Как расставить приоритеты, когда всё кажется важным: 7 техник
Вам никогда не хватит времени и ресурсов, чтобы воплотить все задуманное. Всегда приходится от чего-то отказываться. Но что делать, если все дела из вашего списка кажутся сверхважными, и вы никак не можете принять решение, какое из них выполнять первым? В этом случае вам помогут техники приоритизации. Они дают формальный метод оценки важности каждого дела. Так вы сможете разгрузить свой мозг, чтобы направить его ресурсы на работу. В этой статье мы даем 7 техник из сферы тайм-менеджмента: попробуйте их, и выберите наиболее подходящую.
Матрица приоритетов
В этом методе вы выписываете задачи в матрицу из четырех блоков. Ось Х представляет одно значение, а ось У – другое. Каждый квадрат, таким образом, указывает приоритет на основе определенных критериев.
Матрица Эйзенхауэра
Популярным примером является матрица Эйзенхауэра, которая использует важность в качестве значения оси У и срочность в качестве значения оси Х. Вы оцениваете задачи по критериям срочности и важности, а затем помещаете каждую из них в правильный квадрат на основе вашей оценки:
Помещая каждую задачу в свой список в квадрат матрицы Эйзенхауэра, вы можете определить, над чем вам нужно работать сейчас, что вы оставите на потом, что следует делегировать и что можно удалить из списка.
Матрица Усилия-Влияния
В матрице усилия-влияния вы оцениваете задачи на основе того, сколько усилий они потребуют и какое влияние окажет их выполнение:
| Большие усилия и низкое влияние | Большие усилия и высокое влияние |
| Низкие усилия и низкое влияние | Низкие усилия и высокое влияние |
Задачи в двух правых квадрантах являются вашими приоритетами. «Низкие усилия, высокая отдача» – эти задачи, вероятно, ваши самые высокие приоритеты, потому что они представляют собой быстрые победы, а вот пункты из нижнего левого угла можно смело вычеркивать.
Самая важная задача (Most Important Task)
Most Important Task (MIT) – это исключительно простой метод приоритизации без какого-либо шаманства. Не пытайтесь расставить приоритеты по всему списку дел, начните каждое утро с выбора 1-3 Самых Важных Задач (MITs), которые вы должны сделать в этот день.
По крайней мере, одна из Самых Важных Задач дня должна быть связана с вашими главными целями, чтобы убедиться, что вы делаете что-то ежедневно для их достижения. Вы наверняка успеете выполнить больше за день, чем только ваши MITs. Но выбор MITs утром и установка крайнего срока гарантируют, что вы каждый день посвящаете время работе над важными, высокоприоритетными задачами.
Метод Айви Ли
История метода Айви Ли очень ярко показывает его эффективность. Однажды предприниматель Чарльз М. Шваб нанял консультанта по продуктивности Айви Ли, чтобы повысить производительность своей стальной корпорации. Ли не просил авансового платежа за консультацию. Вместо этого он попросил Шваба подождать три месяца, а затем заплатить ему любую сумму, которую он посчитает подходящей, основываясь на результатах. Три месяца спустя Шваб выписал Ли чек на 25 тысяч долларов (по тем временам это были очень большие деньги).
Метод Айви Ли прост (и похож на метод MIT):
Продолжайте, пока все шесть задач не будут завершены, и повторяйте процесс каждый день.
Два списка
Этот метод советовал знаменитый инвестор Уоррен Баффет. Он основан на принципе Парето, когда вы беретесь за выполнение только 20% самых важных дел, которые принесут 80% результата:
Выполняйте только эти пять дел, а оставшиеся вычеркните или делегируйте – они не окажут особого влияния на вашу жизнь. Возьмитесь за остальные 20, только если у вас останется время после выполнения самых важных задач.
Метод MoSCoW
В этой технике вы относите каждое дело к одной из 4-х категорий:
Если вы всегда работаете над своим списком сверху вниз, вы убедитесь, что тратите время только на самые приоритетные дела.
Техника ABCDE
Метод MoSCoW не учитывает одну вещь – это задачи, которые вам нужно поручить кому-то другому. MoSCoW подходит, если у вас нет никого, кому можно делегировать. Если же у вас есть подчиненные – вооружитесь техникой ABCDE.
Как и в предыдущем случае, метод ABCDE начинается с помещения каждой задачи в вашем списке в категорию:
Процесс для ABCDE такой же, как и для MoSCoW: просмотрите каждую задачу в вашем списке, назначьте ей букву на основе ее приоритета, и отсортируйте. Делегируйте задачи D и удалите задачи E, чтобы у вас остались только A, B и C, а затем работайте сверху вниз, чтобы убедиться, что вы всегда сосредоточены на своих самых важных целях.
Скрам-приоритизация
Скрам-приоритизация основана на упорядочении. Если у вас есть 20 дел в списке, вы назначаете каждому номер от 1 до 20 на основе приоритета и последовательности. Скрам-приоритизация работает очень хорошо, когда вам нужно учитывать последовательность.
Скажем, ваша самая приоритетная задача – покрасить пол в ванной комнате. Тем не менее, вы знаете, что вам также нужно поменять трубы в ванной, и для этого придется вырезать пол. Запуск новых труб может быть более низким приоритетом, но, поскольку это повлияет на вашу самую главную задачу по повторной облицовке пола, второстепенное дело нужно завершить в первую очередь.
В этом методе вы оцениваете каждую задачу в своем списке, используя три критерия:
Затем, используя ответы на эти вопросы, вы назначаете каждому число 1-n (где n-общее количество задач в вашем списке). Вы не можете иметь две задачи, которые являются #1. Вы должны сделать один #1 и один #2. Каждое дело получает уникальный номер.
Скрам-приоритизация отлично работает сама по себе, но она также хорошо сочетается с другими методами, такими как MoSCoW и ABCDE. После классификации задач по приоритетам (как M, C и W или A, B и C) можно начать упорядочивать задачи в том порядке, в котором вы планируете их выполнять по методу Скрам.
Заключение
Люди сжигают очень много драгоценного времени на выполнение ненужных дел, не достигая при этом своих целей. Техники приоритизации помогают решить эту проблему, позволяя выделить самые важные и результативные задачи. Этих методов очень много и не все они работают одинаково эффективно для разных людей. Попробуйте их все, выберите наиболее подходящий и поделитесь своим опытом в комментариях.
А команда 4brain желает вам продуктивного дня и достижения всех ваших целей!
Как грамотно расставить приоритеты в жизни и получить результат 900%
С необходимостью расстановки приоритетов приходилось сталкиваться практически всем. Это важный навык, который поможет улучшить качество жизни, подняться на новый профессиональный уровень. Существует большое количество методов планирования времени, все они работают. Важную роль играет неукоснительное соблюдение установок, следование рекомендациям, советам.
Почему расставлять приоритеты – один из 7 навыков высокоэффективных людей?
Человеческая жизнь состоит из повторяющихся привычек, которые формируют жизнь любого человека. А отведенное время ограничено. Если вы не будете отдавать себе отчет, не учитывать приоритеты – вы будете распыляться. Во всех начинаний результат будет, в лучшем случае, средним.
Вопрос правильного планирования личного времени хорошо раскрыт в книге Стивена Кови “7 навыков Высокоэффективных Людей”. Навык расстановки приоритетов следует прививать с детского возраста. Следование планам достигать важных целей, сохранять здоровье и семью, поддерживать свою физическую форму.Наиболее результативные способы Как правильно расставлять приоритеты представлены в статье.
6 рабочих инструментов для расстановки приоритетов
Правильно расставлять приоритеты – 1 из 10 самых значимых Soft Skill в 2019 году. Ниже мы рассмотрим 6 практических приемов для расстановки приоритетов в жизни, делах, саморазвитии.
Не разберетесь с очередностью и как отделять зерна от плевел – время утечет сквозь пальцы.
Инструмент #1. Изучение собственной жизни
Перед расстановкой приоритетов необходимо обрести контроль над ситуацией и своим временем. Человек должен разобраться в собственной жизни. Последний месяц – вспомните, как вы его провели!
Важно вызвать в памяти и записать все произошедшие за последнее время события. Фиксация времени, уделённого каждой сфере жизни, поможет оценить собственные приоритеты. Удовлетворённость своим времяпровождением – оцените!
Все важные сферы жизни (работа, личная жизнь, развитие, семья) необходимо занести в список и поставить напротив каждой строчки балл 1-10. 1 балл означает полную неважность, 10 – жизненная необходимость. После этого следует оценить свою удовлетворённость потраченным временем.
Важно изучить наиболее приоритетные сферы, оценённые в 8-10 баллов. Большие разрывы между вашими установками, потребностями и существующей действительностью свидетельствует о низком балансе. Данный показатель считается признаком пустого времяпровождения.
⛳️ Установка новых приоритетов. На следующем этапе следуют выявить отсутствующие цели и области. Сначала следует записать всё, что приходит на ум, отвечая на следующие вопросы:
Все действия должны быть указаны в порядке от самого важного к наименее важному. Нового списка приоритетов следует неукоснительно придерживаться.
Инструмент #2. Представление себя через год
Представьте ситуацию, что вам нужно сделать выбор между тремя направлениями в жизни. Что делать?
При необходимости принятия сложного решения следует представить свою жизнь через год. Вы смогли достичь определённых целей, смотрите в прошлое. Усилить воображение поможет мысленное отстранение от настоящих проблем. Важно оценить, что получилось, а что нет, что помогло бы в реализации целей.
Практика называется – Упражнение мой идеальный день. Выписанные лист пожеланий позволяет взглянуть на свою жизнь совсем с другого ракурса, он поможет выявить эффективные и слабые методики. Использование этих данных поможет сменить приоритеты. Период может быть разным, представлять свою жизнь рекомендуется через год, 5, 7, 10 лет.
Инструмент #3. Обратное мышление
Методика «Обратное мышление» имеет мало общего с установлением наиболее приоритетных сфер. В данном случае следует сконцентрироваться на главном приоритете. Самое простое – завершить начатое к концу дня,
в данном случае это будет самым важным. Выявить настоящую значимость этой цели поможет её сравнение с другими присутствующими в списке.
Менее главными целями могут считаться просмотр показателей бизнеса при составлении расписания. При размышлениях о долгосрочных вознаграждениях поможет сравнение важности дел. От возможности завершения проекта в срок зависят личная премия, данный фактор влияет на общие показатели фирмы.
Инструмент #4. Сбалансированная система показателей
Особенность методики обратного мышления заключается в возможности устанавливать цели, которые приносили бы результат одновременно в нескольких сферах.
🧩 Лучше справиться с заданием поможет фиксация на бумаге: обозначение целей и результатов; описание задач (завершение проекта, повышение продуктивности, что для этого нужно сделать); создание системы показателей и приоритетов.
При конструировании такой системы следует нарисовать 4 пересекающие окружности, обозначить цели. После этого следует оценить действия, приводящие к повторению пользы. Говоря другими словами, следует знать, что позволяет получать результаты одновременно в нескольких областях.
Удачная встреча с клиентом поможет ускорить завершение проекта и повысить заработок. Анализ работы коллектива обеспечит повышение производительности труда. Описанный подход позволяет «убивать 2 зайцев одним залпом». Данный способ показывает эффективность при использовании в разных областях, явно прослеживается их взаимное влияние. Более точная расстановка приоритетов достигается при условии вдумчивого анализа.
Инструмент #5. Матрица Кови
Одним из известных эффективных методов считается матрица Стивена Кови. Её применение позволяет не только расставить приоритеты, но и снизить уровень стресса. Напряжение уходит после осознания правильности выполняемых действий.
🤹♂️ В соответствии с эти методом лист бумаги необходимо разделить на четыре сектора, обозначить их следующими названиями: важно и срочно; важно и не срочно; не важно и срочно; не важно и не срочно.
В пустые квадраты следует занести все дела, первыми должны выполняться важные и срочные, аврал в данной сфере не допускается. Основной целью считается недопущение перехода важных и несрочных дел в первую категорию.
Несоблюдение данного условия может привести к ошибкам, конфликтным ситуациям, оказывать негативное влияние на жизнь в целом. Последние 2 категории должны чётко фильтроваться. Прочитайте статью Как избавиться от рутины пока нет служанок в журнале 1timer.ru
Инструмент #6. ABCDE Брайан Трейси
Метод разработал Брайан Трейси, он основан на быстром мышлении, планировании и работе. Все его наработки нашли отражение в стратегии ABCDE. В соответствии с ней на листе бумаги необходимо выписать все дела, которые должны быть выполнены в течение следующего месяца.
Всем задачам присваиваются следующие статусы:
Советы для правильной расстановки приоритетов
Все советы можно условно разделить на 5 категорий-правил управления вниманием и расстановки приоритетов: составление перечня важных дел; выявление принципов и ценностей; выявление наиболее вредных привычек, которые отнимают много времени; установление целей для приоритетов; использование напоминаний.
Совет #1. Откажитесь навсегда от длинных To-Do списков
В соответствии с принципом Паретто незначительная доля усилий, средств и причин оказывает влияние на получаемые результаты. Максимум желаемого является результатом минимума производимых действий.
В первую очередь следует установить 20% главного, после этого следует выделить ещё 20%. Данного принципа следует придерживаться до получения самой важной вещи. В этом заключается основная цель расчистки списка целей.
Совет #2. Фокусировка в стиле Кунг-Фу
Перед тем, как приступить к новой цели, следует уметь вернуться в сделанное ранее до прерывания. Процесс возврата всегда требует некоторого времени, достижение этого возврата не всегда возможно, вызывает затруднения.
В соответствии с проведёнными исследованиями было установлено, что примерно 28% рабочего времени приходится на потери, возникающие при переключении между разными делами в режиме многозадачности.
График многозадачности не всегда приносит пользу, работающие таким образом люди отличаются большей подверженностью стрессам. Они склонны допускать ошибки, утрачивают способность реально оценивать время, требующееся для выполнения задания. Они всегда уверены, что времени нужно больше. При попытке выбрать одной задачи из нескольких наблюдается снижение требовательности к результатам.
Совет #3. Формируйте полезные привычки (routines)
Существует мнение, что успех приходит в результате долгого соблюдения дисциплины, что похоже на марафон. В действительности успех имеет больше общего со спринтом, дисциплина в данном случае важна только до формирования привычки.
Принуждение себя, проявление волевых качеств формирует определённый образ действий, который позднее трансформируется в привычку.
Соблюдение жёсткой дисциплины требуется только до формирования нового поведения, после чего ситуация меняется. Формирование навыков рекомендуется проводить постепенно. Успех также приходит поэтапно. Необходимо учитывать, что в один период времени следует формировать не более одной привычки.
Совет #4. Задавайте правильный вопрос
Перед постановкой задач с учётом их значимости следует ответить на Фокусирующий вопрос: «Какую одну вещь я могу сделать, чтобы в результате этого всё остальное утратило смысл?». Это поможет конкретизировать ситуацию.
Конструкция «могу сделать» включает встроенную команду, которая указывает на то, что делать можно только то, что возможно. Замена конструкции на «должен» и «хотелось бы» не допускается, эти варианты не считаются корректными. То что можно сделать, всегда имеет приоритет перед намерениями, даже если они благие.
Конструкция «чтобы в результате этого» раскрывает критерии, которые должны выполняться при получении ответа. Этот переход должен сохраняться. В последней части изречения проверяется сила воздействия.
Совет #5. Связка сегодня и будущего
Отдалённое во времени вознаграждение приводит к снижению мотивации. Большинство людей предпочитают взять сто долларов сейчас, чем ждать удвоения суммы в будущем. Их «искажение в настоящем» часто перевешивает логические установки. Несложный образ жизнь поможет переселить это.
Важно задать себе вопрос: «Какую одну вещь я могу сделать, чтобы всё остальное стало проще или вообще не нужно?» В данной ситуации необходимо вообразить разрастание большой вещи из маленькой. Основная цель располагается внутри вещи сегодняшнего дня, которая располагается в свою очередь внутри вещи на неделю.
Картина немного напоминает своеобразную матрешку целей. Целью упражнения считается увязка целей во времени, таким образом настоящее соединяется с будущим. Этот образ мыслей помогает обрести масштабное мышление при условии целенаправленного выполнения действий.
Совет #6. Планируйте без башни
Успешные люди занимаются планированием всего свободного времени, так как они осознают важность отдыха. После планирования следует выделить время для основной вещи. Лучшим периодом для этого считается утро, час следует уделить на разбор неотложных дел, после чего следует приступать к самому важному.
Ежедневно этому должно отводиться примерно 4 часа, временной промежуток может быть при наличии такой возможности увеличен.
На следующем этапе следует приступать непосредственно к планированию. Это время отводится на размышления о нынешнем положении дел и планах. Еженедельно под эти задачи должен быть отведён час, в течение этого периода должен проводиться обзор своих целей на месяц и год. Всегда важно знать, что необходимо делать или должно происходить для достижения поставленных целей.
Совет #7. Защищайте свое личное время
Выделение времени не считается самой сложной задачей, важно научиться выполнять поставленные цели. Очень часто нарушения планов связаны со звонками друзей, лишними разговорами. При этом важно следить, чтобы установленные временные блоки не сдвигались по времени.
При попытках занять ваше внимание, лишних разговорах следует твёрдо отказывать от незапланированного общения. При возникновении непредвиденных ситуаций следует перепланировать блоки.
Все возникающие при выполнении важных действий мысли следует записывать сразу, после чего следует приступать к действиям.
Важную роль играет подготовка рабочего места, оно должно располагаться в максимальном удалении от людей, которые любят отвлекать. Место должно располагаться максимально удобно, рядом должны быть все необходимые документы, папки и бумаги.
Покидать его разрешается только в случае необходимости, бегать болтать с коллегами или пить чай не следует. Все, кому вы можете понадобиться, должны быть заранее проинформированы о вашем месторасположении.
Совет #8. Учитесь отказывать вечно нуждающимся
Для защиты собственных интересов и приоритетов важно научиться твёрдо отказывать пожирателям времени. Этим навыком обладал Стив Джобс, он называл это свойство умением сфокусироваться.
На практике это проявилось в отказе от 350 продуктов в линейке компании до 10. Его стратегия привела к новому взлёту компании, в которую он вернулся в 1997 г. Разброс приоритетов может привести к снижению успешности в каждой сфере. Важно знать, что угодить всем невозможно, важно уметь концентрироваться на главном.
Дополнительная литература по теме
Тему растановки приортитетов хорошо раскрывают 3 книги:
Что такое жизненные приоритеты и правила их расстановки
Рано или поздно в жизни человека встаёт вопрос приоритетов. Он закладывается с детства, а со временем может корректироваться. Это зависит от множества показателей, и зачастую приводит индивида в тупик. Как более подробно разобрать понятие приоритета и научиться самостоятельно их расставлять?
Жизненные приоритеты
В первую очередь стоит начать в определения самого понятия. Что психологи и люди понимают под определением «жизненные приоритеты» и что они из себя представляют.
Что это такое
На самом деле, если разбирать само понятие «приоритеты», то можно бесконечно рассуждать, задевая разные отрасли жизни человека. Но если говорить именно о жизненных приоритетах, то это самая обширная сфера, выявляемая психологами. Это подразумевает все сферы жизни человека, которые так или иначе важны для него.
Как правило, эти сферы у всех одинаковые:
Их может быть больше или меньше, в зависимости от самого человека и его сфер деятельности. Человек расставляет эти сферы жизни по важности. То есть у кого-то на первом место может быть учёба и саморазвитие, финансовая независимость, а у кого-то семья и дети. У каждого они индивидуальны и подравнять их под какой-то стандарт нельзя.
Справка! Но в зависимости от приоритетов определяют тип личности человека.
То есть, если у человека на первом месте стоит семья, его выбор всегда будет в пользу семьи и её создания. Он будет стремиться к созданию очага, в ущерб другим сферам.
Способы определения базовых жизненных ценностей
Далеко не все знают, что у них в приоритете. Из-за этого сложно сделать правильный выбор и принять решение. Как определить свои базовые потребности и приоритеты?
Психологи советуют воспользоваться самой банальной схемой. Взять лист бумаги, и выписать все основные сферы жизни в один столбик. Как правило, это делается без какой-либо нумерации.
Далее, гладя на этот список стоит начать анализ своего поведения: в пользу какой сферы человек чаще всего делает выбор. У большинства людей эти приоритеты разные, и есть понятие «неправильной расстановки приоритетов». Почему оно появляется?
Психология пропагандирует мировоззрение, когда человек ставит своё «я» на первое место (в приделах разумного), но многие ставят себя и свои интересы после интересов близких людей. Это называют токсичной или неправильной расстановкой, которая мешает человеку.
Интересно! В Великобритании учат любить и преподносить свою личность, поэтому местоимение «Я» пишется с большой буквы всегда.
Для того, чтобы пометь свои приоритеты, стоит рассмотреть своё мировоззрение и образ жизни со стороны следующих суждений:
Любой дискомфорт и чувство, что «что-то не так» — это сигнал о недовольстве своей жизнью на фоне неправильной расстановки приоритетов.
Какие базовые ценности стоит внести в список
Для тех, кому сложно определиться со списком основных жизненных приоритетов, стоит воспользоваться базовым списком. Именно он поможет добиться правильной классификации, так как формулировки более общий, но при этом чётко определяющие сферу жизни.
Ценности саморазвития
Как уже говорилось выше, человек должен постоянно развиваться и эволюционировать. Если этого не делать, то общество деградирует. Индивидуальное развитие одного человека — это огромный скачок для всего человечества. Саморазвитие нужно как самому человеку, для баланса личности, так и для общества для его эволюции.
Стоит оценить — насколько важно для человека саморазвитие и принесение пользы всему обществу?
Материальные ценности
Данный пункт не требует дополнительной расшифровки, ведь значение материальных ценностей понятно каждому. Для кого-то брать всё и везде — принципиально важно, а для кого-то духовные ценности на ряд важнее материальных.
Самореализация
Для каждого человека в той или иной степени важно понять и найти своё жизненное предназначение. В чём оно заключается у конкретного человека? Какую пользу он несёт обществу?
Духовные ценности
Это достаточно обширная сфера, которая включает в себя дополнительные предназначения. Что?
Отношения и любовь
Это то, что любят ставить на первое место романтичные натуры, и не приемлет те, для кого важны материальные ценности. Отсюда чаще всего берётся вопрос о том, что важнее любовь или деньги. Каждый ставит эти аспекты на чашу весов и решает для себя, чего хочет от жизни. Счастливой семьи или финансовой независимости.
Нравственные ценности
Это то, что касается совести и отношения человека к другим людям. Ложь, клевета и так далее — это то, что идет на перекор нравственным ценностям. Насколько гни важны для конкретного человека?
Личная радость и отдых
На каком месте в приоритетах стоит личная выгода и отдых? Готов ли индивид порадовать себя, в ущерб другим приоритетам. Простой вопрос: оставить дела на потом и дать себе немного отдохнуть, либо доделать до конца и отдохнуть «когда придётся».
Здоровье
Как правило, данный аспект нужно ставить один из первых. Логика проста — если человек не будет иметь крепкого и стабильного здоровья, то остальные пункты приоритетов практически бессмысленны.
Семейные ценности
Отчасти можно отнести к любви и построению ячейки общества. Насколько человеку важно состояться семьянином? Готов ли он пожертвовать личными интересами, чтобы угодить близким и родным. Как правило здесь понимают семью, не как маму и папу, а как супруга и ребёнка.
Моральные ценности
Сможет ли человек из личной выгоды обмануть и подставить другого? Это напрямую зависит от моральных ценностей и их места в приоритетах.
Почему важно правильно расставить приоритеты
Правильное расставление поможет человеку в жизни. Им не будут пользоваться другие, более сильные личности, поскольку он способен противостоять давлению со стороны. Кроме того, расстановка приоритетов поможет решать какие-то вопросы на данном этапе жизни.
Главное — понимать, что у человека не могут быть всю жизни одни и те же приоритеты, они могут изменяться со временем. Главное — это обратить внимание, когда в жизни что-то не так и перейти на более правильную расстановку жизненных ценностей.
Критерии приоритетности
Для более простой расстановки можно воспользоваться базовыми критериями распределения:
Какие есть основные методы расстановки приоритетов
Способ расстановки также можно разделить на дополнительные подпункты.
Основные правила, по которым расставляют приоритеты
Нет универсального плана, касательно жизненных ценностей. Каждый человек решает сам, что для него важнее. Но психологи рекомендуют ответить на ряд вопросов для более верной расстановки:
Совет! Некоторые советую переходить из крайности в крайность, например, «готов ли человек отказаться от собственного здоровья, ради денег или семьи».
Нужно научиться здраво оценивать свои силы и мысли. Только правильный подход к расстановке жизненных ценностей поможет человеку в жизни.
