реквизиты, предусмотренные приказом ФНС №ММВ-7-20/229@ от 21.03.2017 (ред. от 29.08.2019). В противном случае документ не является подтверждением затрат по подотчету.
Бланки строгой отчетности
Вместо ФКЧ продавец вправе выдавать специализированные БСО. Платежная квитанция без кассового чека к авансовому отчету принимается на общих основаниях. Требования к реквизитам бланка строгой отчетности те же, они закреплены в п. 6.1 ст. 4.7 Федерального закона №54-ФЗ.
Какими документами нельзя подтвердить расходы
Представители Минфина и ФНС неоднократно указывали бухгалтерам на то, какие чеки нельзя принимать к авансовому отчету:
Электронный посадочный талон
Оплату проезда командированных работников учитывайте в налоговых расходах на основании распечатанного электронного билета, посадочного талона (письмо Минфина №03-03-06/1/4908 от 28.01.2020).
При потере электронного билета расходы на перелет подтвердит справка авиакомпании, что командированный летел рейсом, указанным в билете. Если нет справки, Минфин разрешает обосновать расходы билетом и документами, косвенно подтверждающими перелет (письмо Минфина №03-03-05/12957 от 28.02.2019), — отметкой в загранпаспорте и т. п.
Оформление авансового отчета: общие правила
Общие правила заполнения авансового отчета таковы:
За нарушение срока работника можно наказать материально.
Как правильно заполнить авансовый отчет
Авансовый отчет условно можно разделить на 3 части:
Подписывают отчет работник, бухгалтер и главный бухгалтер. Затем он передается руководителю на утверждение — соответствующий гриф есть на лицевой стороне документа.
Авансовый отчет может составляться не только в бумажном, но и в электронном виде.
Построчный комментарий по заполнению авансового отчеты подготовили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ бесплатно к системе и переходите к указаниям.
Изменений по авансовым отчетам в 2021 году не было – этот документ по-прежнему обязателен для заполнения. Если авансовый отчет составляется в электронной форме, необходимо использование электронной подписи всеми сотрудниками, участвующими в его заполнении (письмо Минфина от 20.08.2015 № 03-03-06/2/48232).
Ознакомиться с примером и образцом заполнения авансового отчета вы можете на нашем сайте. Рассмотрим условный пример.
Допустим, 21.01.2021 ООО «ИКС» выдало своему сотруднику Смирнову О. Д. деньги в размере 20 000 руб. на приобретение 5 картриджей для принтеров. Неиспользованных авансов за ним не было. Покупка была совершена в тот же день, а отчет работник представил на следующий день, т. е. 22 января.
Работник потратил всего 18 950 руб. (НДС покупка не облагалась т. к. продавец применяет УСН). Неиспользованные средства в размере 1 050 руб. он вернул в кассу сразу при сдаче отчета в бухгалтерию.
Приведем образец заполнения авансового отчета для данной ситуации.
Итоги
Заполнение авансового отчета требует совместной работы подотчетного лица и бухгалтера. Заполненный отчет, подписанный главным бухгалтером и руководителем, является документом, на основании которого отражаются операции в учете.
Дополнительно материалы по теме расчетов с подотчетными лицами смотрите в статьях:
Особенности авансовых отчетов в бухгалтерском учете
Кому можно выдавать суммы под отчет
Для решения каких-либо производственных задач работодатель может выдать денежные средства своему работнику. Поскольку за эти денежные средства работнику нужно отчитаться, представив работодателю авансовый отчет, то считается, что они выданы под отчет.
До 2014 года было принято, что получать под отчет наличные деньги следовало только из кассы работодателя и сделать это могли только его штатные работники.
С 2014 года ситуация изменилась:
Нелишним будет также установление работодателем перечня лиц, которые могут получать денежные суммы под отчет. Такой перечень утверждается приказом руководителя предприятия или приводится в учетной политике.
Лица, получившие деньги под отчет, должны составить авансовый отчет на потраченные ими денежные суммы, а также предоставить первичные документы, доказывающие расходы. Это правило осталось без изменений.
Проверка бухгалтером авансового отчета
Подотчетное лицо обязано отчитаться о выделенных ему под отчет денежных суммах в течение определенного времени после:
С 30.11.2020 срок сдачи подотчетным лицом авансового отчета организация может установить самостоятельно, отразив его во внутренних локальных актах, например, в своей учетной политике или положении о командировках.Требование о том, что АО должен представляться не позднее 3 рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы подотчетные, или со дня выхода на работу, отменено.
Заявление должно иметь визу руководителя предприятия о разрешении выдачи под отчет денежных сумм.
Образец заявления на подотчет вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный полный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.
Авансовый отчет составляется подотчетным лицом по форме АО-1. Можно также использовать самостоятельно разработанный и утвержденный на предприятии бланк. Он должен не противоречить требованиям закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ в части обязательных реквизитов первичного учетного документа.
На оборотной стороне отчета формы АО-1 работник построчно перечисляет произведенные им расходы, указывая реквизиты оправдательных документов и суммы. Оправдательные документы нужны для каждой из строк и могут быть представлены любыми документами, содержащими указание на факт осуществления оплаты по ним.
Бухгалтер проверяет правильность внесения в авансовый отчет сумм по представленным оправдательным документам, при необходимости делает их разбивку, проставляя счета бухгалтерского учета. Лицевая сторона отчета также заполняется бухгалтером. Подотчетному лицу выдается отрывная расписка о сдаче авансового отчета.
Неиспользованные подотчетные суммы должны быть возвращены работником в кассу предприятия. Однако если работник не вернул остаток неизрасходованных по сданному авансовому отчету средств, с 19.08.2017 это не служит основанием для невыдачи ему денег под очередные расходы.
В случае оправданного перерасхода (работник израсходовал больше, чем было выдано, и это согласовано руководителем) денежные суммы возмещаются подотчетному лицу. Всего на авансовом отчете должно быть 4 подписи: подотчетного лица; бухгалтера, проверившего отчет; главного бухгалтера и руководителя, который его утверждает.
Бухгалтерский учет авансовых отчетов
Рассмотрим некоторые бухгалтерские проводки по учету авансовых отчетов.
ООО «Загадка» под отчет из кассы выдало своему штатному сотруднику наличные средства в размере 50 000 руб. на хозяйственные расходы (приобретение строительных материалов). Авансовый отчет был сдан работником в установленный на предприятии срок, расходы подтверждены документально. Сотрудник израсходовал 38 000 руб., в том числе НДС 5 797 руб. Оставшиеся наличные деньги были возвращены им в кассу предприятия.
В бухгалтерском учете будут сделаны следующие записи:
Более подробно о правилах отражения НДС по авансовым отчетам читайте в статье «Порядок отражения НДС по авансовым отчетам в бухгалтерском учете».
Итоги
Авансовый отчет представляет собой свод информации о полученных сотрудником денежных средствах, израсходованных из этих средств суммах и оставшемся неиспользованным остатке денег (или их перерасходе). Каждая из израсходованных сумм подтверждается своим оправдательным документом, на основании которого бухгалтер делает соответствующую бухгалтерскую проводку или проводки, если сумма требует разбивки (например, при выделении НДС или разделении суммы, оплаченной одновременно за материалы и за услуги).
Авансовый отчет: как составить, типичные ошибки и их корректировка
Составленный, проверенный и утвержденный авансовый отчет является основанием для принятия к учету расходов, которые произвело подотчетное лицо. На что нужно обратить особое внимание при составлении авансового отчета, какие изменения в законодательстве на него повлияли — речь об этом пойдет в сегодняшней статье.
Тезисы об авансовых отчетах:
Рассмотрим оформление авансового отчета через призму типичных ошибок.
Ошибка 1. Отсутствие локальных нормативных актов
Законодательно обязанность разрабатывать ЛНА по подотчету не закреплена, но на практике документ пригодится как работникам — они будут четко знать регламент работы с подотчетными средствами, так и работодателям — руководитель сможет отслеживать соблюдение правил и сроков.
Рекомендуем установить в ЛНА следующие сроки и правила:
Обычно такие правила объединяют в Положении о расчетах с подотчетными лицами. Оно поможет решить конфликтную ситуацию внутри организации, защитит компанию при проверке, обоснует права работника и работодателя в суде.
Обратите внимание: с 30.11.2020 отменен 3-дневный срок для авансового отчета подотчетным лицом (Указание Банка России от 05.10.2020 № 5587-У). Срок сдачи авансового отчета устанавливается руководителем, индивидуальным предпринимателем (пункт 6.3 Указания ЦБ № 3210). Выдавать новый аванс, даже если не израсходован предыдущий, с 30 ноября 2020 тоже можно.
Ранее для составления авансового отчета использовалась унифицированная форма № АО-1. Но с 1 января 2013 года компании вправе разрабатывать свои формы первичных документов. Главное, чтобы в них присутствовали обязательные реквизиты согласно пункту 2 статьи 9 Закона «О бухгалтерском учете»:
Составление авансового отчета
Зачастую бухгалтера используют унифицированную форму, тем более, что она предусмотрена программами учета. По правилам подотчетное лицо должно заполнять часть отчета, где указываются приложенные документы, суммы в них и вид расхода. Но чаще это делает сам бухгалтер.
Шапку отчета — с наименованием компании, ее данными, можно не заполнять от руки, а сразу сделать частью бланка. Так удобнее. Заполнять отчет смешанным способом — автоматизировано и вручную закон не запрещает.
Если вы применяете «стандартный» отчет АО-1, то заполнять его следует так:
1. Указать дату составления авансового отчета, структурное подразделение (если есть), в котором работает сотрудник, ФИО, табельный номер, должность и назначение выданного аванса (например, «на покупку материалов»).
2. Заполнить таблицы (см. рис. 1):
3. Далее указывается количество приложений к авансовому отчету, то есть документов, которые подтверждают расходы и следуют подписи ответственных лиц.
Осталось обратить внимание на строку с утвержденной суммой отчета. Она может отличаться от суммы, которую указал сотрудник. Причины — нет подтверждающих документов на расход, документы оформлены ненадлежащим образом, не хватает документов (например, прилагается товарный чек, но нет кассового).
Бухгалтер сверяет сведения, которые указал работник (на оборотной стороне отчета) с оригиналами документов.
Не важно какой документ используется у вас — АО-1 или собственный бланк, печать организации на авансовом отчете не нужна.
Если в авансовом отчете допущена ошибка, ее можно исправить (в соответствии с частью 7 статьи 9 Закона № 402-ФЗ, пунктом 4.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, пунктом 16 Положения № 34н):
В форме АО-1 есть отрезной корешок. Он подтверждает факт передачи от работника бухгалтеру отчета и документов к нему — эта часть передается подотчетному лицу.
Ошибка 3. Неверное оформление приложенных документов
Конкретный перечень документов, подтверждающих расходы, которые работник должен приложить к авансовому отчету, не определен законодательством.
Как минимум, это будут кассовые чеки. Пунктом 6.1 статьи 4.7 Федерального закона № 54-ФЗ установлены требования к чекам (наличие реквизитов):
В отдельных случаях к авансовому отчету можно не прикладывать бумажные кассовые чеки.
Документы, в которых отсутствуют обязательные реквизиты, принимать к учету нельзя, возместить (учесть) расходы по ним тоже. Поэтому сотруднику либо придется заново запросить документы, оформленные надлежащим образом либо придется вернуть деньги работодателю ( нет документов = нет расхода ).
Бухгалтер также не должен принимать документы, которые:
Без подтверждающих документов можно учесть только один вид командировочных расходов — суточные.
Другими документами, подтверждающими расходы, могут стать: акты, накладные, билеты, договоры аренды, путевые листы и т. д.
Ошибка 4. Неверный учет расходов в бухучете
В бухгалтерском учете расчеты с подотчетными лицами учитываются на счете 71. Записи на счетах учета делаются на основании утвержденного авансового отчета и приложенных к нему документов.
Типовые проводки выглядят так:
Выданы деньги под отчет из кассы (такая же проводка делается при выплате перерасхода)
Перечислены средства под отчет со счета организации (ИП) на карту работника (такая же проводка при переводе перерасхода)
Израсходованы сотрудником средства по корпоративной карте (если есть возможность оперативного контроля за движением средств, например, сразу видно, по карте какого сотрудника прошло списание)
Если нет оперативного контроля, то сначала средства, использованные по корпкарте, отражаются, как переводы в пути (57 счет) и затем относятся на конкретное подотчетное лицо
Расходы в командировке (суточные, проживание, проезд и др. подобные) отнесены на счета учета затрат
Оприходованы материалы (товары), купленные подотчетным лицом
Отражена оплата материалов (других покупок, оплата услуг, работ), совершенная подотчетником
Возвращен в кассу неизрасходованный остаток подотчетной суммы
Подотчетник вернул остаток на расчетный счет (переводом)
Если бухгалтер допустил в проводках ошибку, то порядок исправления зависит от периода, в котором была обнаружена ошибка:
Авансы поют романсы: как без ошибок заполнять авансовый отчет
Для контроля расхода средств, выданных сотрудникам, используется авансовый отчет. С его помощью также можно отчитаться об оплате услуг или приобретении товаров в интересах фирмы без предварительного получения денег. Правда последний подход не приветствуется налоговыми органами.
Учет и расчеты, связанные с подотчетными суммами, регулируются на законодательном уровне Указанием Банка России №3210-У, Планом счетов и инструкцией к нему, Законом о бухучете №402-ФЗ, Положением, утвержденным Постановлением правительства №749 от 13.10.2008, Трудовым кодексом и другими актами. Дополнительно необходимо руководствоваться разъяснениями и письмами таких ведомств, как Минфин или ФНС.
Правила работы с подотчетниками внутри компании регламентированы приказами и положениями. Например, положением о командировках или расчетах с подотчетными лицами, графиком документооборота. Форму можно использовать типовую – АО-1 или разработать самостоятельно, сохраняя главные реквизиты:
Обратите внимание! Нестандартная форма входит в состав учетной политики или является приложением к ней, как и другие бланки, используемые в деятельности. В программах учета обычно используются типовые формы.
Утром деньги – вечером стулья
Принцип, который практиковал герой фильма «12 стульев», применим и к авансовому отчету. Судя по п. 6.3 Указания №3210-У и п. 10 «Положения…» сначала нужно выдать деньги работнику, чтобы потом он за них отчитался. Зато статья 168 ТК РФ говорит о возмещении командировочных расходов (что можно рассматривать как компенсацию без предварительной выдачи средств). Рекомендуется в локальных актах предусмотреть возможность возмещения, поскольку закон этот момент четко не регулирует.
Для получения денег нужно подать заявление с указанием суммы и срока, на который они выдаются, либо заручиться распоряжением руководителя (другого лица, обладающего полномочиями) на такую выплату.
Важно! Если перечисление происходит на личную банковскую карточку, то следует получить согласие подотчетника на подобную операцию. Например, при подаче заявления на перевод зарплаты включить в текст фразу: «прошу переводить заработную плату и другие доходы, а также подотчетные средства на мою банковскую карту».
Сначала тратим – потом получаем
Возмещение потраченных в интересах компании денег налоговая инспекция в одно время активно приравнивала к продаже. В понимании государства работник продавал работодателю товары, и нужно было удержать у него НДФЛ, а фирме начислить НДС (на ОСНО) и включить в налогооблагаемую базу (на ОСНО и УСН). Сейчас такие ситуации встречаются намного реже.
В идеале на подобные покупки надо просить предоставить служебную записку с указанием причин, которые подвигли работника на трату собственных средств. Конечно, мало кто так делает, достаточно получить утверждение отчета начальником и можно сказать, что руководство признало затраты обоснованными.
Корпоративная карта – головная боль бухгалтера
Причина того, что у бухгалтеров сводит зубы при упоминании корпоративной карты простая: используют ее в основном руководители. Доказать директору – единственному участнику или владельцу большей части активов, что средства на счете компании и его личные надо разделять, непросто. По привычке начальник использует корпоративную карту как простую дебетовую, в том числе для личных нужд.
Учитывая, что карточка особая и платежи по ней отражаются непосредственно в выписке, надо правильно оформить затраты. Для этого есть два варианта действий.
Первый, когда есть постоянный доступ к банку, выписки идут день в день и можно проконтролировать движение средств:
Второй, когда нет возможности отследить перемещение денег оперативно, нет данных банка о платежах:
Кто бы ни пользовался корпоративной картой, он должен представить подтверждающие документы: чеки, накладные, квитанции, акты и т.п. Хорошо, если они будут оформлены на организацию, а не на частное лицо – подотчетника.
Правда предупредить продавца, что оплата происходит не обычной дебетовой карточкой, обычно забывают и несут в бухгалтерию просто кассовые чеки (об особенностях онлайн-касс поговорим ниже). Можно ли принять такие расходы к учету? Да, можно, в данном случае все происходит по аналогии с обычными расчетами по подотчету.
Обратите внимание! Если оплачиваются покупки или услуги по договору, который заключен с компанией, то и документы оформляются на нее, а не на физическое лицо.
Срок для предоставления авансового отчета по командировке — не позднее 3-х рабочих дней после возвращения из нее. Для других случаев время ограничено теми же тремя рабочими днями, но отсчет идет со дня окончания срока, на который были выданы денежные средства. Последний устанавливается руководителем, значит, он может составить и месяц, и два, и год.
До августа 2017 года нужно было обязательно отчитываться за предыдущий аванс, чтобы получить следующий. За нарушение следовал штраф до 50 000 рублей на организацию и до 5000 рублей — на должностное лицо. После – один из абзацев Указания №3210-У убрали, и штрафные санкции больше не действуют.
О чеках онлайн-касс и не только
Принося бухгалтеру ворох чеков и предоставляя ему разбираться с бумагами, работники забывают, что следует не просто получить документы, но и проверить их соответствие законодательству и внутренним требованиям. Неправильно оформленные расходы бухгалтер не примет к учету, руководитель не утвердит, а значит, их не возместят.
Разберем самые распространенные ошибки
Важно! Это можно сделать, если работник согласен с основанием и суммой удержания. Времени на принятие руководством решения об удержании задолженности дается всего 1 месяц со дня окончания срока для возврата аванса.
На последнем пункте остановимся подробнее. В самом начале мы упоминали данные, которые должны быть в авансовом отчете. Большая часть — это и есть обязательные реквизиты: название организации или полностью фамилия имя и отчество ИП, наименование и дата документа, ФИО, подписи, должности ответственных лиц, суть хозяйственной операции, стоимостное и количественное выражение показателей. В первую очередь проверяется наличие этих данных – чего-то не хватает, значит нужно переоформить его или дополнить.
Чеки онлайн-касс вдобавок должны содержать и другие реквизиты, например:
Важно! Летом 2019 года к перечисленным выше добавились новые реквизиты. Если речь идет о проведении платежей между индивидуальными предпринимателями и/или компаниями, когда используются банковские карты или наличный расчет, то в чеке указываются обязательно такие данные, как наименование (ФИО для ИП) и ИНН покупателя, сведения о товаре (страна, акцизы, таможенная декларация).
К неверно заполненным относятся документы, в которых:
Что касается формы. Наиболее распространено выставление документа, несоответствующего сути операции. Например, на оказанные услуги выдают товарный чек вместо акта.
К исключительным случаям относится появление подделок. Распознать их нелегко. Допустим, в бухгалтерию предъявляются чеки со всеми необходимыми реквизитами и фискальными данными. При выездной проверке инспектор ФНС решает удостовериться в подлинности чеков. Оказывается, что контрагентов с указанными ИНН, не существовало. Выбила чеки фирма-однодневка, зарабатывавшая таким образом деньги.
Бывает, что работники приносят документы, на печати или в реквизитах которых указан другой город. Понятно, если речь о командировке в ту местность, вопросов не возникает. Если сотрудник никуда не выезжал, проверьте предприятие, указанное в чеке, через бесплатный сервис ФНС.
В 2019 году, да и вообще последние годы, с развитием различных кэшбэк-сервисов и бонусных программ сотрудники совершают одну роковую ошибку – оплачивают покупку в рабочих целях баллами, накопленными на личной карте скидок. Естественно в чеке оплата отображается как расчет бонусами, возместить эти затраты организация не может.
Особенности командировочных расходов
Во-первых, суточные раньше подтверждались командировочным удостоверением, а с его отменой вычисляются по приказу, документам на проезд и проживание, отметкам в загранпаспорте (если речь о командировке за пределы страны). Остаются руководители и бухгалтера, которые требуют подтверждения расходования суточных. Это незаконно.
Суточные начисляются за каждый день, в том числе за время пути и простоя (даже по вине работника), выходные и праздничные дни. Если есть возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного проживания (определяется руководителем, исходя из условий и необходимости) или командировка длилась один день, то суточные не положены (пункт 11 «Положения …»).
Кстати! Размер суточных, не облагаемых НДФЛ, разный на территории РФ и за границей. Для России предел — 700 рублей, для зарубежья — 2500 рублей в день. День пересечения границы при следовании в командировку считается по «тарифу» для заграницы, в обратную сторону – по «тарифу» для РФ.
Во-вторых, организация вправе прописать в локальных документах правила оплаты проживания и проезда. Можно указать, что возмещаются только расходы на билеты эконом-класса, один сотрудник может занимать только односпальный номер и т.д. Аналогично прописываются исключения из правил или зависимость затрат от должности.
В-третьих, постарайтесь предусмотреть различные ситуации, применимые к вашей деятельности: поездки заграницу – где и как меняем валюту, вояж на автомобиле «в поля» – как прописывать маршрут движения, если в пути нет населенных пунктов, работник решил остаться в месте командировки на период отпуска – как будут оплачены обратные билеты. Чем точнее все будет прописано в положениях, тем проще будет вести учет и меньше проблем вызовут вопросы проверяющих.
При работе с авансовыми отчетами мотивируйте персонал на их точное заполнение и предоставление всех необходимых документов:
