Как внедрить электронный документооборот в компании?
Затраты на приобретение специализированного программного обеспечения, его настройку и адаптацию даже в небольшой компании могут окупиться благодаря оптимизации работы высокооплачиваемых специалистов и ускорению бизнес-процессов
Обычно в компаниях обрабатывается большое количество документов. Некоторые из них должны храниться в бумажном виде. Но для многих документов подобные требования законодательством не установлены. Потому целесообразным может оказаться переход на электронный документооборот (ЭДО), особенно если учесть последние события, связанные с пандемией.
Поначалу использование электронной «первички» кажется сложным процессом. Однако электронный документооборот является эффективным инструментом бизнеса, поскольку помогает уменьшать временные и финансовые затраты. Именно поэтому его давно используют во многих странах мира, и российские организации уже тоже успешно применяют ЭДО.
Как осуществляется электронный документооборот?
Электронный документооборот – такой способ организации работы с документами, когда они формируются в электронном виде, без использования бумажных носителей, и передаются по телекоммуникационным каналам связи. Иными словами, это документооборот с применением информационной системы.
Существует много видов электронного документооборота. Так, его можно разделить на:
В первых двух случаях процесс выглядит так: документ (doc- или pdf-файл) заверяют электронной подписью и передают другой стороне через систему оператора ЭДО – этот процесс обычно сравнивают с передачей по e-mail. В функционал оператора входят: передача документов, контроль их формата и заверения электронной подписью, хранение архива. Для минимизации рисков непринятия электронного документа ФНС рекомендуется выбирать одобренных операторов ЭДО, список которых можно найти на сайте www.nalog.ru (налогоплательщики могут направлять жалобы на решения и действия налоговиков с помощью телекоммуникационных каналов связи – читайте об этом в статье «Как подать жалобу в налоговый орган через ТКС?»).
Электронные документы можно хранить на серверах или в электронных архивах с помощью специальных программ. Сроки хранения для них те же, что и для бумажных документов.
Электронная подпись
Чтобы электронному документу придать юридическую значимость, его необходимо подписать электронной подписью.
Электронная подпись (ЭП) – это информация в электронной форме, которая присоединяется к электронному документу и используется для определения подписавшего его лица. Она гарантирует, что это тот самый документ в том виде, в котором его отправили.
Закон устанавливает два вида электронных подписей – простую и усиленную. Вторая может быть квалифицированной (УКЭП) и неквалифицированной.
С помощью УКЭП можно работать с госорганами, сдавать отчетность в контролирующие органы, участвовать в электронных торгах, обмениваться документами с дистанционными работниками, контрагентами (письма, договоры, счета) и др.
УКЭП считается самой надежной. Электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях. При этом есть документы формализованные, которые надо обязательно подписать УКЭП. Есть неформализованные документы, которые по соглашению сторон могут быть подписаны простой электронной подписью, и они тоже будут легитимны. Например, вы логинитесь в системе ЭДО и отправляете оттуда неформализованный документ, и это уже является фактом подписания документа простой ЭП.
(В статье «Цифровая или “бумажная” подпись: что надежнее?» читайте о преимуществах и недостатках использования простой, усиленной квалифицированной и неквалифицированной электронных подписей, а также о том, что сервисы бесконтактного электронного документооборота экономят ресурсы и снижают риски, которые несет бизнес в процессе работы с бумажными документами.
В статье «Заключение и изменение трудового договора о дистанционной работе» можно прочитать о том, будет ли договор считаться заключенным, если при его оформлении не использовалась электронная подпись или если сотрудник сначала трудился в офисе, а потом устно договорился о дистанционной работе.)
Внедрение ЭДО
Рассмотрим, как ввести в компании электронный документооборот, который будет осуществляться через оператора ЭДО.
В зависимости от потребностей компании степень перехода на электронный документооборот может быть разной: одни процессы можно перевести в электронный формат полностью, другие – оставить в гибридной модели.
О внутреннем ЭДО на примере правового подразделения юрлица
В компании все структурные подразделения взаимосвязаны. Ежедневно между ними происходит обмен информацией и документами, и ЭДО помогает оптимизировать этот процесс. Так, почти в каждом бизнесе правовой департамент выполняет две основные функции – согласование договоров и подготовку претензий и исков, что требует взаимодействия с другими подразделениями. Внутренний ЭДО позволит ускорить юридические процессы и тем самым высвободить время сотрудников компании.
Подготовка претензий и исков
Запрос юристам о подготовке претензии, ответа на претензию или искового заявления выглядит как обычная заявка. Но для ее подачи нужны первичные документы, подтверждающие или опровергающие те или иные обстоятельства, которые лягут в основу создаваемого документа.
Программу, обеспечивающую электронный документооборот, можно настроить так, что направить заявку юристу будет невозможно без добавления необходимых документов. Это исключит случаи направления «пустых» запросов и возврата заявок на доработку инициатору. В правилах системы можно предусмотреть направление срочных заявок и др. Подготовительная работа по созданию заявки, сбору документов и получению информации может проходить в сроки, установленные в программе, с фиксацией комментариев согласующих и заинтересованных лиц.
Согласование договоров
В данном процессе обычно принимают участие сотрудники нескольких подразделений –инициатор договора, юристы, бухгалтерия, финансисты. Для правильного толкования условий и порядка исполнения договора привлекают специалистов и из других подразделений. Система ЭДО позволит всем участникам этого процесса проводить параллельное или последовательное согласование. Можно подключиться к ней удаленно и отслеживать версии документа, комментарии и правки каждого согласующего, определять сроки согласования. Так вы получите прозрачный и понятный процесс движения договоров внутри компании.
Плюсы и минусы электронного документооборота
Очевидным плюсом ЭДО является уменьшение временных и финансовых затрат на создание, поиск, отправку и хранение документов. Можно работать с документами удаленно в любое время в удобном месте – нужен только Интернет.
Кстати, электронные документы можно использовать в арбитражном суде в качестве доказательства правомерности тех или иных действий.
Минусом можно назвать возможное отсутствие у контрагентов ЭДО. Но сейчас многие операторы ЭДО предлагают помощь в подключении контрагентов: рассылки, индивидуальные обзвоны, специальные мероприятия, готовые наборы документов и регламентов. Системные интеграторы и ИТ-компании могут помочь в настройке систем участников электронного документооборота, что ускорит переход на ЭДО и обеспечит максимальное число подключенных контрагентов.
Необходимо учесть затраты на разработку или приобретение системы, внедрение и настройку ЭДО, обучение персонала. Нужно быть готовым к тому, что программу, скорее всего, придется дорабатывать и адаптировать под особенности бизнеса, – это также потребует вложений. Может показаться, что небольшой компании тратиться на специализированное программное обеспечение нецелесообразно, но на начальном этапе ее развития внедрение внутреннего ЭДО может пройти быстрее и при наращивании оборотов в будущем позволит оптимизировать бизнес-процессы.
Мы в «КРОК» используем большой набор инструментов для управления документооборотом и организации бизнес-процессов. В системе электронного документооборота ECM мы храним контент, который появляется в ходе осуществления продаж, тендеров и выполнения проектов. Всем документам присуща версионность, и за каждым закреплена история работы с ним. Пользователям они становятся доступны исходя из политики прав доступа. Система автоматизации бизнес-процессов BPM обеспечивает согласование документов, заявок и запросов согласно установленным в компании правилам. Причем гибкая система позволяет быстро настроить новые правила согласования или поправить текущие в случае необходимости. У нас есть внутренний корпоративный портал, где размещается нужная сотрудникам информация в виде базы знаний. Также мы используем сервисы ЭДО, которые позволяют обмениваться с контрагентами юридически значимыми документами в электронном виде.
Положительных моментов, связанных с переходом на электронный документооборот в компании, гораздо больше, чем отрицательных нюансов. Затраты на приобретение специализированного ПО, внедрение и техническую поддержку окупаются благодаря оптимизации работы высокооплачиваемых специалистов. Высвободившееся время они могут тратить на решение приоритетных и более сложных задач, что благотворно скажется на развитии бизнеса.
Внедрение профессиональных стандартов в организации: процедура и последствия
Если при определении наименования должностей и при установлении квалификационных требований к своим работникам компания обязана руководствоваться профессиональными стандартами, их следует внедрить и закрепить применение соответствующими документами. Рассмотрим процедуру и последствия введения профстандартов в организации.
Порядок внедрения профессиональных стандартов
Этап 1 — создание рабочей группы. Данный этап включает в себя определение состава рабочей группы, которая будет заниматься внедрением профессиональных стандартов, а также полномочий ее участников.
В группу могут входить экономисты по труду или работники, которые ответственны за разработку штатного расписания, специалисты по управлению персоналом, юристы, а также руководители структурных подразделений.
Указанные выше лица изучают необходимые нормативно-правовые документы всех уровней с учетом видов деятельности компании и разрабатывают план внедрения профессиональных стандартов.
Создание рабочей группы утверждают соответствующим приказом. Все члены группы должны быть ознакомлены с ним под подпись.
Этап 2 — утверждение плана мероприятий по внедрению профессиональных стандартов. В документе указывают все необходимые мероприятия, сроки их выполнения, ответственных лиц и критерии выполнения процедур внедрения профессиональных стандартов.
План внедрения профессиональных стандартов может выглядеть следующим образом.
План внедрения профессиональных стандартов
Этап 3 — реализация установленных в плане мероприятий. На данном этапе исполнители определяют, для каких должностей профстандарты являются обязательными, проверяют соответствие квалификации работников профстандартам и вносят изменения в документы компании.
Определение должностей, по которым применяются профстандарты, производится путем сверки должностей, указанных в штатном расписании, с реестром утвержденных профессиональных стандартов, приведенных на сайте Минтруда России. Если выявлены какие-либо расхождения, их необходимо зафиксировать в протоколе заседания рабочей группы.
Проверка соответствия квалификации работников профессиональным стандартам проводится путем анализа раздела III профессионального стандарта «Характеристика обобщенных трудовых функций». Также необходимо изучить разделы: «Уровень квалификации», «Требования к образованию» и «Требования к опыту практической работы». Если обнаружены расхождения, их необходимо внести в протокол.
Следующим шагом является изменение в должностной инструкции требований к образованию, стажу и наименованиям должностей, по которым профстандарты являются обязательными. Отметим, что если должностная инструкция — неотъемлемая часть трудового договора, то ее изменение возможно только с согласия работника, путем оформления дополнительного соглашения к трудовому договору.
Кроме того, необходимо внести записи о переводе на новую должность в трудовую книжку и личную карточку работника по форме Т-2 (утв. пост. Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).
Далее вносят изменения в штатное расписание. Сделать это можно двумя способами: утверждением нового документа или изданием приказа о внесении изменений в действующее штатное расписание.
Последним шагом на данном этапе является подготовка проекта изменений в локальные нормативные акты компании. Так, если профстандарт является обязательным, то положение об оплате труда должно включать в себя систему оплаты с учетом квалификационных уровней, которые в нем указаны.
Пример В компании есть штатная единица «Инженер по охране труда». В профессиональном стандарте, обязательном к применению, указано наименование должности «Специалист в области охраны труда».
Рабочая группа перевела работника на должность «Специалист в области охраны труда».
При этом были внесены изменения в должностную инструкцию работника (в первую очередь это наименование самой должности и должностные обязанности).
Также было составлено дополнительное соглашение к трудовому договору и внесены записи о переводе на новую должность в трудовую книжку и в раздел III личной карточки работника Т-2.
В штатное расписание и локальные нормативные акты внесены следующие изменения:
Этап 5 — разработка плана мероприятий по результатам внедрения профессиональных стандартов. Подведя итоги внедрения профессиональных стандартов, рабочая группа должна составить план дальнейших действий.
Он может включать в себя:
Внедрение профессиональных стандартов: последствия
Вероятно возникновение финансовых издержек, связанных с обучением работников. Ведь ситуация, когда у сотрудника есть образование, но он работает не по специальности, сегодня не редкость. При этом для выполнения определенных видов деятельности законодательство обязывает работников пройти профессиональную переподготовку или получить образование. Например, специалисты с медицинским образованием обязаны проходить повышение квалификации не реже одного раза в пять лет. Причем на работодателя ложится прямая обязанность решить вопрос с таким обучением (ст. 196 ТК РФ). Также работодатель обязан обеспечить обучение лиц, которые поступают на работу с вредными и (или) опасными условиями труда, безопасным методам и приемам выполнения работ со стажировкой на рабочем месте, сдачей экзаменов и периодическое обучение по охране труда (ст. 225 ТК РФ).
Компании придется отслеживать принятие новых профессиональных стандартов и вовремя внедрять их, чтобы избежать административного наказания. Нарушение трудового законодательства и иных нормативно-правовых актов, содержащих нормы трудового права, влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 рублей, на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).
Повторное привлечение к ответственности за аналогичное нарушение предусматривает наложение административного штрафа в большем размере, а именно (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ):
В заключение отметим, что внедрение профессиональных стандартов позволит работодателям качественнее оценивать своих работников, эффективнее подбирать кадры, а значит, повысить качество труда.
Прямо сейчас заберите у «Клерка» 4 000 рублей при подписке на « Клерк.Премиум» до 12 ноября.
Подробности и условия самой обсуждаемой акции «Клерка» здесь.
Связанные объекты и внедренные объекты
Когда содержимое вставляется как объект, создается динамическая связь между вставляемым содержимым и содержимым, которое было создано в другой программе Microsoft Office. В отличие от процедуры обычной вставки содержимого (нажатием клавиш CTRL+V) вставка его как связанного или внедренного объекта позволяет работать с ним в исходной программе.
Например, когда ячейки электронной таблицы вставляются в документ как объект Excel, из приложения Word можно, дважды щелкнув ячейку, запустить приложение Excel и использовать команды Excel для работы с содержимым листа.
Различие между связанными и внедренными объектами
Главное различие между связанными и внедренными объектами состоит в том, где хранятся данные и как они обновляются после их помещения в файл Word.
В документ помещается либо ссылка на объект, либо его копия. Таким образом, можно вставлять объекты из любой программы, поддерживающей технологию связывания и внедрения объектов (OLE).
Например, ежемесячный отчет о состоянии может содержать данные, которые независимо поддерживаются на листе Excel. Если связать отчет с листом, данные отчета будут всегда обновляться вместе с обновлением данных исходного файла. Если внедрить лист в отчет, то отчет будет содержать статическую копию данных.
1. Внедренный объект
2. Связанный объект
Связанные объекты
Когда объект связан, данные при изменении исходного файла могут обновляться. Связанные данные хранятся в исходном файле. Файл Word, или конечный файл, хранит только путь к исходному файлу и отображает представление связанных данных. Если размер файла имеет значение, пользуйтесь связанными объектами.
Связывание полезно также, когда нужно включить в документ данные, которые поддерживаются независимо, как, например, данные, собираемые другим отделом, или когда необходимо постоянно обновлять данные в документе Word.
Внедренные объекты
Когда объект Excel внедрен, данные в файле Word при изменении исходного файла Excel не изменяются. Внедренные объекты становятся частью файла Word, и после того как они вставлены, объекты больше не являются частью исходного файла.
Поскольку вся информация полностью содержится в документе Word, внедрение полезно, когда не нужно отображать ее изменение в исходном файле или когда нежелательно, чтобы получателям документа пришлось обновлять связанные данные.
Что значит внедрить документ
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ СОЮЗА ССР
Государственная система стандартизации
Порядок внедрения стандартов
State system of standardization. Procedure of implementation of standards
Дата введения 1987-01-01
1. РАЗРАБОТАН И ВНЕСЕН Государственным комитетом СССР по стандартам
Н.С.Алпеев (руководитель темы); А.Я.Игнатенко; Е.Р.Клаузнер; Г.А.Курденков; В.П.Панов, канд. экон. наук; Ю.А.Пивоваров; А.Ю.Познянский; А.Д.Романов; Ж.Г.Романова; В.В.Сигодин; С.С.Станковский; Н.Г.Тимонова; В.В.Трофимов; И.А.Халап; Б.К.Ширкин.
2. УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Постановлением Государственного комитета СССР по стандартам от 26.09.85 N 160
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.2. Внедрение стандарта должно быть закончено к дате введения его в действие. Стандарт считается внедренным на предприятии (в организации), если установленные в нем требования соблюдаются в соответствии с его сферой действия, областью распространения и обеспечивается стабильность качества выпускаемой продукции.
Если выпускаемая продукция или другие объекты стандартизации, на которые распространяются стандарты, после даты его введения в действие не соответствуют установленным требованиям, то следует считать, что стандарт не соблюдается.
Допускается вводить стандарт в действие досрочно. Введение в действие стандартов на продукцию досрочно должно быть согласовано с основным потребителем (заказчиком), а по стандартам технических условий и с органами ценообразования.
1.3. Министерства (ведомства) несут ответственность за своевременное внедрение стандартов, обеспечивают и контролируют их внедрение и соблюдение на подведомственных им предприятиях (организациях).
На предприятиях (в организациях) ответственность за внедрение и соблюдение стандартов несут непосредственно их руководители, подразделения (службы) стандартизации и другие должностные лица.
Головные и базовые организации по стандартизации осуществляют организационно-методическое и научно-техническое руководство и координацию работ по внедрению стандартов и контроль за их внедрением по закрепленным за ними видам продукции и областям деятельности.
1.4. Госстандарт осуществляет методическое руководство внедрением стандартов. Органы госнадзора Госстандарта контролируют своевременность внедрения и соблюдения стандартов.
2. ПЛАНИРОВАНИЕ РАБОТ ПО ВНЕДРЕНИЮ СТАНДАРТОВ
2.1. Планирование работ по внедрению стандартов является составной частью государственного планирования. Планирование внедрения стандартов должно обеспечивать своевременное и комплексное осуществление всех работ по внедрению стандартов в установленные сроки.
2.2. Внедрение стандартов осуществляют в соответствии с планами основных организационно-технических мероприятий министерств (ведомств) по их внедрению и разрабатываемых на их основе планами организационно-технических мероприятий предприятий (организаций), в которых предусматривают материально-техническую и организационную подготовку, обеспечивающую своевременное внедрение стандартов. В этих планах в зависимости от области распространения стандартов в общем случае предусматривают:
1) пересмотр, внесение изменений или отмену действующих и разработку новых нормативно-технических документов, связанных с содержанием внедряемого стандарта;
2) разработку новой технической документации и внесение изменений в действующую техническую документацию;
3) обеспечение предприятий необходимым сырьем, материалами, полуфабрикатами и комплектующими изделиями, а также оборудованием, приборами, приспособлениями, инструментами, используемыми в производстве новой (модернизированной) продукции, и модернизацию действующего оборудования;
4) изготовление опытных образцов (опытных партий) продукции, проведение испытаний и постановку на производство новой (модернизированной) продукции;
5) изменение технологических процессов, режимов работы, автоматизацию и механизацию производственных процессов, повышение точности изготовления продукции;
6) реконструкцию, расширение, строительство новых производственных мощностей, организацию специализированных производств;
7) повышение квалификации и подготовку кадров;
8) другие мероприятия, необходимые для внедрения стандарта.
По каждому мероприятию указывают объемы работ и финансирования, исполнителей и сроки выполнения мероприятий. Допускается разрабатывать план основных организационно-технических мероприятий по внедрению нескольких, одновременно разрабатываемых и представляемых на утверждение взаимосвязанных стандартов.
В план основных организационно-технических мероприятий по внедрению стандарта включают мероприятия по всем министерствам (ведомствам), участвующим во внедрении стандарта.
2.3. Порядок разработки и утверждения планов основных организационно-технических мероприятий по внедрению стандартов министерств (ведомств)
В качестве исполнителей в проекте плана основных организационно-технических мероприятий указывают министерства (ведомства), участвующие во внедрении стандарта, а также, при необходимости, предприятия и организации.
К разработке проекта плана основных организационно-технических мероприятий по внедрению стандарта, при необходимости, привлекают заинтересованные предприятия (организации) министерства (ведомства)-разработчика и других министерств (ведомств) по их поручению.
Разработанный проект плана основных организационно-технических мероприятий по внедрению стандарта вместе с проектом стандарта рассылают на отзыв и уточняют при подготовке окончательной редакции проекта стандарта на основе полученных отзывов с участием, при необходимости, представителей заинтересованных министерств (ведомств).
2.3.2. Министерство (ведомство)-разработчик проекта стандарта направляет уточненный проект плана основных организационно-технических мероприятий по его внедрению на заключение министерствам (ведомствам), внедряющим и обеспечивающим внедрение стандарта, указанным в проекте плана. При необходимости, по проекту плана основных организационно-технических мероприятий по внедрению стандарта должно быть получено заключение Госплана СССР, Госснаба СССР и (или) Госплана, Госснаба союзной республики.
Заключения по проекту плана основных организационно-технических мероприятий по внедрению стандарта министерства (ведомства) направляют министерству (ведомству)-разработчику в 15-дневный срок со дня поступления проекта этого плана. При наличии замечаний по проекту плана основных организационно-технических мероприятий по внедрению стандарта их излагают в заключении с необходимыми обоснованиями.
Разногласия по проекту плана основных организационно-технических мероприятий по внедрению стандарта решают министерство (ведомство)-разработчик и заинтересованные министерства (ведомства) одновременно с рассмотрением разногласий по проекту стандарта или проекту этого плана. Оставшиеся нерешенными разногласия по этому проекту плана включают в справку о разногласиях по проекту стандарта и решают при утверждении этого стандарта.
Окончательную редакцию проекта плана основных организационно-технических мероприятий по внедрению стандарта прилагают к проекту стандарта, представляемому на утверждение.
2.3.4. Министерство (ведомство)-разработчик, министерства (ведомства), внедряющие и обеспечивающие внедрение государственного стандарта, в месячный срок после получения постановления Госстандарта об утверждении государственного стандарта и экземпляра этого стандарта (оперативного издания) на основе окончательной редакции проекта плана основных организационно-технических мероприятий подготавливают и утверждают планы основных организационно-технических мероприятий по его внедрению своего министерства (ведомства), издают приказ (при необходимости) или указание, обязывающие подчиненные предприятия (организации) провести необходимые работы, и направляют их подчиненным предприятиям (организациям).
Для обеспечения внедрения стандарта к дате его введения в действие в планах основных организационно-технических мероприятий по его внедрению министерства (ведомства) могут устанавливать дифференцированные сроки выполнения работ по внедрению стандарта:
Планы основных организационно-технических мероприятий по внедрению отраслевых и республиканских стандартов, приказы (указания) по их внедрению соответствующие министерства (ведомства) СССР и Советы Министров союзных республик утверждают и направляют исполнителям в установленном ими порядке.
2.4. Предприятия (организации) на основе приказа (указания, утвержденного плана основных организационно-технических мероприятий министерства (ведомства) или на основе информации об утверждении стандарта, информационных указателей стандартов, изданного стандарта и т.п. (являющегося обязательным согласно его области распространения для данного предприятия (организации) издают приказы (в необходимых случаях) или распоряжения, разрабатывают и утверждают план организационно-технических мероприятий по внедрению стандарта с конкретными заданиями по подразделениям (цехам, службам, отделам и т.д.), обеспечивающим внедрение стандарта к дате введения его в действие.
2.5. Мероприятия по внедрению стандарта допускается включать в издаваемые соответственно министерствами (ведомствами) и предприятиями (организациями) приказы (указания, распоряжения) по внедрению стандарта. В этом случае план основных организационно-технических мероприятий по внедрению стандарта министерства (ведомства) и план организационно-технических мероприятий предприятия (организации) не разрабатывают.
3. РЕАЛИЗАЦИЯ ПЛАНОВ ОСНОВНЫХ ОРГАНИЗАЦИОННО-ТЕХНИЧЕСКИХ МЕРОПРИЯТИЙ ПО ВНЕДРЕНИЮ СТАНДАРТОВ
3.1. Для реализации плана основных организационно-технических мероприятий по внедрению стандарта министерства (ведомства) предусматривают в планах экономического и социального развития задания и необходимые материальные, трудовые и финансовые ресурсы. При установлении в планах заданий по освоению и выпуску новой (модернизируемой) продукции должны указываться стандарты на эту продукцию.
3.2 Для реализации плана организационно-технических мероприятий по внедрению стандарта предприятие (организация) включает работы, связанные с материально-технической и организационной подготовкой производства и выпуском продукции по внедряемому стандарту, в соответствующие разделы плана предприятия и организации (производства, научно-технического развития, материально-технического снабжения и в другие разделы), а также заключает договоры поставки и другие хозяйственные договоры, необходимые для внедрения стандарта, организует производство запасных деталей для изделий, находящихся в эксплуатации и невзаимозаменяемых с деталями для изделий по внедряемому стандарту, определяет технико-экономическую эффективность от внедрения стандарта и проводит другие необходимые работы.
3.3. При внедрении стандартов работы осуществляют:
3.4. Завершение работ по внедрению стандарта (или группы взаимосвязанных стандартов) оформляют актом о внедрении стандарта (в соответствии с приложением), утверждаемым руководителем (заместителем руководителя) предприятия (организации). В работе комиссии участвуют представители предприятия (организации), внедряющего стандарт, а также представитель заказчика (основного потребителя) по согласованию с ним.
4. УЧЕТ, ОТЧЕТНОСТЬ И ИНФОРМАЦИЯ О ВНЕДРЕНИИ СТАНДАРТОВ
4.1. Предприятия (организации) ведут учет внедрения стандартов и представляют министерствам (ведомствам) или, по их указанию, базовым (головным) организациям по стандартизации отчеты (оперативную информацию) о внедрении стандартов.
Примечание. Формы отчетов устанавливает ЦСУ СССР.
4.2. На основании отчетов (оперативной информации), материалов проверок и других сведений осуществляют сводный учет и подготавливают информацию о внедрении стандартов:
4.3. Информацию о внедрении стандартов используют для анализа состояния внедрения стандартов и разработки мер, направленных на ускорение внедрения стандартов в народное хозяйство.
ПРИЛОЖЕНИЕ
Рекомендуемое
ФОРМА АКТА О ВНЕДРЕНИИ СТАНДАРТА
1. Акты о внедрении стандартов не составляют на сырье, материалы и комплектующие изделия несобственного производства, используемые для производства выпускаемой продукции, а также по внедрению изменений к стандартам, не оказывающих влияния на технический уровень и качество продукции, охрану труда и природы, и не требующих материально-технической подготовки производства.
2. Акты по внедрению стандартов на осваиваемую конкретную новую (модернизированную) продукцию могут оформлять комиссии по приемке установочных серий, опытных образцов (опытных партий) этой продукции с участием в ней представителей подразделений (службы) стандартизации предприятия.
3. Пункт 2 заполняется для общетехнических и организационно-методических стандартов.
Электронный текст документа
подготовлен ЗАО «Кодекс» и сверен по:
