Формирование документа «Концепция проекта»
Любой проект начинается с идеи, которая требует реализации. Но, прежде чем предпринимать усилия по воплощению идеи в жизнь, следует оценить целесообразность реализации проекта, в том числе с экономической точки зрения. Для этого необходимо формирование документа «Концепция проекта», описывающий его актуальность, цели и задачи. Если идея получает положительную оценку и признается перспективной, то она получает возможность развития, и проект начинает свой путь, открывая жизненный цикл со стадии инициации.
Как возникает проект
Инициация проекта – это убеждение руководства организации или инвесторов, а также других заинтересованных лиц в необходимости выполнения проекта. Фаза инициации проекта подразумевает определение целей проекта, а также взаимосвязанных с ними целей продукта проекта. Успех проекта определяется достижением конкретных показателей по каждому сформулированному результату в определенные сроки.
Необходимым условием эффективного управления проектом является тщательное документирование всех действий, связанных с исполнением проекта, поэтому результатом фазы инициации является документ, который может быть назван концепцией (или паспортом) проекта.
Определение концепции проекта
Концепция проекта – это документ, описывающий общие положения проекта, его цели и способы достижения этих целей.
Концепция проекта может содержать следующие элементы (или разделы), составляющие структуру соответствующего документа:
Применение концепции проекта
Таким образом, концепции проекта также можно дать следующее определение: это документ, с которым инициатор выходит на презентацию своего замысла к руководству с целью его одобрения и последующей реализации инвестиционного проекта.
Концепция содержит в себе некую дорожную карту с ключевыми событиями и основными этапами реализации проекта, которая в дальнейшем помогает руководителю проекта сформировать детальный план работ и определить контрольные точки с заранее определенными показателями эффективности.
На основе концепции проекта также составляется бюджет проекта и регламент взаимодействия участников проектной деятельности.
Необходимость концепции проекта и цели ее написания
Концепция позволяет не просто описать, но и формализовать идею, обосновать ее реализуемость и эффективность, оцифровать основные и промежуточные результаты реализации проекта и определить ключевые факторы успеха.
Таким образом, концепция проекта является незаменимым инструментом защиты проекта на стадии инициации, а также является основой для формирования документов на стадии планирования проекта и преследует следующие цели:
Этапы формирования концепции проекта
При составлении концепции проекта, как правило, используют готовые шаблоны документов, принятых в компании. Также используется опыт подготовки аналогичных документов по другим проектам. Главную роль в данном процессе играет квалификация руководителя проекта, а также менеджера, ответственного за ее разработку.
Условно бизнес-процесс подготовки концепции проекта можно разделить на четыре этапа.
Примеры концепции проекта
Далее представлены примеры концепций проектов, реализуемых в разных отраслях и сферах деятельности, разработанных студентами специальности «Прикладная информатика» УГАТУ в рамках курсовых работ по дисциплине «Проектный практикум»:
Как сформулировать концепцию проекта?
Ситуация напоминает детскую игру «испорченный телефон». Заказчик рассказывает о своем проекте менеджеру. Проект-менеджер делает пометки, что должно быть на сайте или в приложении, но опускает часть задач, потому что они кажутся очевидными. Дизайнер получает неполную информацию и строит работу без точного учета первоначального замысла.
В результате при создании продукта принимают противоречивые решения, которых можно было бы избежать, наладив единое видение между всеми участниками процесса.
Основой для единого видения является концепция проекта. На каждом этапе разработки концепция последовательно детализируется. Именно поэтому важно задать верный вектор в самом начале пути.
В этом может помочь простая формула, построенная на наблюдении (да простят меня читатели знакомые с теоретической физикой и высшей математикой за такой подход): в основе успешного проекта — работоспособная система. В основе работоспособной системы — учет интересов заказчика и целей пользователей, которые достигаются с помощью проекта.
Любая формула — формальность. При использовании необходимо переводить на человеческий язык.
Концепция проекта = мы (краткое описание проекта) помогаем (описание основной аудитории проекта) достигать (описание целей пользователей) для (описание целей владельцев проекта).
Необъективные авторские примеры использования
Spark.ru
Мы тусовка технологичных проектов, помогающая стартапам делиться знаниями и приобретать с их помощью новых клиентов, инвесторов и партнеров, созданная для получения профита от рекламы.
Meduza.io
Мы новостной портал для людей, уставших от официальных лент, созданный с целью создания и распространения новостей без указания свыше.
Отличия концепции от устава проекта
Правильно инициировать проект означает на четверть обеспечить его успех. Результатом этой стадии является начинающийся проект, определенный как объект управления и имеющий собственную авторизацию. Процесс инициации носит итерационный характер, поскольку ясность результатов его задач возникает не сразу и сопровождается несколькими очень важными решениями. На одном из первых шагов должна возникнуть концепция проекта, роль которой в российской управленческой ментальности бывает не всем понятна, поэтому предлагаю рассмотреть данный вопрос более детально.
Как возникает проект?
Можно ли в современном управлении компании рассматривать создание проекта в отрыве от потенциальных альтернатив, лучшие из которых собираются в проектный портфель? Вероятно, можно, и так происходило достаточно долгое время, пока менеджмент не вышел на определенный уровень понимания этих вопросов. В настоящее время уже достаточно трудно представить ситуацию, когда проектная задача принимается и воплощается обособленно, в отрыве от стратегии развития, программных решений и тщательной процедуры отбора.
Если мы посмотрим на жизненный цикл инвестиционного проекта (ЖЦП), то вспомним, что алгоритм реализации этой специфической задачи включает несколько фаз и ключевых судьбоносных моментов (вех). Нулевой точкой отсчета является старт (запуск) проекта, а конечным моментом выступает его закрытие. Но как это ни парадоксально может быть воспринято, запуск не является одномоментным событием. Внутри его и в течение первой концептуальной фазы возникают несколько континуумов, в моменты которых события могут развиваться по противоположным сценариям. И проект может не состояться еще до начала реализации. Это время событий:
Концепция проекта, одобренная проектным комитетом или первым лицом компании, как раз знаменует начало запуска его в работу. Однако не возникает вывода, что проект окончательно отобран в портфель и должен быть обязательно реализован в тактической перспективе. Возвращаясь к фазам ЖЦП, отметим, что обычно выделяются четыре его этапа: концепция, разработка, реализация и завершение. И если переводить проектную задачу в плоскость процессуального подхода, то в общем смысле можно заключить, что концептуальная фаза и этап разработки по совокупности действий соответствуют процессам инициации и планирования. Однако процессы планирования не заканчиваются с наступлением фазы реализации и продолжаются плоть до завершения.
В этой связи, под концепцией мы понимаем этап концептуального созревания проекта. Такое видение имеет существенное значение для организации проектной деятельности. В философском смысле концепция – это основная мысль, образ понятия и понимания предмета, общий его замысел и т.д. С данной позиции под концепцией часто понимают буквально визуальные образы, модели проектной реализации в строительстве, дизайне и других видах проектной практики. И концепция – это документ, с которым инициатор выходит на презентацию своего замысла к руководству.
Представленный выше алгоритм включает пункт 2, которым обозначен документ (концепция), занимающий центральное, но часто не судьбоносное место. Иногда невозможность найти инвестора или займодателя на приемлемых для проектоустроителя условиях способна заморозить идею. Даже если проект носит локальный характер и не требует глубокой предварительной проработки, ресурсный вопрос и оценка эффективности имеют ключевое значение.
Цели и процедура подготовки концепции
Составление проекта связано с процедурой формализации ключевой идеи. Ее продвижение начинается с представления руководству образа результата и действий в установленной форме и к конкретному сроку. В компаниях с развитым менеджментом этот срок обычно соответствует началу сессии стратегического планирования или составления годовых бюджетов. Желательно, чтобы разработка концепции проекта не была спонтанной инициативой, а носила выраженный систематический характер. В практике управления встречаются разнообразные формы документов концепции. Это связано с присущими бизнесу особенностями, включая специфику отрасли и сложившуюся деловую культуру. Ниже вашему вниманию представлен один из примеров концепции.
Как правило, замысел проекта носит выраженный проблемный характер. Разработка концепции проекта и продвижение его основной идеи следует начинать с оценки состава заинтересованных сторон в решении насущных проблем деятельности компании. При этом мало написать о проблемах, которые испытывают заинтересованные стороны, на полученной основе необходимо выявить критерии достижения эффектов от разрешения затруднений. Алгоритм подготовки концепции состоит из следующего перечня последовательных элементов.
Помимо обозначенных семи пунктов полезно написать о связи основного замысла со стратегией бизнеса, выразить предварительный прогноз по вероятной стоимости мероприятия и хотя бы приблизительно оценить риски. Главной целью концепции является продвижение идеи автора и первичное убеждение руководства в том, что на нее стоит обратить внимание при портфельном отборе. В отличие от концепции цель устава проекта иная. Он направлен на авторизацию, определение объекта деятельности, назначение руководителя команды проекта и распределение ролей среди участников.
Для создания проектов никогда не будет достаточно только идеи, концепции, устава и даже подробного плана. Нужно еще и многое другое. Тем не менее, я не один раз замечал, как правильно действующий руководитель среднего звена обеспечивал свое направление своевременными инвестициями только благодаря грамотно выполненной и представленной концепции. Для этого ему требовалось вовремя написать заявку в проектный комитет, выполнить определенную работу по оформлению и, конечно, быть убедительным в отстаивании своей позиции.
Ряд действий потом повторялся во взаимодействии между куратором и менеджером проекта. Часть информации попадала в текст устава практически без изменений. Но глубина проработки и природа документа менялась. Вместо презентационного инструмента появлялся микроконтракт руководства и ответственного ресурса по проектной задаче с соответствующими существенными условиями соглашения.
Разработка концепции проекта обеспечивает его продвижение к запуску, и хотя ее может выполнить отдельно назначенный сотрудник, главное заинтересованное лицо (автор самой идеи) стремится обеспечить развитие своего замысла. Иногда инициатором выступает собственник или генеральный директор. Тогда полный алгоритм подготовки концепции исполнять не требуется, достаточно бывает двух-трех предложений. Но обязательно нужно донести образ и ход мыслей до управленческой команды, чтобы можно было продолжить инициацию уже в формате устава, предварив его в установленных случаях бизнес-планом или кейсом.
Что такое концепция
Будучи дизайнером, вы наверняка часто говорили клиентам о том, что, работая над проектом, следует показать несколько концепций в течение какого-то промежутка времени, а будучи клиентом, слышали подобное от дизайнера или студии. Что ещё забавнее звучит, так как это немного не так.
Давайте сразу объясню крайне важный аспект. Концепт и концепция это разные вещи, занимающие соответственно разные позиции в процессе разработки любого проекта. Но практически все дизайнеры и уж тем более клиенты дизайнеров или студий, путают эти понятия, выдавая одно за другое. В процессе анализа таких ошибок, я решил понять, откуда проистекает эта болезнь и понял, что дело в низкой грамотности людей, которые преподносят подобную информацию как истину. В качестве примера приведу текст с сайта одного известного “онлайн-университета” как они себя называют, где подобный подход применяется повсеместно и не только в плане концепций (там в принципе забавный подход к обучению, я так понимаю основанный на байках фрилансеров из нулевых, главное, чтобы платили за курсы). Называть имён не будем, но давайте вместе просмотрим, что они рассказывают дизайнерам и как дела обстоят на самом деле.
С самого начала, стоит привести определения этих терминов, чтобы уже было понятно в чем кроется ошибка и дальнейшее повествование открывало глаза.
Концепт — это видение проекта. Его идейная составляющая в которой раскрывается понимание вектора разработки. Сайта, логотипа, айдентики, чего угодно и в любой из сфер дизайна.
Определение из википедии намного длиннее (как обычно) но также соответствует вышеописанному. На этом моменте, дизайнеры уже должны переписывать свои тексты с описанием услуг и процессом их оказания.
Концепция — это система описательных характеристик проекта. Более детализированный вариант развития проекта.
Концепция это следующий эволюционный виток концепта, когда набросок превращается в систему, где каждый аспект системы имеет общий образ, опирается на метафору и всю предпроектную информацию, такую как: брифинг клиента, исследование аудитории, метафора в рамках которой ведется разработка, сам концепт и многое другое. Если это сайт, то вот такое количество цветов будет, вот так будут выглядеть кнопки, такой стиль иллюстраций, такие сетки, формы и так далее и тому подобное. Из-за понимания объёма работы над концепцией, её презентацией, а также какое место в процессе разработки она занимает, моё лицо неизбежно заливается улыбкой когда я вижу текст похожий на этот.
Я не буду пускаться во все тяжкие и рассказывать для чего реально нужен прототип и сколько их бывает видов, иначе на разборе этого текста мне придется писать книгу, а это только первый скриншот. Давайте сфокусируемся на концепте, более подробно разберем то, что он из себя представляет и как его делать, так как именно его они описывают в тексте, а не концепцию.
Концепт необходим для построения видения проекта, например распространенным подходом является “референсный концепт” – это когда вы находите метафору (поиск ведется по гуманитарной формуле %Проект% как %что?%) и находя подходящую, используете уже существующие примеры подставляя их в контекст проекта, тем самым показывая клиенту как может это все выглядеть и работать, так можно существенно сократить время на проработку этого этапа.
Приведу пример из своей практики, я делал сервис для архитектурного бюро Меандр в 2019 году и показывал два концепта основанных на этом подходе. У нас уже были проведены все предыдущие этапы и я имел представление о контенте, аудитории и приоритетах сервиса. Сервис wrk.space нужен для того, чтобы понять как построить офис или переехать в новый, сколько это будет стоить, сколько на это нужно времени и так далее. К сожалению собственник пока не нашел подходящего времени на полноценный запуск и хоть и проект сдан, по факту он заморожен.
Так как сервис информационный и тем не менее даёт более или менее точную информацию для переезда и стройки, родилось две метафоры:
Комикс инструкция — основанный на американских комиксах времен холодной войны, которые печатали в газетах для информирования людей в понятной форме о том, что делать в случаях ядерного удара и где находятся убежища (очень похоже на реальный переезд). Сразу понятно, какой должен быть стиль иллюстраций, кнопок, цветов, подход к форме объектов и навигации. В процессе из этого понимания выливаются принципы концепции на которых она и держится. В концепте они не закреплены, а лишь показывают общее видение.
Я использовал в этом концепте иллюстрации Notion, чтобы показать стилистику и раскрыть метафору без отрисовки даже скетчей иллюстраций, тем самым сокращая время на проработку этапа.
Вторая метафора звучала как — “Сервис как команда помощников”. Где ответы на вопросы и просчеты дает не бездушный код, а команда помощников, которые персонифицировано решают проблемы каждого пользователя, тем самым показывая высокий уровень эмпатии сервиса к их проблемам. В плане визуализации, мы решили использовать стилистику 3D как раз вновь выходившую в тренды в то время, благодаря Pitch чьи иллюстрации и были использованы в качестве референсов. Второй концепт мы в итоге согласовали и запустили в продакшен.
Превращая концепт в концепцию мы собираем все описанное выше и систематизируем в таблицу, где расписываем тип контента и его стилистические качества в рамках проекта. Например в брендинге это выглядит вот так.
Лучший пример из всех, что можно привести для понимания работы механизма. Все аспекты проекта выведены и представлены визуально, так и вы и клиент понимаете уровень целостности проекта. Многие дизайнеры назовут это дизайн-системой и будут правы лишь отчасти, так как концепция демонстрирует лишь систематизированные принципы для создания дизайн-системы но не её саму.
А для того, чтобы аргументировать решения, достаточно обратится к их источнику — метафоре. А в случае с защитой концепции ещё и к таблице системы. Они обуславливают ваши действия при работе над проектом. Тем самым защита и презентация сомкнуться в одном тексте.
Изучайте вопрос и методологию разработки проекта, не только сайтов, а проекта как такового. У всех проектов есть общие моменты и точное понимание того, над чем вы должны работать в том или ином этапе существенно сократит срок разработки и подарит вам релевантный результат, который можно будет не только легко объяснить но и не стыдно будет показать.
Если у вас есть вопросы, оставляйте комментарии или пишите мне в личку в телеграме @burhudar Возможно я знаю ответ на ваш вопрос. Кому интересно, могут подписаться на мой телеграм канал, где я регулярно или почти регулярно пишу нечто подобное @burhudar_ch
Создание концепции проекта (project scope statement). Курс по управлению проектами, часть 8
Продолжение моего учебного курса по проектному управлению. Предыдущие материалы:
Порой, они даже друг другу противоречат.
Предположим, вы строите многоквартирный жилой дом. И зафиксировали в матрице требований пожелания к входным дверям от архитектора и от маркетолога. Первый просил, чтобы двери были железными. Второй настаивает на деревянных. Как поступить? Необходимо выбрать один из вариантов (это называется «калибровкой требований»).
Могу привести конкретный пример из своей практики. Мы реализовывали проект по модернизации колл-центра в связи с его переездом на другую площадку. Предстояло полностью переоснастить колл-центр, обучить персонал, заново запустить в работу. На момент начала проекта в колл-центре работал уже сложившийся коллектив из 40 человек, почти все женщины. В ходе сбора требований по проекту были опрошены почти все работницы, поскольку они были пользователями. И каждая сотрудница высказалась, чего бы ей хотелось, все требования зафиксировали. Но когда дошло дело до написания концепции, оказалось, что многие требования противоречили друг другу. Поэтому некоторые из них пришлось выкинуть. Менеджер не сообщил об этом пользователям заранее, поэтому после сдачи-приемки, когда уже обкатывалась вся система, почти 40 женщин были недовольны результатами проекта. Они активно «ябедничали» на плохую проектную команду и писали докладные записки на имя начальства.
Недовольство можно было бы существенно смягчить, если бы работницам сразу сообщили, что их требования выполнить не получится. Если есть объективная причина, почему выполнить то или иное требование невозможно, человек вынужден будет ее принять. Но вам надо будет это правильно объяснить. Процесс работы с требованиями, когда вы соотносите противоречивые запросы, оставляете правильные, а затем даете обратную связь заинтересованным сторонам, называется калибровкой требований.
Но вернемся к концепции проекта. В ней остаются только те требования, которые могут быть реализованы в проекте. И это уже не разрозненные тезисы, а целостный текст. Но его вид и содержание может отличаться в зависимости от того, какие правила у вас приняты. Например, если вы работаете в госсекторе, то концепция, скорее всего, у вас будет сделана по каким-то ГОСТам, если предстоит военная приемка, то будет выверен каждый миллиметр поля листа и использованного шрифта, появятся определенные требования к оформлению, потому что в этой сфере все делается по заранее определенным шаблонам. В айти сфере обычно совсем простые концепции. Если, например, вы делаете небольшой сайт, то концепция будет выглядеть как книжечка с картинками (в методологии Agile это называется wireframe). Сначала будет главная страница сайта, какие-то кнопки, надписи. Картинка – окошко, опять картинка. Подобный формат позволяет легко находить общий язык аналитикам, разработчикам и пользователям. Разработчикам не нужны дополнительные разъяснения, им по этим картинкам все понятно, что предстоит делать на проекте.
Важно помнить, что концепция может быть разного размера, с картинками, схемами или другими графическими элементами – все зависит от специфики проекта.
Следующий этап планирования содержания (и следующая тема) – иерархическая структура работ (ИСР).
Если вас интересует тема «Управления проектами» и вы хотите самостоятельно подготовиться к экзамену на сертификат Project Management Professional, то приглашаем пройти новый видеокурс Ивана Селиховкина «Подготовка к экзамену РМР»
